Version 3.2 jetzt verfügbar
ClubDesk – Neue Version 3.2 mit oft gewünschten Komfortverbesserungen

Seit dem 24.03.2022 profitieren alle ClubDesk-Anwender*innen von zahlreichen neuen und verbesserten Funktionen in der Version 3.2. Zudem wurde eine ganze Batterie kleinerer Probleme und Bugs behoben.

Bei den Neuerungen dieser Version handelt es sich in erster Linie um Verbesserungen, die einzelne häufig genutzte Funktionen deutlich komfortabler machen oder viele Anwender*innen immer wieder gestört oder gar behindert haben. Dazu sind wir Themen aus allen Bereichen - von der Terminplanung bis zur Buchhaltung - angegangen, die von sehr vielen User*innen im Wunschformular, im Support oder im Forum gemeldet wurden oder Funktionen betreffen, die sehr häufig ausgeführt werden.

An dieser Stelle ein herzliches Dankeschön an alle Anwender*innen für all die tollen Anregungen und Verbesserungsvorschläge! Wir werden auch künftig immer wieder solche Feature-Releases anbieten, bei denen solche Anwenderwünsche im Zentrum stehen.

Da ClubDesk eine Online-Software ist, stehen alle Neuerungen sofort automatisch allen Anwendern zur Verfügung. Man muss also nichts installieren, um von der neuen Version zu profitieren.

Ganz Neu: Budgetauswertungen

In der Buchhaltung könnt ihr jetzt auch das Budgets eures Vereins sehr einfach und übersichtlich auswerten und präsentieren. Mit dem neuen Befehl «Budget» erstellt ihr mit 3 Klicks zum Beispiel eine Auswertung, die das neue Budget im Vergleich zum Vorjahr zeigt. So könnt ihr die Budgetentwicklung von bis zu 5 Jahren miteinander vergleichen und festlegen, ob ihr die Abweichungen der einzelnen Position in Prozent oder als absolute Beträge zeigen wollt. Wie in den ClubDesk Auswertungen üblich, könnt ihr für das Budget den Detaillierungsgrad festlegen, also ob alle Konten oder nur Kontengruppen (Anzeigetiefe wählbar) angezeigt werden sollen. Neu ist auch, dass ihr diese Auswertungen jetzt wahlweise auch als Exceldatei exportieren könnt.

Anbindung neuer Partner

ClubDesk 3.2 bietet allen Vereinen, die Mitglied von PluSport (Behindertensportverband), des Schweizerischen Katholischen Frauenbundes oder Kunden der Volksbank sind, diverse Vorteile. Dazu gehören z.B. Unterstützung beim Onboarding oder Verbandsinfos im Schwarzen Brett. Natürlich vergrössern die Vereine dieser Institutionen auch die Anwenderschaft und tragen zur kontinuierlichen Weiterentwicklung von ClubDesk bei.

Intelligente Signaturen für E-Mails

Einer der 5 meistgenannten Komfortwünsche, die in der aktuellen Version umgesetzt wurden, ist die Möglichkeit, «Standardsignaturen» für den Verein zu definieren. Wollt ihr, dass die Signaturen von E-Mails, die ihr im Namen eures Vereins verschickt, immer gleich aussehen oder zwingend bestimmte Information enthalten (z.B. Vereins-URL, Registernummer oder Name des bzw. der 1. Vorsitzenden), dann könnt ihr jetzt Signaturen erstellen, die allen Vereinsmitarbeiter*innen zur Verfügung stehen und automatisch eingefügt werden. Damit ihr die Signaturen effizient nutzen könnt, unterstützen die neuen Signaturen Platzhalter. So könnt ihr auch variable Informationen wie den Namen, die Telefonnummer oder z.B. die E-Mail des Absenders automatisch einfügen.

Vorgabedatum für Sammelbuchungen

Diese Verbesserung wird jede*n Vereinsbuchhalter*in, der bzw. die immer mal wieder Sammelbuchungen erstellt, sehr freuen: Sammelbuchungen erhalten jetzt automatisch dasselbe Datum als Vorschlag wie die letzte erfasste Buchung. Für viele Buchhalter*innen ein echter Komfortgewinn.

Vorjahresvergleich für Bilanz und Erfolgsrechnung

ClubDesk 3.2 bringt mit Vorjahresvergleichen für Bilanz und Erfolgsrechnung eine weitere langersehnte Verbesserung für alle Kassierer*innen und Schatzmeister*innen. Wie auch bei der neuen Budgetauswertung lassen sich jetzt die Entwicklungen der einzelnen Konti von bis zu 5 Jahren schnell und einfach miteinander vergleichen. Auf Wunsch lassen sich die Veränderungen in Prozent oder in absoluten Beträgen für jedes Jahr anzeigen. So sieht man sehr bequem und übersichtlich, wie schnell oder langsam bestimmte Positionen wachsen oder schrumpfen.

