Alle Funktionen im Überblick

Mitglieder & Kontakte

Arbeit einfach auf viele Schultern verteilen

Dadurch dass ClubDesk im Internet läuft, könnt ihr einem neuen Vereinsmitarbeiter einfach ein Passwort und die nötigen Zugriffsrechte geben und schon kann diese Person die Pflege der Sponsorendaten oder Ehrenmitglieder übernehmen. Man muss dazu keine Software installieren oder gar eine Softwarelizenz kaufen.

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Kontaktdaten überall verfügbar

Egal, ob ihr zu Hause, im Büro oder gar in den Ferien seid  Wenn ihr Zugang zum Internet habt, könnt ihr überall die Handynummer oder die neue E-Mail Adresse jedes Vereinsmitglieds nachschlagen. Und das natürlich auch Freitagnacht um 23 Uhr oder am Sonntagmorgen um 7:30 Uhr, kurz vor der Abfahrt zum Auswärtsspiel.

Google Maps Unterstützung

Ihr wollt auf der Karte anzeigen lassen, wo ein bestimmtes Mitglied wohnt? Oder die Wegbeschreibung vom Vereinslokal zum Turnierort allen Teilnehmern schicken? Dank der perfekten Integration von Google Maps erledigt ihr das in ClubDesk mit einem Mausklick.

Ausgefeilte und einfache Suche

Musst du dringend wissen, welche Mitglieder im Postleitzahlenbereich 3200 eine Schiedsrichterlizenz für Junioren haben? Oder brauchst du die Telefonnummer aller Leute, die letztes Jahr am Frühlingsfest mitgeholfen haben? Die genial einfache Suchfunktion von ClubDesk unterstützt euch bei solchen Aufgaben optimal.

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Adressänderungen leicht gemacht

Was ist noch effizienter, als Mitgliederdaten mit einer modernen Software auf dem neusten Stand zu halten? Ganz einfach – wenn die Mitglieder z.B. auf einer Teamseite ihre Daten selbst überprüfen und nötige Korrekturen direkt melden können. Baut dazu auf eurer Vereinswebseite mit wenigen Klicks einfach ein entsprechendes Formular ein.

Massenaktualisierung

Sollen alle Mitglieder einer bestimmten Altersgruppe, z.B. die 10- und 11-Jährigen, am Ende der Saison einer anderen Juniorenkategorie zugeordnet werden? In ClubDesk erledigst du solche Aufgaben mit drei Mausklicks.

Beliebige Kontaktlisten erstellen

So bequem habt ihr noch nie Listen erstellt. Mit wenigen Klicks bestimmst du, wer in einer bestimmten Liste angezeigt wird und welche Daten die Liste enthalten soll. Spaltenbreiten, Schriftgrösse, Seitenränder, alles legt ihr selbst fest und könnt es natürlich abspeichern und jederzeit wiederverwenden. So macht administrative Arbeit Spass.

Kontaktdaten exportieren

Mit dem Befehl Export könnt ihr schnell und einfach bestimmte Daten in den gängigen Formaten speichern und weitergeben. So erstellt ihr im Handumdrehen eine Namensliste des Blasorchesters, die ihr z.B. als Text- oder Exceldokument ans Festivalkomitee mailen könnt.

Optimaler Schutz der Daten

Wie steht es um die Sicherheit der Mitgliederdaten, wenn diese bei einem ehrenamtlichen Vereinsmitarbeiter auf dem privaten Laptop gespeichert sind? Werden regelmäßig Backups erstellt, ist der Zugriff auf personenbezogene Daten ausreichend geschützt? Ist die Weitergabe von Sponsorendaten an den Kassierer DSGVO-Konform? All dies könnt ihr mit ClubDesk extrem einfach gewährleisten und stellt euren Verein in Sachen Datenschutz auf ein solides Fundament.

Neumitglieder willkommen heissen

Potentiellen Neumitgliedern wollt ihr es so einfach wie möglich machen eurem Verein beizutreten. Aber das Ganze sollte auch für euch einfach, effizient und zuverlässig von statten gehen. Mit ClubDesk erstellt ihr mit wenigen Klicks ein Online-Anmeldeformular, das euch automatisch per E-Mails informiert oder – wenn ihr das wünscht - neue Einträge in einer Anmeldeantragsliste erzeugt.

