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Mitgliederverwaltung im Verein: Alle Daten im Griff
Erfasse oder importiere in der Mitgliederverwaltung ganz einfach neue Mitglieder und weise sie einer Gruppe bzw. einer Mannschaft zu. Lege Rollen und Funktionen fest wie Schatzmeister, Trainer oder 1. Vorsitzende, und damit auch, wer welche Daten anschauen, nutzen oder bearbeiten darf. Natürlich könnt ihr auch Sponsoren, Spender oder Lieferanten verwalten.
Mit ClubDesk der Online-Software für Vereine in Deutschland sind all eure Kontaktdaten immer aktuell, jederzeit verfügbar und DSGVO-konform. Und genau so wichtig, die Mitgliederverwaltung wird für alle im Verein so einfach wie noch nie.
Wichtigste Funktionen: Mitgliederverwaltung im Verein
Leichter Start dank Datenimport
Eine intelligente Importfunktion ermöglicht es euch, Stammdaten wie Mitglieder, Spender, Sponsoren oder Lieferanten schnell und einfach in ClubDesk zu importieren. So sind all eure Kontakte im Handumdrehen in der modernen und professionellen Vereinsverwaltung verfügbar.
Immer aktuelle Mitgliedsdaten nutzen
Eure Mitgliederdaten werden von allen Berechtigten nur noch an einem Ort erfasst und geändert. So sind sämtliche Vereinsdaten immer auf dem aktuellen Stand und für alle jederzeit verfügbar. Vorbei die Zeiten unterschiedlicher Adresslisten mit veralteten Kontaktdaten.
Eure Vereinsstruktur:
Gruppen & Teams zuweisen
Natürlich könnt ihr in ClubDesk eure eigene Vereinsstruktur einfach abbilden. So wisst ihr immer, wer zu welcher Abteilung, Mannschaft oder zum Vorstand gehört. Hilfreich zum Beispiel für einen effizienten Rechnungsversand oder Termineinladungen an bestimmte Gruppen.
Lieferanten, Spender, Sponsoren
Neben Vereinsmitgliedern verwaltet ihr mit der Vereinssoftware ClubDesk ebenso Sponsoren, Spender, Verbände oder Lieferanten. So findet ihr alle wichtigen Vereinskontakte auf einer einzigen, cloudbasierten Plattform – immer verfügbar und gut strukturiert.
Ausgefeilte und einfache Suche
Musst du wissen, welche Mitglieder im Postleitzahlenbereich 80330 eine deutsche Schiedsrichterlizenz für Junioren haben? Oder brauchst du die Telefonnummer aller Leute, die letztes Jahr beim Frühlingsfest mitgeholfen haben? Die genial einfache Such- und Filterfunktion unterstützt euch bei solchen Aufgaben optimal.
Tolle Zusammenarbeit dank Zugriffsrechten
Dürfen Mitgliederdaten vom Kassierer oder der Präsidentin nur gelesen werden? Oder erhält der ganze Vorstand Lese- und Schreibrechte? Oder darf eine Trainerin Zugriff auf die Adressen ihrer Mannschaft haben? Auch hier lassen die Einstellungsmöglichkeiten keine Wünsche offen und erleichtern die Einhaltung deutscher Datenschutzgesetze.
Rollen und Funktionen
Auch in eurem Verein übernehmen vermutlich verschiedene Personen unterschiedliche Funktionen und Rollen. Wer ist Trainerin einer bestimmten Mannschaft und vielleicht auch noch Präsidentin. Oder wer ist ein Vorstand, Webmaster oder Administrator? Weist Funktionen und Rollen flexibel, aber trotzdem sehr einfach, zu.
Eigene Felder für Mitgliederdaten
Fast jeder deutsche Verein hat individuelle Anforderungen. Mit ClubDesk legt ihr, wenn gewünscht, beliebige benutzerdefinierte Felder für spezifische Mitgliedsinformationen an – egal ob Trikotgröße, Instrument oder Laktoseintoleranz. So erhaltet ihr eine perfekt auf euch zugeschnittene Vereinslösung.
