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Die neue Version ist jetzt verfügbar
ClubDesk 5: Spenden, Web-Formulare
und Vereinsvorlagen
Die neue Version 5 steht ab sofort allen ClubDesk-Anwender*innen zur Verfügung. Eine wichtige Neuerung ist die Integration einer umfassenden Spendenverwaltung, die es Vereinen ermöglicht, diesen wichtigen Bereich unkompliziert zu organisieren. Darüber hinaus sorgen Verbesserungen für Web-Formulare dafür, dass die Erstellung und Verwaltung von Anmeldungen, Umfragen und Kursen jetzt noch effizienter und einfacher ist. Ein weiteres Highlight sind die neuen Dokumentvorlagen. Damit erspart ihr euch mit rechtssicheren Mustern für Protokolle, Behördenschreiben, Briefe und E-Mails viel Zeit im Vereinsalltag.
1. Spendenfunktionen von A–Z
2. Web-Formulare: Einfach & flexibel
3. Vorlagen für Vereinsthemen
1.
Erfolgreich Spenden sammeln und verwalten
Spenden können mit ClubDesk 5 für euren Verein zu einer richtig interessanten Einnahmequelle werden. Die neue Version liefert euch das perfekte Werkzeug, um Spenden nicht nur erfolgreich, sondern vor allem auch ganz einfach und mit minimalem Aufwand zu sammeln.
Funktionen:
Hey …
wenn ihr bereits Spenden sammelt...
...erledigt ihr das in Zukunft mit ClubDesk in einem Bruchteil der Zeit und erhöht gleichzeitig eure Spendeneinnahmen deutlich.
Weil ihr in ClubDesk alle notwendigen Daten an einer Stelle habt, können viele Aufgaben weitgehend automatisch abgearbeitet werden oder ihr erledigt mit wenigen Klicks, was bis jetzt oft mühsame Handarbeit war. Und weil alles mit ClubDesk so einfach ist, könnt ihr mit wenig Aufwand zusätzliche Spendenaktionen durchführen und euch zum Beispiel schneller bei mehr Spendern bedanken.
wenn ihr bisher wenig oder nichts mit Spenden zu tun hattet...
...dann könnt ihr das jetzt ändern und mit wenig Aufwand erfolgreich Spenden sammeln. Das Thema Spenden war euch bis jetzt zu kompliziert oder ihr wusstet nicht, wie und wo ihr anfangen sollt? ClubDesk hilft euch bei allen Aufgaben optimal.
Die Software unterstützt euch vom ersten Spendenaufruf über das Bereitstellen eines Online-Spendenformulars und dem Verschicken von Dankesschreiben bis zum korrekten Erfassen von Spenden in der Buchhaltung. So vergesst ihr keinen Schritt und habt alles locker im Griff. Das ist so leicht und mit wenig Aufwand verbunden, dass es sich selbst für kleine Spendenaktionen lohnt.
Video: Spendenfunktionen in ClubDesk
Mit ClubDesk erledigt ihr alle Aufgaben einer Spendenaktion in einer Software – vom Spendenaufruf über das Bereitstellen von Zahlungsmöglichkeiten bis zu den Dankesschreiben inklusive Spendenbescheinigungen und der Buchhaltung.
Das spart enorm Zeit und macht das erfolgreiche Spenden sammeln extrem leicht. Wie einfach das sein kann, erfahrt ihr im Video.
1.1 Spendenaufrufe:
Mit Leichtigkeit zum Spendenerfolg
Alles beginnt mit einem passenden Spendenaufruf, der eure Gönner emotional anspricht und zum Handeln motiviert. Mit ClubDesk erstellt ihr professionelle Kampagnen in Rekordzeit und sprecht genau die richtigen Kontakte über deren bevorzugte Kanäle an. So senkt ihr die Hemmschwelle für eure Unterstützer und steigert die Erfolgschancen für eure Projekte nachhaltig.
Spendenaufrufe erstellen
Die Erstellung von Spendenaufrufen ist in ClubDesk mit wenigen Klicks erledigt - dank der von Fundraising-Profis erstellten Vorlagen für Spendenaufrufe.
Ihr habt direkten Zugriff auf alle von euch verwalteten Gruppen und Kontakte – einschliesslich Mitglieder, Eltern, Fans und Gönner. Und natürlich auch auf alle alten erfolgreichen Spendenaufrufe. Dadurch könnt ihr blitzschnell Spendenaufrufe für alle erfolgsversprechenden Kontakte auf einmal generieren, was sicherstellt, dass kein potenzieller Spender übersehen wird.
Spendenaufrufe verschicken
Nachdem ihr die Spendenaufrufe in ClubDesk erstellt habt, könnt ihr diese mit drei Klicks per E-Mail* oder Post an eure Empfänger versenden. So könnt ihr jeden Spendenaufruf auf dem Kanal verschickt, der die höchste Aufmerksamkeit erzielt. Macht es euren Gönnern so einfach wie möglich: Je weniger Hürden es gibt, desto lieber wird gespendet.