E-Mails an Mitglieder

Selbstverständlich kann man aus der Mitgliederverwaltung mit einem Klick eine E-Mail an ein einzelnes Mitglied oder auch zweihundert Mitglieder verschicken. Und da jedes Mitglied automatisch in der Mitgliederverwaltung eine eigene Vereins-E-Mailadresse erhält und jede Gruppe, die ihr in ClubDesk anlegt, automatisch eine E-Emailverteilerliste ist, funktioniert das auch aus Outlook, Apple Mail oder Google Mail.

Rechnungen an Gruppen oder Teams

Du kannst in der Mitgliederverwaltung nicht nur Finanzdaten wie IBAN-Nummern verwalten, sondern auch direkt Rechnungen verschicken. Da auch das Rechnungsmodul von ClubDesk auf alle Mitgliederdaten inklusive Gruppenzugehörigkeiten zugreifen kann, ist das Verschicken von Rechnung an einzelne Sponsoren oder alle Mitglieder einer Gruppe so einfach wie das Verschicken einer E-Mail. Mehr Infos

Mitgliederlisten für jeden Zweck

Erstellt im Handumdrehen beliebige Listen, in denen ihr z.B. abhaken könnt, welches Mitglied Infos zum Trainingslager haben möchte, oder wer am nächsten Anlass welche Sonderaufgabe zu übernehmen bereit ist. ClubDesk-Listen und Webformulare arbeiten übrigens zusammen: Webformulare (z.B. Anmeldungen) lassen sich direkt in Listendokumenten speichern. Mehr Infos

Vereinshomepage

Mehrere Webseiten (z.B. für ein Fest)

Mit ClubDesk M könnt ihr sogar 2 Vereinswebseiten erstellen. Wenn ihr zum Beispiel ein Sommerfest organisiert und das auf einer eigenen kleinen Webpage promoten wollt, ist das mit wenigen Klicks eingerichtet. Oder wollt ihr eine eigene kleine, mobile Webseite nur für die Mitglieder machen, die nur Termine und News zeigt? Kein Problem. Mit ClubDesk L könnt ihr 3 und mit XL bis zu 5 unterschiedliche Webseiten anlegen.

Automatische Team-/Gruppenseiten

Mit einem einzigen Klick erstellt ihr für jede Gruppe eures Vereins eine eigene Seite. Auf diesen Seiten werden die Termine der jeweiligen Gruppe angezeigt, eine aktuelle Liste der Team-Mitglieder, Neuigkeiten, die diese Gruppe betreffen, und vieles mehr. Natürlich sind all diese Infos immer auf dem aktuellsten Stand, da sie direkt aus der ClubDesk-Datenbank ausgelesen werden und nicht manuell nachgeführt werden müssen.

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Moderne und schöne Designvorlagen

Aus einer grossen Anzahl toller Vorlagen wählt ihr das gewünschte Design und definiert damit nicht nur das Aussehen, sondern auch die Navigation eurer Vereinshomepage. Wenn ihr dann noch eure Vereinsfarben festlegt oder die Inhalte ergänzt, dann habt ihr in kürzester Zeit eine richtig schöne und zeitgemässe Vereinswebseite, die perfekt zu eurem Verein passt.

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Grafische Spezialeffekte

Dank einer Vielzahl «cooler» grafischer Spezialeffekte kann jetzt jeder mit ClubDesk eine Vereins-Website erstellen, die toll und modern aussieht. Mit einem Klick lässt sich ein Youtube-Film oder ein animiertes Bilderkarrussell einfügen. Spezialeffekte wie Mouse-Over-Zoom, Parallax oder Hintergrundfilme sorgen dafür, dass eure Webseite nicht nur informativ ist, sondern zu einem Erlebnis wird.

Web-Formulare einfach erstellt

Mit dem ClubDesk Formulareditor erstellt ihr eigene Formulare und stellt diese auf eure Vereinshomepage. Fügt beliebige Felder hinzu und bestimmt bequem, wer per E-Mail über den Eingang von neuen Daten informiert werden soll. Oder noch einfacher: Lasst die Daten vollautomatisch in ein Listendokument eintragen. So könnt ihr bequem Adressänderungen der Mitglieder abfragen oder wer einen Helfereinsatz übernehmen will.

