Häufige Fragen (FAQ)

Erste Schritte mit ClubDesk

Für wen ist ClubDesk geeignet?

ClubDesk eignet sich bestens für jede Art von Sportvereinen, Fasnachtscliquen, Buchclubs, Kulturvereine, Weinfreunde u.v.m. Jeder Verein oder Club mit einem Vorstand, Mitgliedern, Events, Sitzungen, Trainings, Plauschanlässen etc. kann mit Hilfe von ClubDesk den Informationsaustausch im Verein verbessern und den administrativen Aufwand für die Vereinsleitung und Mitarbeiter drastisch reduzieren. Zum Beispiel...

Was brauche ich, um mit ClubDesk arbeiten zu können?

ClubDesk ist eine Online-Software. Um sich bei ClubDesk anzumelden und es für eure Vereinsverwaltung einzusetzen, braucht ihr nichts außer einem Computer mit Internetzugang und einem Webbrowser (Internet Explorer, Firefox, Safari, Chrome). Ihr müsst auf eurem Rechner weder ein Programm noch irgendwelche Plugins installieren.

Ist ClubDesk wirklich gratis?

Ja! Und zwar für unbegrenzte Zeit. Bereits mit der kostenlosen Version von ClubDesk stehen euch alle Funktionen zur Verfügung, um euren Verein effizient zu verwalten. Sogar das Erstellen und Betreiben einer kleinen Vereinswebseite ist mit der Gratisversion möglich. Eine komplette Liste mit den Einschränkungen der kostenlosen Version findet ihr hier.

Wie lange brauche ich, um mich einzuarbeiten?

So um die 25 bis 30 Minuten. Schaut euch zuerst den zweiminütigen Film "So funktionierts" an, um eine Übersicht zu erhalten, welche Arbeiten man wo erledigt. Dann empfehlen wir Ihnen, sich die sechs Einführungsfilme zu den Modulen anzuschauen. Diese dauern jeweils um die vier Minuten. Danach seid ihr bereits in der Lage, selbstständig eure ersten Aufgaben in ClubDesk zu erledigen. Ihr werdet sehen, die einzelnen Programmbereiche sind so einfach und selbsterklärend, dass ihr vermutlich völlig ohne Handbuchlektüre auskommt.

Wo erhalte ich Hilfe?

Antworten auf allen wichtigen Fragen findet ihr direkt in ClubDesk. Die kontextsensitive Online-Hilfe bringt euch mit einem Klick sofort zum richtigen Kapitel. Natürlich unterstützt euch ClubDesk auch mit nützlichen QuickHelps, die bestimmte Felder erklären, automatischen ToolTipps und praktischen „Wussten Sie“-Meldungen, die euch auf versteckte Funktionen und Abkürzungen aufmerksam machen.

Auf der ClubDesk-Webseite findet ihr hilfreiche Lehrfilme mit Einführungen in die verschiedenen Bereiche der Software. Zudem gibt es ein kostenloses Forum, in dem ihr sieben Tage die Woche 24 Stunden Fragen stellen, sich mit anderen Anwendern austauschen oder in bestehenden Beiträgen nach Antworten suchen Könnt. Natürlich verfolgen auch die ClubDesk-Mitarbeiter und Entwickler das Forum und beantworten interessante Fragen.

Gibt es verschiedene ClubDesk-Versionen?

Es gibt fünf Versionen von ClubDesk: Die kostenlose Version für kleine Vereine, die Einsteigerversion ClubDesk S für kleinere Vereine und ganz besonders Preisbewusste, die Version ClubDesk M für mittlere Vereine, die Version ClubDesk L für grössere Vereine und für Vereine mit erhöhtem Speicherbedarf und die Version ClubDesk XL für grosse Vereine. Bereits die ClubDesk M Version bietet allen Komfort. Die größte Version benötigen Sie, wenn Sie mehr als 500 Mitglieder verwalten, sehr viele Kontaktadressen pflegen oder auf sehr viel  Speicherplatz angewiesen sind.