Vereinsverwaltung mit Handy und Tablet
Im Zug erfahren, dass ein Mitglied eine neue Handynummer hat? Oder auf der Webseite einen üblen Schreibfehler entdeckt? Dank Mobilfähigkeit und responsivem Design erledigt ihr all solche kleinen Aufgaben überall bequem und einfach auf dem Tablet oder Smartphone.
Beliebige Mitglieder- & Kontaktlisten
Mit wenigen Klicks bestimmst du, wer aufgelistet wird und welche Daten die Liste enthalten soll. Erstellt z.B. Listen, in denen ihr abhaken könnt, wer für den nächsten Anlass welche Sonderaufgabe übernimmt oder noch besser, ihr stellt die Liste online, sodass jeder selber eine Aufgabe auswählen kann. Das funktioniert natürlich auch für Sponsoren, Spender usw.
Serienbriefe & Mails an Gruppen einfach versenden
Erstelle und versende einfach und schnell, mit einem Klick, Serienbriefe oder E-Mails an einzelne Mitglieder oder ganze Gruppen. Jede Gruppe in der Mitgliederverwaltung ist automatisch eine Verteilerliste. Das spart Zeit, verhindert Fehler und gewährleistet, dass eure Kommunikation im Verein effizient und professionell abläuft.
Rechnungen an Mitglieder & Sponsoren
Auch das Rechnungsmodul greift automatisch auf die Kontaktdaten und Gruppen der Mitgliederverwaltung zu und nutzt auch die hier gespeicherten deutschen SEPA-Lastschrift-Infos. So verschickt ihr zum Beispiel ganz einfach Rechnungen oder Zahlungserinnerungen an genau die richtigen Leute mit den aktuellen Adressen.
Interner Mitgliederbereich
Eure Vereinswebseite kann in der Mitgliederverwaltung nachschauen wer ein Mitglied ist und zu welcher Gruppe/Team jemand gehört. Dadurch kann die Webseite zum Beispiel nur Mitgliedern Zutritt zum geschützten, internen Bereich geben. Und weil die Webseite auch weiß, wer sich angemeldet hat, können beispielsweise nur die persönlichen Vereinstermine oder die News der eigenen Gruppe angezeigt werden.
Vereinstermine für Gruppen & Teams
Im Vereinskalender könnt ihr direkt auf alle Mitglieder und Gruppen in der Kontaktverwaltung zugreifen. So ladet ihr mit wenigen Klicks einzelne Personen oder ganze Gruppen zu Proben, Trainings, Sitzungen oder die nächsten deutschen Meisterschaften ein.
Erinnerungen: Jubilare & Geburtstage
Dank automatisierter Erinnerungen denkst du rechtzeitig an Geburtstage oder Jubiläen. Kleine Aufmerksamkeiten stärken das Gemeinschaftsgefühl und steigern die Zufriedenheit aller Mitglieder, Trainer oder Spender.
Eure Vorteile
Mit der Software ClubDesk sparen alle im Vorstand viel Zeit, die Mitgliederdaten sind immer aktuell und DSGVO-konform gespeichert.
Viel mehr als nur Software für Mitgliederverwaltung
Vereinshomepage
Moderne und mobilfähige Vereinswebsite erstellen.
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Rechnungen
Rechnungen, Mahnungen usw. einfach erstellen und verwalten.
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Vereinsbuchhaltung
Vollintegrierte EüR, Kassenbuch oder doppelte Buchhaltung inkl. SKR42
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Terminplanung
Vereinstermine für Trainings und Sitzungen planen und organisieren.
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Handy-Vereinskalender
Mit allen Vereinsterminen für die Mitglieder inkl. An- &Abmeldung.
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Dokumentenarchiv
Vereinsdokumente wie Protokolle & Satzungen zentral ablegen.
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Vereins-E-Mails
Einfach Mails an alle Gruppen, info@, vorsitzende@ usw. schicken.