Fotos perfekt auf der Webseite anzeigen

Präsentiert eure besten Fotos und Alben direkt auf eurer Vereinswebsite. Damit ihr alle Fotos des Vereinslebens im besten Licht und wunderbar übersichtlich präsentieren könnt, bietet euch ClubDesk diverse Einstellungsmöglichkeiten für Diashows, Einzelbilder, Vorschaubilder und Übergänge.

Jubiläen und Geburtstage

Kleine Aufmerksamkeiten zu einem runden Geburtstag oder Gratulationen zu einem Jubiläum sind vielleicht auch in eurem Verein ganz wichtig. Durch die automatische Anzeige in ClubDesk wird das nie mehr vergessen. Und mit ein paar Klicks könnt ihr zum Beispiel Jubilaren zur 25jährigen Vereinszugehörigkeit gratulieren.

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Kalender abonnieren

Nicht nur können sich Vereinsmitglieder all ihre persönlichen Vereinstermine bequem auf der Vereinshomepage anzeigen lassen, diese Termine können auch aufs Handy oder in den Geschäftskalender abonniert werden. Damit seht ihr in eurem normalen Kalender auch gleich alle Vereinstermine. Und da diese automatisch aktualisiert werden, verpasst ihr keine Terminverschiebungen mehr. Natürlich können sich so zum Beispiel Fans die Spiele der 1. Mannschaft abonnieren oder Grosseltern die Spiele der Enkel.

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Keine zusätzliche Software nötig

Da die Webseite voll in ClubDesk integriert ist, benötigt ihr keine spezielle Websoftware. Das heißt, jedes Vereinsmitglied, dem ihr Zugriff zum Webmodul gebt, kann Veränderungen an der Vereinswebseite vornehmen. Und das natürlich jederzeit und von überall auf der Welt aus.

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Datenschutz leicht gemacht

Wollt ihr bestimmen, wer welche Daten auf der Webseite sehen kann? Das ist mit ClubDesk sehr einfach. Mit einem Klick legt ihr auf eurer Vereinshomepage einen internen Bereich an, der z.B. nur für eure Mitglieder zugänglich ist. Durch eine Passworteingabe weiss die Webpage, wer sich angemeldet hat, und zeigt nur Daten an, die für dieses Mitglied sichtbar sein sollen (z.B. nur die Namen der Leute, die im gleichen Team sind, oder nur die Vereinstermine dieser Person).

Aufgaben auf viele Schultern verteilen

Ihr bestimmt in ClubDesk, wer im Verein den Inhalt eurer Webseite verändern darf. Ihr könnt auch festlegen, dass bestimmte Personen zwar News erfassen dürfen, sonst aber keine Veränderungen an der Vereinshomepage vornehmen können.

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Kostenloser Support

Das Erstellen und Unterhalten der Vereinswebpage ist mit ClubDesk sehr einfach. Aber wenn ihr trotzdem mal eine Frage dazu habt, dann helfen wir euch, per Mail, per Telefon oder auch über TeamViewer. Oder ihr lasst euch beim ersten Anlegen von einem externen ClubDesk-Experten unterstützen.

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Fit für die Zukunft

Mit der Wahl, ClubDesk für eure Vereinshomepage zu verwenden, stellt ihr euren Verein auch in diesem Bereich auf ein solides Fundament. Ihr setzt auf ein Werkzeug, das es euch ermöglicht, die Arbeit auf mehrere Schultern zu verteilen. Das macht es einfach, das Amt des Webmasters auch mal jemand anderem zu übertragen. Verhelft eurem Verein sehr preiswert zu einer sicheren, modernen und gut aussehenden Vereinshomepage!

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E-Mails

info@ und weitere Vereins-E-Mailadressen

Richtet für euren Verein mit wenigen Klicks beliebig viele E-Mailadressen ein, z.B. info@scmuster.com, vorstand@scmuster.com oder sommerfest@scmuster.com. Mit Drag and Drop bestimmt ihr, ob E-Mails an diese Adressen nur an eine Person oder gleich an mehrere Leute geschickt werden sollen. Extrem einfach und sehr praktisch.