Kann ich meine alten Vereinsdaten importieren?

Natürlich könnt ihr  eure bereits vorhandenen Daten komfortabel in ClubDesk übernehmen. Für den Adressimport bietet ClubDesk eine ebenso einfache wie effiziente Importfunktion. Verfügt ihr über eine komplette Adressliste, z.B. in Excel, ist es eine Sache weniger Minuten diese in ClubDesk einzulesen. Und auch Ihr komplettes Dokumentarchiv mit allen Protokollen, Bilanzen usw. lässt sich mit nur drei Mausklicks hochladen.

Kann mir jemand beim Umstieg auf ClubDesk helfen?

Ja. Auf der "Über uns"-Seite im Bereich "Hier findet ihr Hilfe" findet ihr mit unseren Experten qualifizierte Partner, die sowohl individuelle Schulungen, allgemeine Beratung als auch Hilfe beim Übertragen eurer bestehenden Vereinsdaten in ClubDesk bieten. Dabei handelt es sich um ausgewiesene ClubDesk-Experten, die euch persönlich mit Rat und Tat zur Seite stehen.

Komme ich von ClubDesk auch wieder weg?

Sportliche Fairness ist einer der wichtigsten Grundsätze bei ClubDesk. Ihr könnt euch daher ganz einfach und unkompliziert abmelden und euren Verein wieder herkömmlich verwalten. Ein E-Mail genügt. Um euch dies nicht zu erschweren, bietet ClubDesk sogar die Möglichkeit alle eure Daten zu exportieren. Auch der „Downgrade“ von einer kostenpflichtigen ClubDesk-Version auf die Gratisversion ist jederzeit möglich (sofern die Größe Ihres Vereins nicht die Grenzen der Gratisversion sprengt).

Kann ich eine Webseite für meinen Verein erstellen?

Mit ClubDesk lässt sich mit minimalem Aufwand eine Clubwebpage erstellen, die klasse aussieht. Die besondere Stärke von ClubDesk liegt im engen Zusammenspiel von Vereinsdaten und Webseite, wodurch das manuelle Aktualisieren der Seite weitgehend überflüssig wird. Mit wenigen Klicks kann man eine Homepage erstellen, mit Informationen füllen und publizieren. Und das alles ohne zusätzliche Kosten. Ihr spart sogar die jährliche Hostinggebühr, da ihr alle Daten kostenlos bei ClubDesk hosten könnt. Zu schön, um wahr zu sein?

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Kann ich die kostenpflichtigen Versionen zuerst mal testen?

ClubDesk S, M, L und XL könnt ihr für 30 Tage kostenlos ausprobieren. Und braucht ihr ein paar Tage mehr, genügt ein kurzes Mail. So könnt ihr zu Testzwecken auch mal mehr als 200 Mitglieder importieren oder eine umfangreiche Vereinswebseite erstellen. Testet jetzt unverbindlich den vollen Funktionsumfang der beiden kostenpflichtigen Versionen.

Wie löse ich einen Gutschein ein?

Hier erfahrt ihr, wie ihr einen Gutschein einlösen könnt.

Datenschutz und DSGVO

Sind die Vereinsdaten in ClubDesk sicher?

Selbstverständlich sind eure Vereinsdaten bei ClubDesk 100% sicher. Wir arbeiten nur mit Rechenzentren in der Schweiz zusammen, die ein Höchstmass an Sicherheit garantieren können, wie Videoüberwachung rund um die Uhr, gemanagte Firewalls oder Zugriffsmonitoring. Zudem gewährleisten dedizierte SSL-Zertifikate und Datenverschlüsselung die sichere Übermittlung aller sensitiven Daten von und zu eurem Computer.
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Ist gewährleistet, dass die Daten immer verfügbar sind?

