Rechnungen und Vereinsbuchhaltung

Dank dem direkten Zugriff auf die Mitgliederdaten verschickt ihr mit ClubDesk schnell und einfach Rechnungen für Mitgliederbeiträge, Trainingslager oder Sponsorings, wahlweise per Post oder E-Mail. Natürlich unterstützt ClubDesk QR-Rechnungen und SEPA-Lastschriften. Auch Zahlungseingänge lest ihr mit wenigen Klicks ein und verschickt dann auf Knopfdruck alle fälligen Zahlungserinnerungen.
Für sämtliche Rechnungen und Zahlungseingänge werden in der integrierten Finanzbuchhaltung dann vollautomatisch Buchungen erzeugt. Wählt zwischen Doppelter Buchhaltung, Einnahmen-Ausgaben-Rechnungen oder einem einfachen Kassenbuch.

Das spricht für Rechnungen & Buchhaltung mit ClubDesk

Schneller Rechnungen erstellen

Durch den Zugriff auf alle Kontaktdaten von Mitgliedern, Sponsoren und den Zugriff auf häufig verwendete Rechnungspositionen wie Standard-Gönnerbeiträge braucht ihr mit ClubDesk nur einen Bruchteil der Zeit, um Rechnungen für Mitgliederbeiträge, Trainingslager, Fanartikel oder Sponsoring zu erstellen. Ihr könnt auch auf Daten in Listendokumenten z.B. für die Platznutzungsgebühren zugreifen und diese automatisch in Rechnung stellen. Das macht alles sehr effizient.

Immer aktuelle Daten

Mit einer Rechnungs-Software, die mit der Mitglieder- und Sponsorenverwaltung verbunden ist, passieren viel weniger Fehler. Aktualisiert ein Trainer die E-Mailadresse eines Teammitglieds, wird die Mitgliederrechung automatisch an die neue Adresse geschickt. Verschiebt die Präsidentin einen Sponsor aus den Silber- zu den Goldpartnern, erhält dieser die korrekte Rechnung für Goldsponsoren.

So einfach wie irgend möglich

Was nützen euch die tollsten Funktionen und Automatismen, wenn nur ein IT- oder Finanz-Profi damit Rechnungen stellen kann! Darauf sind wir richtig stolz: Das Finanzmodul von ClubDesk ist so kinderleicht, dass jeder, der bereit ist, in eurem Verein ein Amt zu übernehmen, das auch kann. Das kann nicht sein? Überzeugt euch selbst und probiert ClubDesk einfach jetzt aus: Kostenlos testen.

Rechnungen an Gruppen oder Teams

Da auch das Rechnungsmodul von ClubDesk auf alle Mitgliederdaten inklusive der Gruppenzugehörigkeiten zugreifen kann, erhalten garantiert alle Lizenzspielerinnen, Probemitglieder oder Mitglieder jeder beliebigen Gruppe (z.B. Sponsoren oder Freunde des Vereins) die für diese Gruppe richtige Rechnung.

Versand per Post oder E-Mail

Erfasst bei jedem Kontakt, wer seine Rechnungen per Post oder kostensparend per E-Mail erhalten soll. Beim Rechnungsversand verwendet ClubDesk dann automatisch die bevorzugte Versandmethode. Und fehlt mal eine E-Mailadresse, dann wird natürlich automatisch auf Postversand umgestellt.

QR-Rechnung (nur Schweiz)

Erleichtert den Zahlungsverkehr und senkt euren manuellen Aufwand. Mit QR-Rechnungen werden alle Zahlungsinformationen schnell und einfach übermittelt. Zur Bezahlung können eure Mitglieder, aber auch Spender oder Sponsoren einfach den QR-Code einscannen. Mit ClubDesk ist die Umstellung auf QR-Rechnungen eine Sache von ein paar Klicks.

SEPA-Lastschriften (nur EU)

Mit ClubDesk lassen sich Rechnungsbeträge mit dem in Deutschland und Österreich weit verbreiteten SEPA-Lastschriftverfahren einziehen. Bestimmt mit einem Klick, von welchen Vereinsmitgliedern ihr den Mitgliederbeitrag oder auch andere Rechnungsbeträge per Lastschrift einziehen wollt. Erzeugt dann auf Knopfdruck aus allen Rechnungen eine Lastschriftdatei, die ihr dann nur noch an eure Bank übermitteln müsst.