Archiv aller Vereins-E-Mails

Wollt ihr kontrollieren, ob eine bestimmte E-Mail wirklich verschickt worden ist? Oder möchtet ihr die Einladung des vorherigen Präsidenten zur letzten GV als Vorlage für dieses Jahr verwenden? Kein Problem. Jede E-Mail, die über den Vereinsmailserver verschickt wurde, kann im Archiv gespeichert werden. Aber auch hier habt ihr die Wahl, was euch wichtig ist. Standardmässig werden keine Mails archiviert.

Konfigurierbare Zugriffsrechte auf E-Mails

Natürlich bestimmt ihr selber, wer welche archivierten Mails einsehen kann, also ob ein E-Mail nur vom Absender oder auch vom Administrator oder gar dem ganzen Vorstand eingesehen werden darf. Wenn ihr euch dafür entscheidet, die über den Vereins-Mailserver verschickten E-Mails zu archivieren, dann ersparen euch intelligente Voreinstellungen auch hier unnötigen administrativen Aufwand.

Rechnungen per E-Mail verschicken

Erfasst bei jedem Kontakt, ob dieser seine Rechnungen per Post oder kostensparend per E-Mail erhalten soll. Beim Rechnungsversand verwendet ClubDesk dann automatisch die bevorzugte Versandmethode. Und fehlt mal eine E-Mailadresse, merkt ClubDesk das und fragt, ob die Rechnung automatisch per Post verschickt werden soll.

Automatische Termineinladungen und Erinnerungen

Dank der Verknüpfung von Terminkalender, Mitgliederverwaltung und Mailserver kann der Terminkalender automatisch Einladungsmails an alle zu einem Termin eingeladenen Personen schicken. Natürlich werden diese, wenn ihr das so eingestellt habt, auch über Terminverschiebungen, Absagen oder einen neuen Terminort informiert. Auch Erinnerungen einen Tag oder zwei Stunden vor dem Termin kann der Mailserver im Auftrag des Terminkalenders verschicken.

Rechnungen & Buchhaltung

Einfacher Massenversand von Rechnungen

Rechnungen gleich an mehrere Kontakte oder sogar Gruppen zu verschicken ist genau so leicht wie für eine einzelne Rechnung. Wie bei E-Mails könnt ihr im Empfängerfeld dazu einfach den Namen mehrerer Personen oder einer Gruppe eingeben (z.B. "Junioren"), um allen Junioren den Jahresmitgliederbeitrag in Rechnung zu stellen.

Häufig verwendete Artikel fakturieren

Stellst du immer wieder dieselben Leistungen oder Produkte in Rechnung? Dann lohnt es sich, diese als Artikel zu erfassen, z.B. mit Artikelnummer, Beschreibung und Preis. Solche Artikel können dann mit einem Klick zur Rechnung hinzugefügt werden.

Personenbezogene Beträge

Erfasst z.B. den Mitgliederbeitrag bei den Kontakten und lasst ihn dann in die Mitgliederrechnung übertragen. Oder verwaltet Konsumationen im Vereinslokal bequem in einem Listendokument und übernehmt dann den entsprechenden Gesamtbetrag vollautomatisch in die Mitglieder-Jahresrechnung.

Individuelle Mitgliederbeiträge

Natürlich gibt es immer Ausnahmen. Bezahlt eine der Juniorinnen einen reduzierten Mitgliederbeitrag, z.B. weil sie dieses Jahr am Sommerfest mitarbeitet hat, könnt ihr auf einfachste Art und Weise eine Rechnungsposition für einen einzelnen Empfänger nach Belieben anpassen.

Import von Kontoauszügen (CSV, camt.053, camt.054)

Kontoauszüge lassen sich schnell und einfach in ClubDesk einlesen. ClubDesk erzeugt daraus Buchungen oder Zahlungseingänge für Rechnungen. Fehlende Informationen, wie z.B. das Gegenkonto, ergänzt du dank intelligenter Vorschläge ganz nebenbei. Unterstützte Dateiformate: CSV und camt.053 oder camt.054

Budget, Bilanz, Erfolgsrechnung, Kontoblätter

Mit ClubDesk erstellst du auf Kopfdruck das Journal, Kontoblätter, den Kontoplan, Summen und Saldenlisten, die Bilanz, Erfolgsrechnung oder das Budget fürs nächste Jahr.