Eure Vereinsdaten werden von ClubDesk ausschließlich bei führenden Providern gehostet. Diese gewähren eine nahezu 100-prozentige Verfügbarkeit und Sicherheit eurer Daten. Ihr geniesst damit einen optimalen Schutz vor Datenverlust durch gespiegelte Festplatten, redundante Internetanbindung und Stromversorgung, Brandschutzüberwachung usw.

Muss ich Sicherungskopien (Backups) anlegen?

Nein. Von allen euren Daten werden bei ClubDesk regelmäßig Sicherheitskopien erstellt. Selbst wenn euer Rechner, der eures Kassiers oder gar unser Server in Flammen aufgehen sollte, sind eure Vereinsdaten nicht verloren. Ihr müsst euch keine Sorgen mehr machen, ob sich das neue Vorstandsmitglied um regelmäßige Backups von seiner privaten Festplatte kümmert. Lasst das unsere Sorge sein.

Kann ich die Daten herunterladen?

Natürlich könnt ihr jederzeit bequem alle Vereinsdaten auf eure private Festplatte herunterladen, z.B. um eigene Sicherheitskopien zu erstellen, oder wenn ihr eure Vereinsdaten mit einer anderen Software weiterverwalten wollen. Unwahrscheinlich, aber man weiß ja nie.

Sind die Passwörter verschlüsselt?

Eure Passwörter sind bei ClubDesk geheim und das im wahrsten Sinne des Wortes. Dank einer hochsicheren Einwegverschlüsselung gibt es keine Möglichkeit eure Passwörter anzuschauen. Wenn ihr euer Passwort niemandem verraten, kann es nicht missbraucht werden.

Wie ist in ClubDesk festgelegt, wer Daten verwalten kann (z.B. löschen oder einsehen)?

Wer soll die Daten eines Mitglieds löschen können? Wer darf sehen, welche Personen eure Jahresmitgliedschaft noch nicht bezahlt haben? All dies könnt ihr selber bestimmen, und zwar auf einfachste Art und Weise.

Darf unser Verein Daten in der Schweiz speichern (DSGVO)?

Ja - Bezüglich der Datenübertragung in die Schweiz hat die Europäische Kommission zum Datenschutz einen Angemessenheitsbeschluss erlassen, welcher die Datenübertragung personenbezogener Daten aus einem EU Staat in die Schweiz erlaubt. Siehe auch https://dsgvo-gesetz.de/art-45-dsgvo/ und https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/adequacy-decisions_en (Englisch)

Ist ClubDesk DSGVO-konform?

Ja. ClubDesk läuft in einem Rechenzentrum in der Schweiz. Bezüglich der Datenübertragung in die Schweiz hat die Europäische Kommission zum Datenschutz einen Angemessenheitsbeschluss erlassen, welcher die Datenübertragung personenbezogener Daten aus einem EU Staat in die Schweiz ausdrücklich erlaubt. Siehe auch https://dsgvo-gesetz.de/art-45-dsgvo/ und https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/adequacy-decisions_en (Englisch)

Wer ist Ansprechpartner, wenn es um die Mitgliederdaten in meinem Verein geht (DSGVO)?

Beim Erstellen des ClubDesk Accounts könnt ihr mit einem Klick eine Vereinbarung über die Auftragsverarbeitung von personenbezogenen Daten abschließen und habt damit dieses Thema für euren Verein schon erledigt.

Vereins-Webseite mit ClubDesk

Welche Vorteile haben wir, wenn wir die Vereins-Webseite mit ClubDesk erstelle und nicht mit einem der vielen kostenfreien Webtools, die es gibt?

Die Daten, die ihr in ClubDesk erfasst habt, könnt ihr mehrfach verwenden. Macht sie auf eurer Webseite sichtbar, dann wird eure Seite automatisch aktualisiert und ist immer auf dem neusten Stand. Zum Beispiel Termine, Kontaktinfos von Vorständen, Dokumente im internen Bereich: alle Änderungen, die ihr in ClubDesk vornehmt, sind dann automatisch online für alle verfügbar.