E-Mails mit unsichtbaren Empfängern

Es gibt eine häufig genutzte und effiziente Methode, um Mails an sehr viele verschiedene Leute zu verschicken: es werden alle Empfänger in der Mitgliederliste bzw. der Kontaktliste markiert und dann der Befehl «E-Mail erfassen» gewählt.
Der Nachteil war, dass dabei jede*r Empfänger*in die E-Mailadressen aller anderen Empfänger gesehen hat. Mit den beiden neuen Befehlen «E-Mail erfassen Cc» bzw. «E-Mail erfassen Bcc» kann man die Empfängeradressen jetzt ins Cc-Feld schreiben oder eben ins Bcc-Feld, wenn die E-Mailadressen für alle unsichtbar sein sollen. So könnt ihr bequem Massen-E-Mails an eine beliebige Auswahl von Leuten verschicken, ohne dass alle die E-Mailadressen der anderen sehen.

Sortierung von Beiträgen auf der Vereinshompage

Viele Vereine nutzen die Möglichkeit, Infos und News mit Hilfe von Beiträgen schnell und unkompliziert auf der Vereinswebsite zu veröffentlichen. Dazu könnt ihr z.B. bestimmen, wer solche Beiträge erfassen, wer sie veröffentlichen darf oder auch welche News auf der Webseite angezeigt werden sollen (z.B. die neusten fünf oder alle der letzten drei Monate). Bisher wurden immer die neuesten Beiträge ganz oben angezeigt. Sehr viele Anwender*innen haben sich gewünscht, dass man den neusten Beitrag auch als letzten auflisten kann, was z.B. praktisch ist, wenn man die Beiträge mehr wie einen Blog oder für Berichte statt als News nutzten will. Zudem lassen sich die sichtbaren Beiträge auch alphabetisch nach dem Titel sortieren. Mit ClubDesk 3.2 habt ihr jetzt die Wahl wie ihr die Beiträge anzeigen und nutzen wollt.

Sicherheit dank maskierter IBAN

Bei bestimmten Finanztransaktionen - zum Beispiel bei der Vorabankündigung von Lastschriften - wäre es praktisch, wenn man dem bzw. der Empfänger*in zu Kontrollzwecken anzeigen könnte, von welchem Konto der geschuldete Betrag eingezogen wird. Nun sollte man aber aus Sicherheitsgründen keine Kontodaten einfach so per E-Mail verschicken. Mit ClubDesk 3.2 könnt ihr jetzt mit einem neuen Platzhalter so genannte maskierte IBANs verwenden, die dann in etwa so aussehen: DEXX XXXX XXXX XXXX XX12 34. Die ersten zwei und letzten vier Zeichen reichen aus, damit der bzw. die Empfänger*in das Konto identifizieren kann, aber mit diesen Infos kann niemand sonst etwas anfangen.

Bilanz, Erfolgsrechnung usw. als Excel exportieren

In ClubDesk lassen sich auf Knopfdruck gute und übersichtliche Finanz-Auswertungen erstellen für die Bilanz, Erfolgsrechnung, Journal, Kontoblätter, Kontenplan, Budget, Summen- und Saldenliste oder die Saldobilanz. Ihr könnt das Aussehen und den Inhalt all dieser Auswertungen bis zu einem gewissen Mass selber bestimmen, also z.B. welche Konten bis zu welcher Tiefe angezeigt werden, welche Schrift ihr verwenden möchtet, ob mit oder ohne Vorjahresvergleich usw. 
Trotzdem wäre es immer mal wieder praktisch, eine Auswertung völlig frei zu gestalten oder als Grundlage für eigene Analysen und Berechnungen zu verwenden. Das wurde uns immer wieder als Verbesserungsvorschlag übermittelt. Um euch die größtmögliche Flexibilität zu geben, kann man jetzt alle Auswertungen als .xlsx-Dateien abspeichern und so bequem in Excel nach Belieben weiterarbeiten.

Alter und Vereinszugehörigkeit anzeigen

Neu könnt ihr in allen Listen mit Kontaktinformationen eine Spalte einblenden, die das Alter jeder Person zeigt. In einer weiteren neuen Spalte lässt sich anzeigen, wie viele Jahre jemand schon Mitglied im Verein oder schon Sponsor ist. Sortiert ihr nach diesen Spalten, dann könnt ihr mit zwei Klicks alle Mitglieder, die dieses Jahr 60 werden, selektieren oder allen Sponsoren, die seit über 10 Jahren dabei sind, eine E-Mail schicken. Natürlich lassen sich diese Informationen auch ganz einfach exportieren.