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Serienbriefe & Listen
Schnell Serienbiefe und Listen aller Art erstellen.
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Mitgliederverwaltung
Mitgliederdaten DSGVO-Konform erfassen, filtern und verwalten.
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Die ideale Mitgliederverwaltung für Vereine in Deutschland
ClubDesk ist die Online-Vereinssoftware, die passgenau für die Anforderungen ehrenamtlich geführter Vereine in Deutschland entwickelt wurde. Egal ob Sportverein, Chor, Karnevalsgesellschaft, Förderverein oder Fanclub: ClubDesk ist die effiziente Lösung für jeden deutschen Verein, der seine Mitglieder gut, einfach und zeitsparend verwalten möchte.
An der Mitgliederverwaltung von ClubDesk schätzen wir besonders, wie einfach sich verschiedenste Gruppen erstellen und aktuell halten lassen. Das sorgt für eine hohe Effektivität bei der Kommunikation mit unseren Mitgliedern.
Dirk Janson
Berliner Sport-Club e.V.
ClubDesk stellt immer die aktuellsten Mitgliederdaten zur Verfügung und bietet für unseren Verein genau die richtige Mischung aus Einfachheit und Flexibilität.
Dominik Meier
TSV Rothenburg
Das Tolle an ClubDesk ist, dass alle Teile perfekt zusammenspielen: Mitgliederverwaltung, Termine, E-Mail, Webseite. So profitiere ich überall von den aktuellen Daten.
Johannes Nowotny
Sm´Aesch Pfeffingen
Preise
Welche Version ist die Richtige für euch?
*Preise inkl. MwSt., Abrechnung jährlich.
Diese Institutionen empfehlen ClubDesk
Als größter Tennisverband der Welt empfiehlt der Deutsche Tennis Bund, ClubDesk für die Vereinsverwaltung zu verwenden. Mehr >
Nach Evaluation mehrerer Vereinssoftware-Lösungen hat sich der Niedersächsische Turnerbund aus Hannover für ClubDesk entschieden: „Wir empfehlen ClubDesk als eine sehr gute Lösung.“. Mehr >
Die "meine VBRB" empfiehlt ClubDesk als Vereinssoftware, um Kunden aktiv bei der Digitalisierung ihrer Vereine zu unterstützen. Mehr >
Deutschlands Nr. 1 im Versandhandel für Sportgeräte empfiehlt all seinen Kunden ClubDesk als Vereinssoftware. Mehr >
Kneipp aus Bad Wörishofen – die größte unabhängige, private Gesundheitsorganisation Deutschlands empfiehlt ClubDesk. Mehr >
"Volksbank eG – Die Gestalterbank" empfiehlt allen Kunden ClubDesk im Rahmen ihres Mehrwertprogramms für Vereine. Mehr >
Für ihr Vereinspaket hat Raiffeisen mehrere Vereinssoftware-Lösungen miteinander verglichen und sich für ClubDesk als Partner entschieden. Mehr >
Als grosser Finanzdienstleister unterstützt PostFinance Vereine aktiv bei der Digitalisierung und empfiehlt allen Vereinen dafür ClubDesk. Mehr >
Als einziger 3-Sparten-Laienverband in der Schweiz unterstützt der Eidgenössische Jodlerverband seine Vereine. Mehr >
Swiss Sailing stellt ClubDesk allen Schweizer Segelvereinen seit 2020 kostenlos zur Verfügung. Mehr >
Der Verband der Tischtennisvereine in der Schweiz, ermöglicht seinen Vereinen ClubDesk ein Jahr kostenlos zu nutze. Mehr >
Der SKF ist der grösste konfessionelle Frauendachverband der Schweiz. Damit seine 600 Ortsvereine auch in Zukunft Zeit sparen, empfiehlt der SKF, ClubDesk zu verwenden. Mehr >
Unsere Partnerin SCV empfiehlt all ihren Vereinen den Einsatz von ClubDesk bei der Chorverwaltung. Mehr >
nu Datenautomaten GmbH – Schnittstelle zu Software für Sportverbände Mehr >
Wer in seinem Verein QR-Codes für bargeldloses Zahlen einsetzen will, dem wird ClubDesk von TWINT empfohlen. Mehr >
Dank unserer Kooperation mit dem Dachverband können Behindertensportvereine in der Schweiz ClubDesk kostenfrei nutzen. Mehr >
Hilfreiche Zusatzinformationen
Erfahrungsbericht:
Mitgliederverwaltung einfach im Griff
So einfach kann Mitgliederverwaltung mit der richtigen Software sein. Das zeigt der Musikverein Monster-Guugger.