Weshalb muss meine Vereins-Webseite mobilfähig sein?

Webseiten sind das mit Abstand wichtigste Kommunikationsmittel für Vereine. Und die allermeisten Internet-Nutzer verwenden dafür mobile Geräte wie zum Beispiel Smartphones. Mit einer mobilfähigen Seite erreicht ihr alle diese Personen - eure aktuellen Mitglieder oder auch potentielle neue Mitglieder für euren Verein.

Wie fangen wir am besten an, wenn wir unsere Webseite mit ClubDesk erstellen möchte?

Erfahrt in der Online-Hilfe wie ihr in weniger als einer Stunde eine Vereins-Webseite anlegt. Mehr Infos...

Wir haben bereits eine eigene Vereins-Webseite. Wie können wir diese in ClubDesk übernehmen?

Eigene Texte, Bilder, etc. lassen sich ganz einfach in ClubDesk übernehmen. Daten, die in ClubDesk vorliegen (Termine, Kontakte, etc.) braucht ihr nur sichtbar schalten und nie mehr separat erfassen oder aktualisieren.

Können wir die Internetdomain unseres Vereins verwenden, wenn wir schon eine haben?

Ja, das könnt ihr mit ClubDesk M, L und XL. Wie ihr eine eigene Internet-Domain verwendet und mit unserem Anmeldeformular beantragt erfahrt ihr ausführlich in der Online-Hilfe…

Können wir das Design unserer Webseite nachträglich ändern oder was gibt es da zu beachten?

Das Design kann jederzeit angepasst werden oder auch ganz geändert werden. In der Praxis hat es sich jedoch bewährt, zuerst die wichtigen Design-Ideen umzusetzen (z.B. Vereinsfarben festlegen) und dann die inhaltlichen Details anzugehen.

Können wir auf unserer ClubDesk-Webseite eigene Codes einbinden (HTML, CSS, JavaScript)?

Dank den vielfältigen Möglichkeiten bei der Gestaltung der Webseite mit ClubDesk ist dies im Normalfall nicht nötig. Erfahrene Web-Designer können mit den Optionen unter "Einstellungen > Web-Dateien" bei Bedarf das Design Ihrer Vereins-Webseite aber jederzeit durch direkte Anpassungen an HTML und CSS bearbeiten und auch weitere benötigte Web-Dateien hochladen. Mehr Infos...

Wie können wir festlegen, wer in unserem Verein die Webseite bearbeiten kann?

Funktionäre, Vorstandsmitglieder oder Gäste können unterschiedliche Zugriffsberechtigungen haben: Beispielsweise könnt ihr festlegen, dass nur Personen mit der Rolle „Vorstand“ Beiträge schreiben und nur „Funktionäre“ publizieren dürfen. Mehr Infos…

Gibt es auf der Vereins-Webseite einen internen Bereich, der nur für Mitglieder zugänglich ist?

ClubDesk Webseiten können vereinsinterne Seiten beinhalten, die Webseitenbesuchern nur nach einem erfolgreichen Login zur Verfügung stehen. Mehr Infos…

Wie erstellen wir ein neues Formular auf unserer ClubDesk Webseite - z.B Anmeldeformulare für neue Mitglieder?

Formulare könnt ihr in ClubDesk genauso einfach einfügen wie andere Inhaltsblöcke. Wie das geht erfahrt ihr in der Online-Hilfe…

Wie integrieren wir Google Analytics in unsere neue ClubDesk Webseite?

Mit den "Code-Fragmenten" ist es möglich, speziellen HTML-Code einzufügen, z.B. für das Einbetten von Google Analytics. Mehr Infos...

Fallen Zusatzkosten für das Hosting meiner Webseite bei ClubDesk an?

Nein. Hierfür fallen keine Zusatzkosten an. Das Hosting der Seite ist bei ClubDesk im Preis inbegriffen.