*Bitte denkt daran, dass ihr E-Mails nur an Personen verschicken dürft, von denen ihr die Einwilligung dafür habt.
Verschiedene Spenden-Arten anbieten
Ob klassisch per Banküberweisung, bequem via QR-Code oder blitzschnell per Online-Zahlungsformular – gebt den Unterstützern in euren Spendenaufrufen die freie Wahl.
Baut in die Spendenaufruf-Mails direkt Links zu eurem Zahlungsformular ein. Oder nutzt für Briefe einen QR-Code zu eurer Spenden-Webseite, den ihr mit ClubDesk einfach erstellen könnt.
1.2 Zahlungsformulare:
Spenden für Spender*innen einfach machen
Ein entscheidender Faktor für den Erfolg von Spendenaktionen ist es, den Spender*innen das Spenden so einfach wie möglich zu machen. Wenn der Prozess leicht und bequem ist, wirkt sich dies extrem positiv auf die Spendeneinnahmen aus.
Natürlich könnt ihr einfach eine IBAN in einem Brief, einer E-Mail oder auf der Website angeben, über die die Leute Geld überweisen können. Aber das bedeutet, dass sich die Spender*innen erst ins E-Banking einloggen und die IBAN eingeben müssen. Mit ClubDesk könnt ihr dies viel einfacher gestalten.
Eigene Spendenseite auf der Vereinswebseite
Mit ClubDesk könnt ihr mit ein paar Klicks eine spezielle Spendenseite auf eurer Vereinswebseite einrichten. Dort könnt ihr auch direkt Online-Zahlungsformulare von TWINT oder PayPal einfügen oder Widgets von Crowdfunding-Plattformen wie Lokalhelden oder wemakeit einbinden.
Zusätzlich liefert ClubDesk ein vorgefertigtes Formular für Spendenversprechen mit. Damit können Spender einfach eine Spende zusagen, für die sie dann z.B. eine Zahlungsbitte (Rechnung) von euch erhalten. Dafür braucht ihr dann natürlich kein TWINT- oder PayPal-Konto.
PayPal
PayPal erfreut sich grosser Beliebtheit und stellt auch für Vereine eine hervorragende Option dar, um es Spenderinnen und Spendern möglichst einfach zu machen, euren Verein zu unterstützten. Über die Einbindung von PayPal auf der Spendenseite eurer Vereinswebseite können Beträge zudem per Kreditkarte und wahlweise einmalig, monatlich oder jährlich an euren Verein überwiesen werden.
Beim Import eurer Zahlungseingänge werden die Spender*innen auf Knopfdruck als Kontakte in ClubDesk angelegt, falls ihr sie dort noch nicht erfasst hattet. Dadurch könnt ihr natürlich sehr einfach Dankesschreiben inklusive Spendenbescheinigungen verschicken und die Spender auch bei zukünftigen Spendenaufrufen kontaktieren.
Crowdfunding-Plattformen
Wenn ihr ein Projekt plant, indem eine größere Spendensumme benötigt wird, ist Crowdfunding eine gute Möglichkeit Spenden zu sammeln. Ein Vorteil für Spender*innen ist, dass die Spenden – je nach Plattform – unter Umständen auch zurück an den Spender gehen, wenn die für das Projekt benötigte Spendensumme nicht erreicht wird.
Habt ihr euer Spenden- oder ein Teilziel erreicht, werden auf den meisten Crowdfunding-Plattformen alle gespendeten Beträge auf einmal auf euer Vereinskonto überwiesen. Danach habt ihr bei fast allen Plattformen wie BetterPlace oder Startnext die Möglichkeit auf Knopfdruck alle Einzelspenden als eine Text- oder Excel-Liste zu exportieren und diese direkt mit den einzelnen Beträgen in ClubDesk zu importieren. ClubDesk erzeugt dann für jeden Betrag eine eigene Spende, weist sie einem bestehenden Kontakt zu oder erzeugt auf Wunsch einen neuen Kontakt. So wisst ihr auch bei solchen Spendenaktionen immer wer, wieviel gespendet hat und könnt diese Spender*innen ganz einfach für zukünftigen Spendenaufrufen anschreiben. Und wenn die Crowdfunding-Plattformen nicht automatisch Dankesschreiben oder Spendenbescheinigungen erzeugen und verschicken kann, erledigt ihr das einfach in ClubDesk mit drei Klicks.
Bequem Spendenseiten aufrufen
Um den Zugang zur Spendenseite noch einfacher zu gestalten, bietet ClubDesk die Möglichkeit, einen QR-Code zu generieren, der die Spendenseite aufruft. Dieser QR-Code kann dann z.B. in Briefe, Flyer oder Plakate integriert werden. Dadurch wird der Spendenprozess für eure Unterstützer*innen so einfach wie nur möglich gestaltet und kann direkt mit dem Smartphone gestartet werden.
Mit diesen Funktionen von ClubDesk könnt ihr den gesamten Spendenprozess für eure Spender*innen deutlich erleichtern. Das spiegelt sich sicher in steigenden Spendeneinnahmen wider.