Zahlungseingänge einlesen

Ihr könnt Zahlungseingänge wahlweise manuell erfassen oder einfach die von der Bank zur Verfügung gestellten Kontoauszüge (camt.054-Dateien) oder ESR-Daten importieren. Natürlich unterstützt ClubDesk auch das effiziente Handling von Teilzahlungen inkl. Nachfakturierung von Fehlbeträgen oder für SEPA auch Rücklastschriften.

Zahlungserinnerungen und Mahnungen

Rechnungen, die überfällig sind, zeigt ClubDesk automatisch in einer Liste an. Wählt dort alle offenen Rechnungen, für die ihr eine Zahlungserinnerung oder Mahnung verschicken wollt. Ein weiterer Klick und die Aufgabe ist erledigt. Selbstverständlich sorgt ihr mit ClubDesk dafür, dass bestimmte Personen nie gemahnt werden (z.B. VIPs).

Integrierte Vereinsbuchhaltung

ClubDesk beinhaltet eine vollwertige Vereinsbuchhaltung, mit der du je nach Wunsch eine doppelte Buchhaltung, eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung oder nur ein Kassenbuch führen kannst. Erstellt mit minimalem Aufwand eure Bilanz und Erfolgsrechnung oder das Budget für das nächste Jahr und nutzt dafür für verschiedene Vereinsarten optimierte Vorlagen oder Kontenpläne.

Alles was das Buchhalterherz begehrt

Das Buchhaltungs-Modul bietet alle Funktionen, die ihr für eure Vereinsbuchhaltung benötigt: Verschiedene Kontenrahmen, Sammelbuchungen, Mehrwertsteuer, Fremdwährungen, konfigurierbare Bilanz und Erfolgsrechnung, Budgetkontrolle usw.

Automatische Buchungen aus Rechnungen

Das Buchhaltungsmodul arbeitet intelligent mit dem Rechnungsmodul zusammen und erstellt automatisch Buchungen für Rechnungen und Zahlungseingänge. Ein riesiger Zeitgewinn für alle, die sich bei euch im Verein um die Faktura und die Buchhaltung kümmern.

Einfach die Vereinsbuchhaltung führen

Wie überall in ClubDesk ist auch das Buchhaltungsmodul sehr übersichtlich aufgebaut, so dass sich auch freiwillige Mitarbeiter*innen sofort zurechtfinden, die sich mit Buchhaltung nicht perfekt auskennen. Dabei helfen fixfertige Kontenrahmen für Vereine, ein Assistent für die Kontenauswahl und viele weitere Hilfsmittel.

Alles sicher im Griff haben

Wie steht es um die Sicherheit der Finanzdaten, wenn diese beim bzw. der Kassierer*in auf dem privaten Laptop gespeichert sind? Werden regelmäßig Backups erstellt, so dass ihr nach einem Festplatten-Crash noch nachschauen könnt, welche Mitglieder schon bezahlt haben oder welche Sponsorin ihre Rechnung schon bekommen hat? Ist der Zugriff auf personenbezogene Daten DSGVO-Konform geschützt? All dies könnt ihr mit ClubDesk extrem einfach gewährleisten und stellt euren Verein in Sachen Datenschutz auf ein solides Fundament.

Weitere Gründe, wieso ihr eure Vereinsfinanzen mit ClubDesk im Griff habt

Einfacher Massenversand von Rechnungen

Rechnungen gleich an mehrere Kontakte oder sogar Gruppen zu verschicken ist genau so leicht wie für eine einzelne Rechnung. Wie bei E-Mails könnt ihr im Empfängerfeld dazu einfach den Namen mehrerer Personen oder einer Gruppe eingeben (z.B. "Junioren"), um allen Junior*innen den Jahresmitgliederbeitrag in Rechnung zu stellen.