Bessere Validierung von Änderungen an Rechnungslayouts

Bisher konnte man aus Versehen das Layout von Rechnungen sehr einfach so verändern, dass keine sinnvollen Rechnungen mehr erstellbar waren. Neu überprüft ClubDesk beim Bearbeiten von Rechnungslayouts, ob man gerade dabei ist, einen Platzhalter zu löschen, den es braucht (z.B. für die Rechnungspositionen) und zeigt dann eine entsprechende Warnmeldung.

Neuer Platzhalter für Absender von Briefen, E-Mails, Rechnungen

Mit ClubDesk 3.2 könnt ihr in Serienbriefen, Rechnungen oder E-Mails jetzt einen Platzhalter einfügen, der Informationen des bzw. der Ersteller*in zeigt. Versendet euer Verein beispielsweise immer wieder denselben Serienbrief zum Jahresbeginn, dann könnt ihr jetzt Platzhalter mit dem Namen, der Telefonnummer, der Funktion oder einer beliebigen anderen Information über den bzw. der Absender*in einfügen. So steht unten auf jedem Brief immer automatisch der richtige Name und die richtige Telefonnummer oder E-Mail für Rückfragen.

Journal nach Buchungsdatum sortieren

Die Auswertung «Journal» zeigt Buchungen jetzt wahlweise sortiert in der Reihenfolge, in der sie erfasst wurden, oder neu auch nach Buchungsdatum. Dieser Wunsch war in den Top 1% der am häufigsten genannten Verbesserungsvorschläge. Habt ihr etwas, was wir verbessern könnten - egal wie unscheinbar - dann erfasst es einfach in unserem Online-Wunschformular: www.clubdesk.com/de/wuensche-und-anregungen

Standardeinstellung für neue E-Mails

Damit ihr in E-Mails unterschiedliche Schriftstile verwenden (z.B. Fett oder Unterstrichen) oder unten des Logo eures Vereins einfügen konntet, musstet ihr die E-Mails jedes Mal von «Nur Text» auf «HTML» umschalten. Das fällt jetzt weg. ClubDesk merkt sich für jede*n Vereinsmitarbeiter*in, in welchem Format das letzte E-Mail erstellt wurde, und schlägt dieses automatisch für neue E-Mails vor. Wieder einige Klicks gespart.

Bessere Validierung von Benutzernamen (ID)

In ClubDesk könnt ihr für jede erfasste Person eine ID (z.B: petra.muster) festlegen, die dann für die Vereins-E-Mailadresse (petra.muster@scmuster.com) oder das Login in ClubDesk oder den internen Bereich eurer Vereinswebseite verwendet wird. Aus technischen Gründen dürfen bestimmte Begriffe nicht als ID verwendet werden (z.B. «postmaster» oder «unsubscribe»). Die Version 3.2 zeigt jetzt eine Fehlermeldung immer dann an, wenn ihr versucht, jemandem solche nicht nutzbaren IDs zuzuweisen.

Zusatzspalten schneller finden

In fast allen Listen, die in ClubDesk angezeigt werden - egal ob für Mitglieder, Rechnungen oder Termine - könnt ihr selber bestimmen, welche Spalten und damit welche zusätzlichen Informationen ihr sehen wollt. Mitunter ist die Liste der möglichen Spalten sehr lang. Da hilft es, dass die Spaltenbezeichnungen jetzt in alphabetischer Reihenfolge sortiert sind und so schnell gefunden werden. Noch so eine kleine Verbesserung, die das Arbeiten mit ClubDesk 3.2 einfacher und komfortabler macht.

Eindeutige Mitglieder-ID in Rechnungen exportieren

Beim Erfassen eines neuen Mitglieds, aber auch bei Sponsoren und allen anderen Kontakten, erzeugt ClubDesk eine Identifikationsnummer, die nie mehr geändert werden kann und die dadurch garantiert eindeutig ist. Bei vielen Finanztransaktionen wäre es sehr hilfreich, wenn man diese ID nicht nur in ClubDesk nutzen, sondern auch exportieren könnte. Das geht jetzt: beim Export von Rechnungen könnt ihr jetzt auch diese interne ID des bzw. der Rechnungsempfänger*in auslesen. Sehr praktisch für alle unter euch, die Rechnungsdaten in externen Applikationen weiter bearbeiten oder auswerten wollen.

Bessere Validierung von Buchungskonten

Bestimmte Checks und Plausibilitätsfragen verhindern, dass ihr beim Erfassen von Buchungen Fehler macht. ClubDesk lässt jetzt nicht mehr zu, dass z.B. dasselbe Konto für Soll und Haben eingegeben werden kann. ClubDesk unterstützt euch also nach Kräften, Fehler zu vermeiden.