Sammelbuchungen, Fremdwährungen und MwSt

Obwohl die Buchhaltung von ClubDesk kinderleicht ist, bietet sie viele hilfreiche Detailfunktionen. Nutze Sammelbuchungen, wenn du das brauchst, arbeite mit Fremdwährungen oder erzeuge MwSt.-Buchungen.

Mühelos mehrere Buchhaltungen führen

Wollt ihr für unterschiedliche Abteilung (z.B. für die Aktiven) eine eigene Buchhaltung führen? Oder ist das 100-jährige Jubiläumsfest so gross, dass ihr das separat abrechnen wollt? Dann könnt ihr das mit ClubDesk problemlos machen. Legt dazu einfach einen zweiten oder dritten Mandanten an.

Seriöser Datenschutz

Wollt ihr bestimmen, dass in eurem Verein z.B. nur zwei Personen die Finanzdaten bearbeiten dürfen und der Revisor sie nur anschauen kann? In ClubDesk könnt ihr das ganz einfach über Zugriffsrechte und Passwörter festlegen. Dadurch ist es auch kinderleicht, einer neuen Amtsinhaberin Zugriff auf alle Daten zu geben und sicherzustellen, dass der alte Kassierer keine Finanzdaten mehr einsehen kann.

Kostenloser Support

Das Erstellen von Rechnungen, Zahlungserinnerungen, Mahnläufen und das Führen der Buchhaltung ist mit ClubDesk so einfach wie nur irgend möglich. Aber wenn ihr trotzdem Hilfe braucht und wissen wollt, wie etwas funktioniert, dann steht unser Support-Team euch gerne zur Seite - per E-Mail, Telefon oder auch über TeamViewer. Mehr >>

Fit für die Zukunft

Mit ClubDesk stellt ihr die Finanzverwaltung eures Vereins richtig gut auf. Ihr gebt euren Vereinsmitarbeitern ein Werkzeug an die Hand, mit dem sie ihre Aufgaben einfach, gut und seriös und mit dem kleinstmöglichen Zeitaufwand erledigen können. Zudem vermeidet ihr mit einer Online-Lösung wie ClubDesk ohne Aufwand viele Sicherheits- und Datenschutzprobleme.

Vereinsdokumente

Ausgefeilte Suche im Vereinsarchiv

Aber wie wertvoll ist ein komplettes Archiv, wenn man darin nichts mehr wiederfindet? Das passiert euch mit ClubDesk nicht. Wisst ihr z.B. nicht mehr, welchen Namen ein bestimmtes Dokument hatte, aber ihr erinnert euch, es irgendwann im Dezember hochgeladen zu haben, dann können ihr euch alle Dokumente anzeigen lassen, die vom 1.12. bis 31.12. archiviert wurden.

Eigene Ordnerstruktur fürs Archiv

Wie du das vom eigenen Computer gewohnt bist, kannst du auch im ClubDesk-Vereinsarchiv eine eigene Ordnerstruktur erstellen. Ihr bestimmt selber, welche und wie viele Ordner ihr für die Vereinsverwaltung anlegen wollt und wie diese heissen sollen.

Archivänderungen nachverfolgen

Sollte trotz allen Hilfen doch einmal ein Dokument verschwunden sein oder nicht mehr den richtigen Inhalt aufweisen, könnt ihr zumindest nachschauen, wer dieses Dokument gelöscht, zuletzt geändert oder heruntergeladen hat. Vielleicht hat der Betreffende ja noch eine Kopie?

Up- und Download ganzer Ordner

Kopiere einzelne Dokumente oder auch ganze Ordner von deiner Festplatte ins Archiv oder lade sie wieder auf deinen Computer herunter. Es ist so einfach, wie es klingt.

Ruckzuck Etiketten drucken

Für alle gängigen Etiketten, egal ob von Zweckform, Avery oder Xerox, um nur einige zu nennen, findet ihr in ClubDesk fixfertige Vorlagen. Und auch das Auswählen der Adressen, die ihr drucken wollt, erledigt ihr in weniger als einer Minute und ohne ins Handbuch zu schauen.

Vereinsvorlagen für Briefe und Tabellen

Sollen eure Schreiben und Dokumente des Vereins gleich aussehen, also z.B. mit der Schrift Arial und dem richtigen Logo oben links gedruckt werden? Da in ClubDesk alle Vorlagen automatisch allen Mitarbeitern des Vereins zur Verfügung stehen, rückt dieser Idealzustand in greifbare Nähe.