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Häufig verwendete Artikel fakturieren

Stellst du immer wieder dieselben Leistungen oder Produkte in Rechnung? Dann lohnt es sich, diese als Artikel zu erfassen, z.B. mit Artikelnummer, Beschreibung und Preis. Solche Artikel können dann mit einem Klick zur Rechnung hinzugefügt werden.

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Personenbezogene Beträge

Erfasst z.B. den Mitgliederbeitrag bei den Kontakten und lasst ihn dann in die Mitgliederrechnung übertragen. Oder verwaltet Konsumationen im Vereinslokal bequem in einem Listendokument und übernehmt dann den entsprechenden Gesamtbetrag vollautomatisch in die Mitglieder-Jahresrechnung.

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Individuelle Mitgliederbeiträge

Natürlich gibt es immer Ausnahmen. Bezahlt eine der Juniorinnen einen reduzierten Mitgliederbeitrag, z.B. weil sie dieses Jahr am Sommerfest mitarbeitet hat, könnt ihr auf einfachste Art und Weise eine Rechnungsposition für einen einzelnen Empfänger nach Belieben anpassen.

Import von Kontoauszügen (CSV, camt.053, camt.054)

Kontoauszüge lassen sich schnell und einfach in ClubDesk einlesen. ClubDesk erzeugt daraus Buchungen oder Zahlungseingänge für Rechnungen. Fehlende Informationen, wie z.B. das Gegenkonto, ergänzt du dank intelligenter Vorschläge ganz nebenbei. Unterstützte Dateiformate: CSV und camt.053 oder camt.054.

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Budget, Bilanz, Erfolgsrechnung, Kontoblätter

Mit ClubDesk erstellst du auf Kopfdruck das Journal, Kontoblätter, den Kontoplan, Summen und Saldenlisten, die Bilanz, Erfolgsrechnung oder das Budget fürs nächste Jahr.

Sammelbuchungen, Fremdwährungen und MwSt

Obwohl die Buchhaltung von ClubDesk kinderleicht ist, bietet sie viele hilfreiche Detailfunktionen. Nutze Sammelbuchungen, wenn du das brauchst, arbeite mit Fremdwährungen oder erzeuge MwSt.-Buchungen.

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Mühelos mehrere Buchhaltungen führen

Wollt ihr für unterschiedliche Abteilung (z.B. für die Aktiven) eine eigene Buchhaltung führen? Oder ist das 100-jährige Jubiläumsfest so gross, dass ihr das separat abrechnen wollt? Dann könnt ihr das mit ClubDesk problemlos machen. Legt dazu einfach einen zweiten oder dritten Mandanten an.

Seriöser Datenschutz

Wollt ihr bestimmen, dass in eurem Verein z.B. nur zwei Personen die Finanzdaten bearbeiten dürfen und der oder die Revisor*in sie nur anschauen kann? In ClubDesk könnt ihr das ganz einfach über Zugriffsrechte und Passwörter festlegen. Dadurch ist es auch kinderleicht, einer neuen Amtsinhaberin Zugriff auf alle Daten zu geben und sicherzustellen, dass der bzw. die alte Kassierer*in keine Finanzdaten mehr einsehen kann.

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Kostenloser Support

Das Erstellen von Rechnungen, Zahlungserinnerungen, Mahnläufen und das Führen der Buchhaltung ist mit ClubDesk so einfach wie nur irgend möglich. Aber wenn ihr trotzdem Hilfe braucht und wissen wollt, wie etwas funktioniert, dann steht unser Support-Team euch gerne zur Seite - per E-Mail, Telefon oder auch über TeamViewer.

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Fit für die Zukunft

Mit ClubDesk stellt ihr die Finanzverwaltung eures Vereins richtig gut auf. Ihr gebt euren Vereinsmitarbeiter*innen ein Werkzeug an die Hand, mit dem sie ihre Aufgaben einfach, gut und seriös und mit dem kleinstmöglichen Zeitaufwand erledigen können. Zudem vermeidet ihr mit einer Online-Lösung wie ClubDesk ohne Aufwand viele Sicherheits- und Datenschutzprobleme.

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Das und mehr habt ihr mit ClubDesk richtig gut im Griff