1.3 Erfassen von Spenden
Das Erfassen von Spenden – oft aus verschiedensten Quellen – stellt eine zeitintensive und fehleranfällige Aufgabe dar. Durch die Verknüpfung von Spenden- und Kontaktverwaltung, Rechnungen und Zahlungseingängen wird das für euren Verein zum Kinderspiel.
Mit ClubDesk könnt ihr alle Spendenarten ganz einfach erfassen und verwalten. Egal, ob ihr eine Spende als Barspende bekommt, per E-Banking überwiesen wird, durch Zahlung einer Rechnung eingeht, von einer Crowdfunding Plattform stammt oder über euer Online-Spendenformular übermittelt wird.
Spenden aus Spendenaufrufen & Rechnungen
Sobald Zahlungseingänge von Online-Zahlungsformularen oder von Rechnungen mit einer Spendenposition auf eurem Bankkonto eingehen, identifiziert der clevere ClubDesk-Import solche Zahlungen als Spenden. Daraufhin erzeugt ClubDesk automatisch die passenden Buchungen in der Vereinsbuchhaltung und entsprechende Spenden, die dann direkt in der Spendenverwaltung angezeigt werden.
Das macht es sehr leicht, z.B. Dankesbriefe für diese Spenden zu verschicken oder diese Spendeneingängen später als Grundlage für neue Spendenaufrufe zu verwenden.
Spenden bei Überzahlung einer Rechnung
Eine einfache Art, um Spenden zu generieren, ist, Mitglieder, in dem Moment, wo sie sowieso schon eine Rechnung zahlen, darum zu bitten, freiwillig etwas mehr zu zahlen.
Zum Beispiel mit einer zusätzlichen freiwilligen Rechnungsposition oder mit der Bitte, im normalen Rechnungstext den Rechnungsbetrag aufzurunden. Weil ClubDesk solche Zahlungen als Spende erkennt, ist das eine extrem effiziente und sehr einfache Art, zusätzliche Mittel zu beschaffen.
Spontan- und Barspenden
Wer kennt es nicht – Euer Verein organisiert ein Sommerfest, bei dem ihr Bargeldspenden entgegennehmt oder Spenden über einen ausgelegten PayPal-QR-Code erhaltet. Vielleicht habt ihr aber auch auf eurer Webseite einen Spendenaufruf und erhaltet darüber Zahlungen?
Für solche Zahlungseingänge könnt ihr beim Import in die Buchhaltung mit einem Klick festlegen, dass es sich um eine Spende handelt. Dies vereinfacht den Verwaltungsprozess erheblich und wenn ihr die Namen der Spender erfasst habt, ermöglicht dies zudem eine sehr effiziente Nachbearbeitung der Spenden wie z. B. das Verschicken von Spendenbescheinigungen.
Bequemes manuelles erfassen von Spenden
Zusätzlich zum Import von Zahlungseingängen bietet euch ClubDesk natürlich auch die Möglichkeit, Spenden manuell in eurer Spendenverwaltung zu erfassen.
Für diese Einträge werden dann Spenden in der Spendenverwaltung angelegt. Damit automatisiert ihr das Verschicken von Dankesschreiben oder Spendenbescheinigungen. Zudem werden automatisch Buchungen in der Buchhaltung angelegt.
1.4 Spendenmanagement mit Durchblick:
Verwalten, analysieren, wachsen
Den Erfolg eurer Vereinsarbeit sichert ihr nicht nur durch Herzblut, sondern auch durch einen klaren Blick auf eure Finanzen. Dabei hilft eine transparente Übersicht: Nur wer seine Spender kennt, kann sie wertschätzend und gezielt ansprechen.
Mit ClubDesk behaltet ihr jederzeit die Kontrolle – von der schnellen Filterung offener Aufgaben bis hin zur strategischen Analyse eurer Spendenhistorie. So verwandelt ihr Daten in Taten und sorgt dafür, dass eure nächste Kampagne genau ins Schwarze trifft.
Spenden einfach und übersichtlich verwalten
Mit ClubDesk habt ihr die optimale Übersicht über alle bisherigen Spenden. Mit nur einem Klick könnt ihr euch z.B. alle Spenden des aktuellen Jahres anzeigen, für die ihr euch noch nicht bedankt habt. Oder ihr schaut euch alle Spenden eines bestimmten Zeitraumes an.
Wie alle Listen in ClubDesk könnt ihr so auch alle Spenden filtern und sortieren. Zusätzlich habt ihr hier die Möglichkeit, Einzelspenden in Sammelspenden zusammenzuführen oder Sammelspenden in Einzelspenden aufzuteilen.
Spenderauswahl und Analyse leicht gemacht
Es ist auch ganz einfach, nach allen Spendern zu suchen, die in den letzten zwei Jahren "über 300 Franken" gespendet haben. Solche Top-Spender könnt ihr dann in ClubDesk ganz einfach mit einem eigenen Spendenaufruf anschreiben (z.B. mit einem Spezial-Brief statt per E-Mail).