Briefadressaten sofort bequem verfügbar

Da ClubDesk im Internet läuft, können alle mit den entsprechenden Zugriffsrechten immer und überall auf die Adressen aller Mitglieder, Sponsoren usw zugreifen. Und um in einem Brief die Adresse von Hans Mustermann einzufügen, musst du im Feld "Schicken an" lediglich "Mustermann" eingeben. Vermutlich reicht schon "Musterm", damit in der eingeblendeten Auswahlliste nur noch ein paar wenige «Mustermänner» angezeigt werden.

Briefe bequem an Gruppen schicken

Habt ihr in ClubDesk Gruppen erfasst, könnt ihr auf einfachste Art und Weise allen Personen, die einer Abteilung, Mannschaft usw. angehören, einen Brief zuschicken. Dazu müsst ihr im Feld "Schicken an" lediglich den Namen der Gruppe eingeben, z.B. "Passive".

Mannschaftslisten, Aufgebote usw.

Mit der integrierten Textverarbeitung könnt ihr Briefe und Memos schnell und effizient verfassen und verschicken. Eine weitere Stärke von ClubDesk ist das einfache Erstellen von Listen, beispielsweise für Mannschaften oder ganze Abteilungen. Die Tabellen in solchen Dokumenten können spielend einfach alle oder nur ausgewählte Mitglieder anzeigen. Einen Gruppennamen einzugeben genügt. Und dann fehlt auch garantiert niemand auf der Liste!

Komplettes Archiv aller Korrespondenz

Jedes Schriftstück, das je in ClubDesk für euren Verein erstellt worden ist, kann später wieder angeschaut oder als Vorlage wiederverwendet werden. Selbst wenn der Amtsinhaber schon mehrfach gewechselt hat, sind alle Vorgänge noch nachvollziehbar. Und das, ohne dass ihr euch zuerst die Software besorgen müsst, die früher verwendet worden ist.

Konfigurierbare Zugriffsrechte

Einzelne Schriftstücke können sensible Informationen enthalten, gerade wenn es um Finanzen geht. Deshalb könnt ihr mit ClubDesk genau regeln, wer auf welche Dokumente Zugriff hat und wer nicht. Es lässt sich übrigens auch kontrollieren, wer welche Dokumente geändert oder gelöscht hat.

Ausgefeilte Suche in Dokumenten

Einer der tollen Vorteile von ClubDesk ist die Möglichkeit, alle Vereinsdaten bequem nach bestimmten Informationen zu durchsuchen. Ihr wisst nicht mehr, ob die letzte OK Präsidentin schon eine Checkliste ihr Hans Müller vor Jahren eine E-Mail wegen der Versicherung geschickt habt? Tippt im Suchfeld "Hans Müller Versicherung" ein und ihr erhalten eine Liste aller Dateien, die diese drei Begriffe enthalten.

Vereinskalender

Persönlicher Kalender für Mitglieder

Mit der URL «calendar.clubdesk.com» kann sich jedes Vereinsmitglied seine persönlichen Vereinstermine anzeigen lassen. Einmal einloggen und auf dem Handy zum Home-Bildschirm hinzufügen. Und schon kannst du alle deine Vereinstermine jederzeit mit einem Klick auf deinem Mobiltelefon aufrufen - mit An- und Abmeldungen von einem Termin, wenn das so vom Verein gewünscht wird.

Termine auf der Webseite anzeigen

Ihr könnt alle oder auch nur ganz bestimmte Termine auf einfachste Art und Weise auf eurer Vereinswebseite veröffentlichen. Aktualisiert ihr dann einen Termin in ClubDesk, wird diese Änderung sofort und ohne weiteres Zutun von euch auch auf der Webseite aktualisiert.

Kalender abonnieren

Vereinsmitglieder können ihre Vereinstermine ganz einfach auf dem Mobiltelefon oder in ihren Geschäftskalender abonnieren, z.B. in ihren Google, Apple oder Outlook Kalender. Damit sehen sie mit einem Blick in ihrem normalen Kalender auch gleich alle Vereinstermine. Und da abonnierte Termine automatisch aktualisiert werden, sind eure Vereinsmitglieder immer auf dem neuesten Stand.