Tipps & Tricks:
Mitglieder importieren
Hier erfahrt ihr, wie man einfach und schnell startet und Mitglieder und Kontaktdaten importiert.
Vereinswissen:
Datenschutz für Mitgliederdaten
Mitglieder im Blick – und Datenschutz im Griff: Erfahrt, wie ihr Mitgliederdaten DSGVO‑konform verwaltet.
Häufige Fragen zur Mitgliederverwaltung
Was ist eine Mitgliederverwaltung?
Die Verwaltung von Mitgliedern ist Kernaufgabe der Vereinsorganisation und ist in den meisten Fällen dem Vorstand zugeordnet. Ziel ist es, alle Daten zu den Vereinsmitgliedern (z.B. Mitgliedschaften, Mitgliedsbeiträge, Rollen, etc.) an einem Ort gebündelt abzulegen und dadurch einen guten Überblick über den Verein zu gewährleisten. Zur Unterstützung bietet sich der Einsatz einer Softwarelösung speziell für Vereine an.
Warum sollte man eine Software für die Mitgliederverwaltung nutzen?
Eine Mitgliederverwaltung Software bietet Vorteile bei der Organisation von Vereinsdaten. Sie bündelt Daten, wodurch die Pflege von Excel-Tabellen oder Papierlisten überflüssig wird. Automatisierung von Aufgaben wie Buchhaltung, Kommunikation und Veranstaltungsplanung spart Zeit und minimiert Fehler. Außerdem sorgt sie für mehr Datensicherheit und DSGVO-Konformität.
- Kinderleicht & übersichtlich: Zentrale Effiziente Organisation aller Vereinsmitgliederdaten.
- Optimal zusammenarbeiten: Individuelle Zugriffsrechte steigern Effizienz und Qualität der Mitgliederdaten.
- Zeit sparen: Automatisierte Prozesse und integrierte Module reduzieren Verwaltungsaufwand.
- Datenschutz & Sicherheit: DSGVO-konforme Software bietet maximalen Datenschutz für Mitgliederdaten.
- Toller Service für Mitglieder: Online-Anmeldungen, Erinnerungen und integrierte Kommunikation.
- Flexibel überall nutzen: Software überall nutzbar – am PC, Tablet oder per Smartphone.
Wer ist für die Verwaltung von Mitgliedern im Verein zuständig?
In der Regel ist der Vorstand für die Verwaltung der Dokumente und Daten der Mitglieder im Verein zuständig. Er kann diese Aufgabe aber auch an eine oder mehrere andere Personen des Vereins delegieren.
Wie viel kostet das Programm zur Mitgliederverwaltung im Verein?
Unsere Funktionen zur Mitgliederverwaltung, Rechnung und Buchhaltung und Vereinshomepage können bereits eingeschränkt in der kostenlosen Softwareversion genutzt werden. Diese ist besonders für kleine Vereine ideal. Gerne kannst du dir unter dem Bereich Preise einen genauen Überblick über unsere Pakete, die enthaltenen Funktionen und die anfallenden Kosten machen. Zu jeder Softwareversion steht euch auch eine kostenlosen Demoversion zur Verfügung.
Wie unterstützt ClubDesk die effiziente Verwaltung von Mitgliedern?