Ihr könnt auf Knopfdruck auch Kampagnen-Kennzahlen oder -Entwicklungen auswerten. Wenn ihr eine noch detaillierte Auswertung der Spenden vornehmen möchtet, um z.B. mit KI-Tools zu analysieren, wie sich die Spenden über die letzten Jahre entwickelt haben oder in welcher Jahreszeit die Leute am meisten Spenden, bietet ClubDesk die Möglichkeit, alle Spenden bequem zu exportieren.
1.5 Begeisterte Unterstützer durch Wertschätzung und Professionalität
Spenderbindung entsteht durch Transparenz, Verlässlichkeit und echte Anerkennung. Von einem seriösen, überzeugenden Spendenaufruf, über ein sicheres Online-Zahlungsformular bis zum zeitnahen Dankesschreiben muss alles stimmen, um das Vertrauen eurer Spender zu gewinnen.
Dank professioneller Vorlagen und vieler Automatismen können auch Vereine, die kein professionelles Fundraising betreiben, mit ClubDesk ganz einfach alles richtig machen.
Vorlagen für Spenden
Nutzt die vielfältigen Vorlagen und den direkten Zugriff auf all eure bisherigen Kampagnen, um eure Kommunikation perfekt abzustimmen. So sprecht ihr verschiedene Zielgruppen wie Privatpersonen, Firmen oder Großspender ganz individuell und persönlich an.
Diese maßgeschneiderte Ansprache wirkt deutlich überzeugender und sorgt nachhaltig für mehr Erfolg bei euren Spendenaktionen.
Blitzschnell Dankesschreiben verschicken
Es kann schnell passieren, dass man vergisst, sich angemessen bei einem Spender zu bedanken. Oder es geschieht oft viel zu spät. Es ist jedoch entscheidend, Spendern rechtzeitig Anerkennung und Dankbarkeit zu zeigen, da dies die Wahrscheinlichkeit deutlich erhöht, auch in Zukunft weitere Unterstützung von ihnen zu erhalten.
Mit ClubDesk seht ihr mit einem Klick alle Spender, bei denen ihr euch noch nicht bedankt habt. Diesen schickt ihr dann auf Knopfdruck ein Dankesschreiben, wahlweise per Brief oder E-Mail. Ihr werdet also zukünftig nie mehr vergessen, euch bei jemandem zu bedanken und niemand muss mehr lange auf euer Danke warten.
Spendenbescheinigungen ausstellen
Wenn euer Verein gemeinnützig ist, solltet ihr Spendern unbedingt eine Bescheinigung mit allen relevanten Informationen zukommen lassen. In ClubDesk erzeugt ihr die offiziellen Formulare 034122 ("Bestätigung über Geldzuwendungen") und 034132 ("Sammelbestätigung") auf Knopfdruck. Um den Versand effizient zu gestalten, nutzt ihr die digitale Signatur – so verschickt ihr selbst dutzende Bescheinigungen rechtssicher und bequem per E-Mail.
Besonders clever: Ihr legt einfach fest, ab welchem Betrag automatisch eine Bescheinigung erstellt werden soll – voreingestellt ist die rechtlich relevante Grenze von 300 EUR. ClubDesk entscheidet anhand dieses Betrags automatisch, wer ein Dankesschreiben und wer eine formale Bescheinigung erhält. Das erspart euch das mühsame manuelle Filtern und spart enorm viel Zeit. Sollte ein Spender nachträglich doch noch eine Bescheinigung anfragen, könnt ihr diese jederzeit problemlos im Nachgang ausstellen.
Fazit: Mit ClubDesk einfach Spenden sammeln
Die neue Spendenfunktion von ClubDesk ist perfekt für ehrenamtlich geführte Vereine geeignet. Wie immer legt ClubDesk großen Wert darauf, dass das neue Spenden-Modul einfach und übersichtlich zu bedienen ist. Dank der nahtlosen Integration von Kontakt-, Kommunikatons-, Finanz- und Webseitenmodul können damit auch kleine und mittlere Vereine ihre Spendenkampagnen optimal umsetzen.
ClubDesk bietet eine sehr effiziente und unkomplizierte Lösung für alle "normalen" Vereine, die effektiv Spenden aus dem direkten Umfeld des Vereins generieren möchten. Für Stiftungen, Organisationen und Vereine, bei denen der Fokus sehr stark auf dem Sammeln von Spenden liegt und die Tausende von Spender*innen erreichen möchten, sind spezialisierte Lösungen jedoch besser geeignet.
2.
Web-Formulare: Einfach, flexibel und clever
Die neue Version ClubDesk 5 überzeugt mit einer Reihe richtig praktischer Verbesserungen bei den Web-Formularen. Nutzt am besten die neuen Formularvorlagen für einen blitzschnellen Start.
Formulare können nun euren Mitgliedern dessen eigene, also die im Verein gespeicherten, Daten anzeigen. Oder ihr könnt automatisch Anmelde- oder Bestellbestätigungen erzeugen. Auch optisch habt ihr nun freie Hand: Gestaltet eure Online-Formulare noch ansprechender mit Bildern und Trennlinien.