Einladungen und Erinnerungen

Mit ClubDesk lässt sich zu jedem Termin automatisch ein Einladungs-E-Mail an alle Teilnehmer verschicken. Auch über Änderungen z.B. eine Terminverschiebung, kann man automatisch informieren und ihr könnt zudem festlegen, ob für einen Termin noch weitere Erinnerungen verschickt werden sollen. So gehen deutlich weniger Termine vergessen und alle notwendigen Teilnehmer sind beim Termin dabei.

Terminorte in Google Maps

Für jeden Termin könnt ihr nicht nur Teilnehmer bestimmen, sondern auch Orte festlegen. Und dank der Google Maps-Integration kann man sich anzeigen lassen, wo z.B. das nächste Auswärtsspiel stattfindet. Jedes Vereinsmitglied kann sich sogar den Weg von sich zu Hause bis zum Stadionparkplatz anzeigen lassen. Eure Mitglieder werden ClubDesk lieben.

An-/Abmeldungen

Da es häufig wichtig ist, dass ihr wisst, wie viele Personen auch wirklich am Termin teilnehmen, können sich die Teilnehmer mit einem Mausklick an- oder abmelden. Ihr bestimmt dabei, ob auch ein «Vielleicht» möglich ist und bis wann man seine Zu- oder Absage noch ändern kann. Wenn ihr das wollt, könnt ihr auch für jeden Termin individuell festlegen, ob die Eingeladenen sehen können, wie viele Leute oder wer sich schon angemeldet hat. So bekommt man oft deutlich mehr Anmeldungen zu Events, die euch wichtig sind.

Praktische Anwesenheitskontrolle

Mit der Anwesenheitskontrolle von ClubDesk könnt ihr bequem erfassen, wer in welchen Trainings, Proben oder Sitzungen da war. Natürlich könnt ihr Anwesenheitslisten auch ausdrucken oder exportieren, z.B. um Fördergelder beim Verband zu beantragen. Das ist eine weitere praktische Hilfe, die der speziell für Vereine entwickelte ClubDesk-Kalender bietet.

Eigene Terminarten definieren

Bestimmt selber, welche Termine ihr wie darstellen wollen. Sind für euch Konzerte oder Turniere wichtig, dann zeigt sie rot an. Ist es für euch wichtiger, dass alle Termine der Junioren dieselbe Farbe aufweisen, dann stellt das einfach so ein. Über diese Termintypen könnt ihr auch ganz einfach bestimmen, welche Termine in einem bestimmten Bereich der Webseite angezeigt werden, z.B. nur die Auftritte des Konzertchors. Selbstredend können ihr beliebig viele Termintypen erfassen und frei benennen.

Selektiv Termine anzeigen

Viele Termine bedeuten schnell, dass man vor lauter Bäumen den Wald nicht mehr sieht. In eurem neuen Vereinskalender könnt ihr deshalb bestimmen, dass ihr euch z.B. nur alle Termine des Typs "Proben" anzeigen lassen wollt, oder nur die Termine der D-Junioren, oder z.B. alle Termine des Vorstands. So behaltet ihr jederzeit den Überblick und könnt alle Termine perfekt koordinieren. Dieselben Filter könnt ihr auch für die Termindarstellung auf eurer Vereinshomepage verwenden.

Serientermine

Habt auch ihr wiederkehrende Termine? Proben die Trommler eurer Clique jeden Mittwochabend oder trefft ihr euch jeden zweiten Donnerstag zu einer Lesung? Mit ClubDesk erstellt und verwaltet ihr solche Serientermine so einfach, als ob es nur ein einziger Termin wäre. Und das selbst dann, wenn wegen Feiertagen und Schulferien einzelne Termine nicht stattfinden.

Tages- oder Wochenansichten

Selbstverständlich könnt ihr euch eine Tagesansicht des Vereinskalenders anschauen oder bestimmen, dass man alle Termine einer bestimmten Woche, eines Monats oder des ganzen Jahres sieht. Oder interessieren euch nur die unmittelbar bevorstehenden Termine? Je nach Aufgabe ist die eine oder andere Darstellung besser geeignet. Ihr habt die Wahl! Auch das gilt für die Darstellung der Termine auf eurer Webseite.