Flexiblere Darstellung von Social-Media-Links

Fast alle Vereine haben neben einer Vereinshomepage auch noch eine Facebook-Seite oder Instagram oder einen YouTube-Kanal und wollen prominent auf diese Kanäle verlinken. Dementsprechend häufig wurde gewünscht, dass man die Links zu diesen Kanälen beliebig auf der Seite ausrichten kann und nicht nur linksbündig wie bisher. Eine kleine aber feine Verbesserung für diejenigen, denen der Look der Vereinshomepage sehr wichtig ist.

QR-Rechnungen mit TWINT bezahlen

Bereits seit Juni 2020 unterstützt ClubDesk in der Schweiz das Erstellen von QR-Rechnungen. Wenn ihr euren Mitgliedern oder Gönner*innen zukünftig ermöglichen wollt, Rechnungen auch bequem mit TWINT zu bezahlen, so ist das ab der Version 3.2 dank der Partnerschaft mit RaiseNow, dem Technologiepartner von TWINT, problemlos möglich. Mit drei Klicks könnt ihr festlegen, dass der QR-Code von QR-Rechnungen nicht nur mit allen gängigen Online-Bankinglösungen und Apps gelesen werden kann, sondern auch mit allen TWINT-Apps. Rechnungen per TWINT zu bezahlen ist extrem einfach und bequem und gerade bei jüngeren Mitgliedern sehr beliebt.

E-Mails mit TWINT-Paylinks verschicken

Eine ganz neue und sehr bequeme Möglichkeit, Rechnungen zu bezahlen, bieten in der Schweiz die neuen TWINT-Paylinks. Damit können eure Vereinsmitglieder (aber auch alle anderen, denen ihr eine Rechnung schickt) Rechnungen mit einem Klick auf einen Link in der E-Mail bezahlen. Wenn ihr eure QR-Rechnungen also per E-Mail verschickt, könnt ihr jetzt einen TWINT-Paylink in die E-Mail einfügen. Wenn ein Mitglied dann seine E-Mails auf dem Handy bearbeitet, kann die Rechnung mit einem Klick auf den TWINT-Paylink bezahlt werden. Andernfalls müsste man die Rechnung ausdrucken oder auf einem anderen Mobilgerät anzeigen, damit man den QR-Code mit dem Handy scannen kann ☺. Paylinks helfen sicher auch, dass die eine oder andere Rechnung ohne Nachfassen bezahlt wird.

Verbesserter Import von TWINT-Transaktionen

Richtig Sinn macht das Zahlen von Rechnungen per TWINT oder TWINT-Paylink nur dann, wenn ihr schnell und einfach alle Rechnungen als bezahlt abhaken könnt, die mit einer dieser Methoden bezahlt wurden. RaiseNow, der Technologie-Partner von TWINT, bietet daher die Möglichkeit, sämtliche TWINT-Transaktionen, die für euren Verein getätigt wurden, in einem Portal zu überwachen - von der Bezahlung einer Bratwurst am Sommerfest per TWINT-QR-Code, der Begleichung einer Mitglieder-Rechnung oder der Spende einer Gönnerin. Natürlich können diese Transaktionsdaten ganz einfach in ClubDesk eingelesen werden, wo dann automatisch die richtigen Rechnungen als bezahlt markiert und sogar entsprechende Buchungen in der Vereinsbuchhaltung erzeugt werden. So ist das eine runde Sache.

Anleitung zur Ablösung von Einzahlungsscheinen

Ab Ende September 2022 können in der Schweiz Rechnungen, die mit orangen und roten Einzahlungsscheinen verschickt worden sind, nicht mehr bezahlt werden. Damit kein Verein vergisst, rechtzeitig auf die neuen QR-Rechnungen umzustellen, zeigt ClubDesk 3.2 einen entsprechenden Hinweis mit ausführlichen Informationen zum Thema Ablösung von Einzahlungsscheinen durch QR-Rechnungen an.

Diverse kleine Optimierungen und Fehlerbehebungen

Zusätzlich zu den oben aufgeführten Neuerungen und Verbesserungen wurden eine Vielzahl kleinerer Probleme und Bugs behoben. Eine Liste mit den aktuellsten Änderungen findet ihr in den Changelogs, die ihr auf der Service und Support-Seite unserer Homepage findet.

ClubDesk wird ununterbrochen weiterentwickelt und verbessert und wir verfolgen sehr genau welche Verbesserungsvorschläge wie häufig gemeldet werden. Wenn ihr also einen Wunsch oder eine Anregung habt, die euch sehr helfen würde, dann meldet uns das bitte über unser online Wunschformular. Vielen Dank!