Video: Web-Formulare in ClubDesk
Erfahrt in diesem Video, wie ihr in kürzester Zeit unterschiedlichste Web-Formulare erstellt, mit denen ihr richtig viel Zeit spart und die einen super Service anbietet.
Es zeigt nicht nur, wie einfach das ist, sondern liefert auch tolle Ideen, wie und wofür ihr Formulare für euren Verein nutzen könnt.
Top Formularvorlagen: Schnell zum Ziel
Eine grosse Auswahl an praktischen Formatvorlagen erleichtert das schnelle und einfache Erstellen von Formularen auf eurer Vereins-Webseite enorm. Diese Vorlagen enthalten nicht nur Vorschläge für Eingabefelder, sondern auch die Daten-Tabellen, die befüllt werden, und Vorschläge für Bestätigungs-Mails.
Ob ihr nun ein Mitglieder-Anmeldeformular oder ein Formular für Helfereinsätze erstellen wollt – für all das hat ClubDesk eine Vorlage. Zusätzlich gibt es auch Vorlagen für Spendenversprechen, Umfragen, Kursanmeldungen und vieles mehr.
Personalisierte Bestätigungsseiten
Neu ist es möglich, personalisierte Bestätigungsseiten für eure Web-Formulare zu erstellen. Dadurch erhalten Nutzer*innen, die das Formular ausgefüllt haben, sofort Feedback – z.B. ein Dankeschön oder eine Zusammenfassung der eingegebenen Daten.
Selbstverständlich kann das auch als PDF heruntergeladen werden, was beispielsweise bei der Anmeldung zu einem Kurs als Anmeldenachweis dienen kann. Und auf vielfachen Wunsch kann man den Zurück-Button in Formularen nun auch ausblenden.
Individuelle Bestätigungs-Mails
Ihr könnt Nutzer*innen, die ein Formular ausfüllen, jetzt automatisch eine Bestätigungsmail zusenden. Diese E-Mails können auch die im Formular eingetragene Informationen enthalten.
Dabei können sensible Daten "maskiert" werden, sodass diese in der versandten E-Mail nicht sichtbar sind. Das bedeutet, ihr könnt beispielsweise Bankinformationen in der Bestätigungs-Mail unkenntlich machen, und sichert dadurch die Vertraulichkeit sensibler Daten.
Mitgliedern ihre Daten anzeigen
Formulare im Mitglieder-Bereich der Webseite können der eingeloggten Person direkt ihre beim Verein gespeicherten Daten anzeigen. So können die Mitglieder z.B. selber überprüfen, ob ihre Kontaktdaten noch aktuell sind und ganz einfach Änderungen an euch melden.
Aber auch die Mitglieder profitieren von dieser Funktion: Bei der Anmeldung zu einem Helfereinsatz oder einem Trainingslager werden ihre Kontaktdaten automatisch vorausgefüllt.
Formular-Ausfüller automatisch speichern
Eine neue Option ermöglicht es euch, automatisch zu speichern, welcher angemeldete Benutzer ein Formular ausgefüllt hat.
So könnt ihr z.B. sicher überprüfen, von wem ein Bestellformular ausgefüllt wurde, wer sich per Online-Formular für einen Helfereinsatz gemeldet hat oder wer angegeben hat, dass er ein Getränk aus dem offenen Kühlschrank im Clubheim entnommen hat.
Updates bei Tabellen
Auch sehr praktisch: Für alle Web-Formulare werden jetzt automatisch passende Tabellen angelegt, die alle erfassten Daten enthalten und in denen ihr die neuen Daten prüfen könnt, bevor ihr dann z.B. die Mitgliederdaten aktualisiert.
Sobald ihr ein Formular erweitert, wird die dazugehörige Liste natürlich aktualisiert. So wird die Bearbeitung der Daten, die über Formulare erfasst werden, sehr komfortabel.
Kein versehentliches Löschen von Datenspalten
Eine weitere häufig gewünschte Neuerung wurde umgesetzt: Wenn ihr ein Formularfeld löscht, wird die entsprechende Spalte in der verknüpften Tabelle nicht mehr automatisch mit gelöscht. Ab jetzt bleibt diese Spalte bestehen und alle bereits erfassten Daten, Kommentare und Bemerkungen bleiben erhalten.
Diese Neuerung bietet euch mehr Flexibilität bei der Bearbeitung bestehender Formulare, da wichtige Informationen erhalten bleiben, selbst wenn ihr Felder im Formular löscht.
Weniger Doppeleinträge
Kennt ihr das? Ihr entdeckt auf euren Formularlisten Einträge, die identisch sind und kurz nacheinander abgeschickt wurden. Es ist zeitraubend und manchmal ärgerlich, abzuklären, ob jemand wirklich dreimal Kuchen zum Vereinsfest beisteuert, oder ob das ein Fehler ist.
