So einfach kann digitale Vereinsverwaltung sein
– und jeder kann’s nutzen

Yves Schumacher

Präsident der Monster-Guugger

„Ich finde es toll, dass man hier alles an einer Stelle hat. So können unsere sieben Vorstandsmitglieder optimal zusammenarbeiten.“

Über die Monster-Guugger

Die Monster-Guugger sind ein traditioneller Guggenmusig-Verein aus Buchrain, nahe Luzern. Gegründet im Jahr 1991 als Kinder-Guggenmusig, zählt der Verein heute über 60 aktive Mitglieder sowie zahlreiche passive und Ehrenmitglieder. Beim jährlichen Fasnachtsfest im Dorf fungieren die Monster-Guugger als Trägerverein und organisieren neben dem Kinderumzug auch die grosse Party namens Monster-Virus.

Zu den Monster-Guuggern

Vereinsart

Guggenmusig-Verein

Mitgliederanzahl

Über 60 Aktive

ClubDesk seit

2019

Die Suche nach einer einfachen und besseren Lösung für die Vereinsverwaltung

Vor der Einführung von ClubDesk standen die Monster-Guugger vor organisatorischen Herausforderungen. Der damalige Kassier Joel Roos erklärt: „Vor ClubDesk haben wir mit einer Buchhaltungssoftware gearbeitet, die fest auf einem PC installiert war. Das war nervig, weil man nicht von überall Zugriff darauf hatte. Auch der Abgleich mit den Excel-Tabellen, die wir zur Mitgliederverwaltung genutzt haben, war anstrengend.“

Die Lösung kam durch eine Empfehlung des ClubDesk-Partners Raiffeisen, bei der der Verein ein neues Konto eröffnete. Schnell wurde klar, dass ClubDesk alle benötigten Funktionen bietet – und das in einer einzigen, benutzerfreundlichen Plattform. Besonders die einfache Bedienung überzeugte das Vorstandsteam der Monster-Guugger, sodass die Entscheidung für den Wechsel rasch getroffen wurde.

Einfache Verwaltung aller Vereinsaufgaben

Seitdem ClubDesk bei den Monster-Guuggern im Einsatz ist, hat sich der Arbeitsaufwand für Yves Schumacher und den restlichen Vorstand erheblich reduziert. Besonders die Mitgliederverwaltung profitiert von der zentralen Lösung, da alle Informationen an einem Ort gebündelt sind. Früher mussten verschiedene Excel-Listen für Mitglieder, Sponsoren und Gönner aktualisiert und abgeglichen werden – heute ist alles übersichtlich und jederzeit abrufbar.

Yves Schumacher sieht noch weitere Vorteile bei ClubDesk: „Neuerdings verschicke ich auch sämtliche internen Newsletter easy mit ClubDesk via E-Mail. Dazu brauche ich nur die Gruppen auszuwählen und fertig. Dann muss ich das nicht mehr über Outlook machen. Auch den Kalender haben wir aktiv im Einsatz. Dort findet man alle Termine und jeder kann ihn sogar für sich auf dem Smartphone abonnieren, wenn er möchte. Das ist schon praktisch.“

Schon nach einer kurzen Eingewöhnung waren wir richtig happy mit der Lösung. Das hat unsere Arbeit um vieles leichter gemacht.

Yves Schumacher & Joel Roos

Monster-Guugger Bueri

Finanzverwaltung leicht gemacht

Ein besonders großer Vorteil zeigt sich in der Buchhaltung. Hier war der damalige Kassier Joel Roos direkt begeistert: „In meiner Zeit als Kassier hatte ich viel mit der Buchhaltung für unseren Verein in ClubDesk zu tun. Rechnungen waren immer schnell verschickt und archiviert. Zudem läuft der Import von den Raiffeisen-Files absolut reibungslos. Ich muss sagen – und da spreche ich wohl für alle Vorstandsmitglieder – dass wir sehr glücklich mit der Lösung von ClubDesk sind.“

Auch die Übergabe von Vereinsämtern werden durch ClubDesk erleichtert. Da alle Daten zentral gespeichert sind, müssen neue Vorstandsmitglieder nicht mühsam alte Dokumente durchsuchen. Stattdessen erhalten sie direkt Zugriff auf eine vollständige, aktuelle Übersicht der Vereinsfinanzen und -mitglieder.

Warum sich ein Wechsel lohnt

Die Monster-Guugger empfehlen ClubDesk uneingeschränkt weiter. Besonders die Transparenz und die einfache Bedienung machen die Software zu einer wertvollen Unterstützung für Vereinsvorstände. Alle wichtigen Funktionen – von der Mitgliederverwaltung über die Finanzbuchhaltung bis hin zur Terminplanung – sind in einer einzigen Plattform vereint. Dies erleichtert die Zusammenarbeit im Vorstand erheblich und spart wertvolle Zeit.

Für andere Vereine, die noch mit veralteten Systemen oder umständlichen Excel-Tabellen arbeiten, könnte ein Wechsel zu ClubDesk eine erhebliche Erleichterung bringen, wie die Monster-Guugger betonen. Wer sich selbst von der einfachen Handhabung überzeugen möchte, sollte die Software einfach testen – denn effizientere Vereinsarbeit beginnt mit den richtigen Werkzeugen.

Redaktion

Eine Zusammenarbeit von ClubDesk und Monster-Guugger Bueri.
Interview führte: Matthias Probst (ClubDesk)
Interviewpartner: Yves Schumacher und Joel Roos (Monster-Guugger Bueri)

ClubDesk-Partner Deutschland

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