Die Mitgliederverwaltung ist das zentrale Tool, um Daten von Vereinsmitgliedern übersichtlich zu erfassen, zu aktualisieren und zu verwalten. Du behältst so jederzeit den Überblick über alle Vereinsmitglieder.
Wie funktioniert der Import von unseren Mitgliederdaten?
Über den CSV-Import kannst du Daten schnell und unkompliziert hinzufügen oder exportieren – perfekt, um direkt mit ClubDesk durchzustarten.
Kann ich die Daten der Mitglieder einfach bearbeiten und aktualisieren?
Ja! Du kannst bestehende Daten jederzeit bearbeiten. Änderungen werden automatisch synchronisiert, sodass alle Daten der Vereinsmitglieder stets aktuell bleiben.
Kann ich die Daten mehrerer Mitglieder gleichzeitig aktualisieren?
Ja, eine Massenaktualisierung ist einfach möglich. Sollen alle Mitglieder einer bestimmten Altersgruppe, z.B. die 10- und 11-Jährigen, am Ende der Saison einer anderen Juniorenkategorie zugeordnet werden? Oder verändert sich der Mitgliederbeitrag? In ClubDesk erledigst du solche Aufgaben mit drei Mausklicks.
Welche Filter- und Suchfunktionen bietet die Mitgliederverwaltung?
ClubDesk bietet leistungsstarke Filter- und Suchoptionen, z.B. nach Alter, Beitrittsdatum oder Mitgliedsstatus. Mit wenigen Klicks kannst du die gewünschten Datensätze zusammenstellen oder sogar in Excel-Listen exportieren.
Sind die Daten unserer Mitglieder DSGVO-konform geschützt?
Ja, absolut! ClubDesk setzt auf moderne Verschlüsselung und erfüllt die Anforderungen der DSGVO. Deine Daten sind durch strenge Sicherheitsmaßnahmen geschützt und bleiben vertraulich.
Was mache ich, wenn ich Hilfe bei der Mitgliederverwaltung brauche?
Der ClubDesk-Support hilft dir gerne per Mail oder Telefon. Außerdem gibt es Online-Hilfen, Tutorials und eine aktive Community.
Gibt es eine mobile Version der Software zur Mitgliederverwaltung im Verein?
Ja, ClubDesk ist mobilfähig und funktioniert einfach auf dem Smartphone oder Tablet. So kannst du auch unterwegs Daten einsehen und aktualisieren – perfekt für den flexiblen Einsatz, z.B. beim Training oder auf dem Vereinsfest.
Wie kann ich Mitglieder in Gruppen oder Kategorien organisieren?
Mit ClubDesk kannst du deine Vereinsstruktur 1:1 abbilden und Mitglieder in verschiedene Gruppen oder Kategorien einteilen. Ein paar Klicks reichen, um diesen Gruppen Briefe, E-Mails oder Rechnungen zu senden.
Kann ich benutzerdefinierte Felder hinzufügen, z.B. Trikotgröße oder Instrument?
Ja, du kannst eigene Felder erstellen, um wichtige Infos zu erfassen, die für deinen Verein besonders relevant sind.
Wie unterstützt ClubDesk die Kommunikation mit den Mitgliedern?
Die Software bietet verschiedene Kommunikationsfunktionen – von Serienbriefen und E-Mails bis hin zur Vereinswebseite. So erreichst du alle Mitglieder einfach und zielgenau.
Noch Fragen? Unser ClubDesk-Team hilft gerne weiter >
Fazit
Mit ClubDesk als Vereinslösung für die Mitgliederverwaltung habt ihr alle Kontaktdaten für Mitglieder, Sponsoren, Spendern usw. zentral und sicher an einem Ort. Ihr könnt ganz einfach bestimmen, wer welche Kontaktdaten einsehen oder sogar bearbeiten darf. So sind die Daten immer auf dem aktuellen Stand und es gibt keine doppelten Listen. Die Mitgliederverwaltung mit ClubDesk ist einfach und effizient - überzeugt euch selbst!