Glücklicherweise gibt es dafür nun eine effektive Lösung, die automatisch verhindert, dass Formulare von einzelnen Internetbrowsern versehentlich mehrfach gesendet werden.
3.
Tolle Vorlagen für Protokolle, Briefe, E-Mails und vieles mehr
Manchmal muss man als Verein ein Behördenschreiben an das Finanzamt verfassen, braucht ein rechtssicheres Formular, z.B. für die Übertragung des Stimmrechts an der Mitgliederversammlung oder will einfach einem Mitglied zu einem Jubiläum gratulieren. Dann folgt oft eine mühselige Suche nach Textvorlagen im Internet, die einen viel Zeit kosten.
ClubDesk 5 unterstützt euch auch hier im Vereinsalltag. Ab jetzt ist eine Bibliothek an professionellen Vorlagen speziell für Vereine direkt in ClubDesk integriert und in den Bereichen "Dokumente" und "E-Mails" nutzbar. Die Auswahl an Vorlagen wird laufend ausgebaut und auch an neue gesetzliche Vorgaben anpassen.
60+ Vorlagen für Mitgliederschreiben, Formulare, Protokolle, Zertifikate, ...
ClubDesk ist jetzt weit mehr als ein digitales Archiv für die Ablage eurer Vereinsdokumente. Neu enthält das Modul "Dokumente" über 60 professionelle Vorlagen für E-Mails, Briefe und andere Dokumente, die in jedem Verein häufig benötigt werden – von Glückwünschen zum Jubiläum bis zu Aufnahmeanträgen und Protokollen.
Dabei habt ihr die volle Flexibilität: Wählt Du- oder Sie-Ansprache, mit oder ohne Vereins-Logo oder Adresse links/rechts.
Gute Texte, große Zeitersparnis und Rechtssicherheit
Das Erstellen von Texten für E-Mails oder Briefe in eurer Vorstandsarbeit beginnt oft mit aufwändiger Recherche: Was muss rechtlich in das Schreiben? In welcher Reihenfolge baut man die Argumente auf? Wie formuliert man gleichzeitig motivierend, persönlich und klar?
Die Vorlagen in ClubDesk bieten nicht nur Rechtssicherheit, sondern auch sorgfältig formulierte Textvorschläge, die eure Mitglieder, Fans, Spender usw. positiv ansprechen. Dank hilfreicher Erläuterungen und verschiedener Textvarianten findet ihr genau den Ton, der zu eurem Verein passt – und könnt zudem sicher sein, dass nichts Wichtiges vergessen wird.
Mitgliederschreiben, Ein- und Austritte
Die neuen Vorlagen decken alle gängigen Schreiben an Mitglieder ab: vom Willkommensbrief für Neumitglieder über die formelle Einladung zur Mitgliederversammlung bis hin zur rechtssicheren Austrittsbestätigung.
Die Vorlage für Geburtstagsglückwünsche enthält z.B. weit mehr als einen Standardtext. Ihr findet Varianten für normale, runde oder den 18. Geburtstag – inklusive wichtiger Hinweise zum Wechsel vom Junioren- in den Aktivstatus oder einer diskreten Nachfrage, ob an der nächsten Versammlung offiziell zum 40sten gratuliert werden darf.
Protokolle, Formulare und Behördenschreiben
Von der Spesenabrechnung bis zur wichtigen Veränderungsmeldung für das Vereinsregister – mit ClubDesk habt ihr alle offiziellen Dokumente sicher im Griff. Nutzt Vorlagen, die genau auf die Bedürfnisse von Vereinen in Deutschland zugeschnitten sind. So spart euch z.B. das Protokoll der Mitgliederversammlung nicht nur viel Zeit, sondern bietet auch ein großes Extra an Sicherheit.
Dank hilfreicher Erläuterungen wisst ihr genau, wie ihr in speziellen Situationen vorgehen müsst, z.B. bei einem Antrag auf Abbruch der Versammlung. Ihr erhaltet aber auch rechtssichere Formulierungen für Wahlen und Abstimmungen, eine Checkliste mit allen Pflichttraktanden, saubere Anwesenheitslisten und vieles mehr.
Briefe & Zertifikate
Ob einfache Teilnahmebestätigung für einen Kurs oder ein offizielles Zertifikat: ClubDesk bietet euch Vorlagen, die sicherstellen, dass solche Dokumente alle wichtigen Angaben enthalten. Nützliche Praxistipps, etwa zur optimalen Papierwahl oder wer Zertifikate unterschreiben sollte, runden das Paket ab.
Auch die persönliche Wertschätzung fällt leicht: Versendet auf Knopfdruck Dankesschreiben für alle möglichen ehrenamtlichen Tätigkeiten oder greift auf Vorlagen für Weihnachtsgrüße und Kondolenzschreiben zurück. So trefft ihr für jeden Anlass immer den richtigen Ton.
Überzeugende Spendenaufrufe
Die Vorlagen für Spendenaufrufe basieren auf dem bewährten AIDA-Prinzip (Attention, Interest, Desire, Action), um eure potenziellen Spender gezielt zum Handeln zu motivieren. Egal ob ihr Vereinsmitglieder für ein Kleinprojekt begeistert oder regionale Unternehmen für die Unterstützung eines Großprojekts ansprecht – die Vorlagen enthalten jeweils die passenden Argumente.
Erläuterungen in den Vorlagen geben euch wertvolle Denkanstöße wie: "Habt ihr Spendenbeträge vorgeschlagen und wie hoch sollten diese sein?". Und nach dem Spendeneingang sichert ihr mit den passenden Vorlagen für Dankesschreiben und Zahlungsbestätigungen eine nachhaltige Spenderbindung.
4.
Weitere Verbesserungen
Zahlreiche weitere kleine, aber feine Neuerungen und Verbesserungen in allen Bereichen von ClubDesk vervollständigen die neue Version 5 und machen die Vereinsarbeit für praktisch alle, die ClubDesk nutzen, deutlich einfacher und bequemer.
Eigene Vorlagen für E-Mails
Im E-Mail Modul könnt ihr jetzt eigene E-Mail Vorlagen für euren Verein erstellen. Speichert in den Vorlagen z.B. eine Einladungs-E-Mail für euer jährliches Sommerfest. Wer auch immer aus dem Vorstand nächstes Jahr diese Einladung verschicken soll, findet die Vorlage problemlos und profitiert von der Vorarbeit.
Gleichzeitig nutzt ihr die Vorlagen, um all eure Nachrichten im einheitlichen Design zu verschicken. Schriftarten, Layouts und Signaturen sind perfekt aufeinander abgestimmt, was eurem Verein nach aussen hin einen rundum professionellen Auftritt verleiht.
Impressum- und Datenschutzseite
Jeder, der schon einmal eine Webseite erstellt hat, weiss, wie aufwändig die Erstellung und Anpassung solch essenzieller Seiten wie "Impressum" und "Datenschutz" sein kann. ClubDesk unterstützt euch hier optimal, denn beim Anlegen einer neuen Webseite werden automatisch Inhalte für die Impressum- und Datenschutzseiten erzeugt. Diese könnt ihr einfach und schnell an eure individuellen Bedürfnisse anpassen.
Oder nutzt die mitgelieferten Vorlagen, um eure bestehenden Impressum & Datenschutzseiten zu überprüfen und gegebenenfalls zu ergänzen.
Social-Media einfach einbinden
Auch für Vereine nehmen Social-Media-Kanäle eine immer grössere Rolle ein und sind aus dem Alltag nicht mehr wegzudenken. Darum gibt es eine kleine aber wichtige Anpassung am Social-Media-Block zur Einbindung eurer Social-Media-Vereinsaccounts auf der Webseite.
Neu ist die Möglichkeit, Verbindungen zu WhatsApp, LinkedIn und TikTok herzustellen. Zudem haben wir das alte Twitter-Logo durch das aktuelle Logo von X ersetzt. Dadurch könnt ihr jetzt noch einfacher auf all eure Social-Media-Aktivitäten verlinken und diese Kanäle direkt auf eurer Website bewerben.
Eure Fotos im noch besseren Licht
Die professionelle Foto-Sharing Plattform Flickr bietet vielfältige und tolle Möglichkeiten, Fotos und Videos zu präsentieren.
Daher haben viele Vereine sich gewünscht, dass ihre Fotos nicht nur direkt auf der Vereinswebseite angeschaut werden können, sondern man mit einem Klick das entsprechende Album in Flickr aufrufen und die Fotos vom Vereinsfest dann z.B. im Fullscreen-Diashow Modus geniessen kann.
Weitere Webseiten-Verbesserungen
Verschiedene kleinere Neuerungen erleichtern das Arbeiten mit eurer Vereinswebseite noch weiter. So wurden z.B. die Standardeinstellungen für die Detail-Darstellungen von Terminen optimiert.
Dadurch weisen die häufig verwendeten Terminlisten-Blöcke jetzt gleich von Anfang an optimale Einstellungen auf.
Einfache Suche im Kontenplan
Das zeitraubende Aufklappen von Ordnern und das manuelle Durchklicken im Kontenplan beim Suchen nach einem bestimmten Konto gehören ab sofort der Vergangenheit an. Dank der neuen, intuitiven Filterfunktion findet ihr jedes Konto jetzt in Rekordzeit.
Tippt einfach den Namen oder die Nummer in das Suchfeld ein, und ClubDesk filtert den Kontenplan sofort nach den passenden Treffern. So behaltet ihr spielend leicht den Überblick und spart wertvolle Zeit bei der Buchhaltung.
Filterfunktion für fehlerhafte Buchungen
Bisher wurden unvollständige Buchungen lediglich rot markiert, was bedeutete, dass man durch die Buchungsliste scrollen musste, um diese zu finden. Neu habt ihr die Möglichkeit, direkt nach fehlerhaften Buchungen zu filtern oder zu sortieren.
Das erleichtert das Bearbeiten unvollständiger Einträge erheblich und macht das Führen der Buchhaltung noch schneller und einfacher.
Bequem Rechnungsvorlagen nutzen
Einer der am häufigsten geäusserten Wünsche zum Versand von Rechnungen an bestimmte Kontakte wurde umgesetzt.
Ihr könnt einzelne Mitglieder in der Mitgliederverwaltung markieren und über den Button "Für Kontakt" diesen Mitgliedern ganz einfach beispielsweise eine E-Mail zusenden, einen Serienbrief schicken oder einen gemeinsamen Termin für die ausgewählten Personen anlegen. Das Funktioniert neu auch für das Erstellen von Rechnungen, die auf Rechnungs-Vorlagen eures Vereins basieren.
Bessere Erkennung von Rechnungsvorschauen
Es kam hin und wieder vor, dass versehentlich die Vorschaurechnung verschickt wurde, die keine richtige Rechnungsnummer oder keinen gültigen QR-Code enthält.
Damit das zukünftig nicht mehr passieren kann, sind die Vorschauen von Rechnungen nun sehr deutlich mit einem Wasserzeichen gekennzeichnet und somit klar als Entwurf erkennbar.
Weitere Buchhaltungs-Verbesserungen
Neben einem flüßigeren Scrolling und der flexiblen Anlage von Buchungsjahren bietet der optimierte Import eine noch bessere Dublettenprüfung. Sogar bereits verrechnete Rücklastschrift-Gebühren lassen sich nun unkompliziert löschen.
Upload per Drag & Drop
Das umständliche Navigieren zum Dokumenten-Ordner, um Daten-Uploads in euer Online-Vereinsarchiv vorzunehmen, gehört ab jetzt der Vergangenheit an.
Ihr könnt eure Dateien nun direkt per Drag-and-Drop in den gewünschten Ordner der Online-Dokumentablage ziehen und ClubDesk erledigt den Rest für euch. Das Beste daran: Diese Funktion unterstützt selbstverständlich auch das gleichzeitige Hochladen von mehreren Dateien oder ganzen Ordnern.
Mehrere Dateien up- und downloaden
Bisher musste man beim Upload von mehreren Dateien zunächst eine .zip-Datei erstellen. Diesen Zwischenschritt kann man sich jetzt sparen und direkt mehrere Dateien auswählen und in ClubDesk hochladen.
Neu habt ihr auch die Möglichkeit, per Drag & Drop ganze Ordner einschliesslich aller Unterordner hochzuladen, sodass die gesamte Ordnerstruktur beibehalten wird.
Einfachere Auswertung von Veranstaltungs-Anmeldungen
Bei der Anmeldung zu Terminen haben Mitglieder nicht nur die Möglichkeit, sich an- oder abzumelden, sondern können auch Kommentare hinterlassen, beispielsweise um zu begründen, warum sie nicht an einem bestimmten Termin teilnehmen können.
Wenn ihr Veranstaltungen mit vielen Teilnehmern organisiert, ist es praktisch, die Anmeldelisten für Auswertungen exportieren zu können. Diese Auswertung wurde optimiert. Die exportierte Datei zeigt nun alle Informationen übersichtlich in einzelnen Zellen, was die weitere Verarbeitung und Analyse erleichtert.
Zusätzliche Anmeldefristen bei Terminen
Für manche Termine ist es wichtig, dass die Teilnehmer sich bis zu einem bestimmten Zeitpunkt anmelden. Damit haben die Organisatoren beispielsweise ausreichend Zeit, um Tickets zu beschaffen oder einen passenden Bus für eine Fahrt zu buchen.
Dafür gibt es jetzt zusätzliche Anmeldefristen zur Auswahl. Nun können sich die Teilnehmer bis 24 Stunden vor dem Termin oder bis zum Vortag, also bis Mitternacht, anmelden. Diese neuen Optionen bieten mehr Flexibilität und Klarheit in der Planung und Organisation von Events.
Dokumente sicher archivieren – dank PDF/A-Standard
Neu unterstützt ClubDesk den PDF/A-Standard für die sichere Langzeitarchivierung. Das ist besonders wichtig für Rechnungen, Spendenbescheinigungen usw.
PDF/A-Dateien sind unveränderbar und bleiben dauerhaft lesbar, da z.B. verwendete Schriften direkt eingebettet werden. So stellt ihr sicher, dass wichtige Unterlagen auch nach vielen Jahren korrekt angezeigt und rechtssicher archiviert werden.
Optimierungen und Fehlerbehebungen
Wir haben ClubDesk an vielen Stellen weiter verbessert und noch runder gemacht. So profitieren Mac-Anwender z.B. von einem besseren Export von Sonderzeichen. Oder das das vereinheitlichte Kontextmenü "Für Kontakte", steht euch nun an jeder Stelle zur Verfügung, um nur zwei Beispiele zu nennen.
Hinweis: Alle Updates sind immer automatisch in ClubDesk integriert.
Ihr müsst euch also um nichts kümmern, sondern könnt direkt loslegen.
