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Auch die Kassiererin sollte so wenig Zeit wie möglich für die Vereinsverwaltung aufwenden müssen. Mit einer Finanzsoftware, die speziell für Vereine entwickelt wurde und die direkt auf Mitglieder- und Sponsorendaten und sämtliche Gruppen und Funktionen zugreifen kann, ist genau das gegeben.
Sobald ihr im Empfängerfeld einer Rechnung anfangt etwas einzutippen zeigt ClubDesk alle passenden Personen, Firmen oder Gruppen zur Auswahl an. Tippt ihr z.B. „Junio...“ werden alle eure Juniorengruppen vorgeschlagen oder bei „Guid“ alle Guidos. Ein weiterer Klick, und ihr habt einen einzelnen oder eine ganze Gruppe von Empfängern ausgewählt. Alternativ könntet ihr auch in der Mitgliederliste 15 Kontakte auswählen und dann den Befehl „Rechnung erstellen“ wählen. Je nach Situation ist das eine oder andere schneller.
Je nachdem, wir ihr arbeiten wollt, könnt ihr nach der Empfängerauswahl (z.B. aller Sponsoren) mit einem Klick eine Rechnungsposition einfügen und dann den gewünschten Rechnungstext und Betrag eintippen. Ihr könnt aber auch auf Vorgabe-Rechnungspositionen zugreifen, den Rechnungsbetrag aus einem Feld der Mitgliederverwaltung auslesen oder sogar auf Zeilen in einer Tabelle z.B. mit Zusatzkosten zugreifen - je nachdem, was für euren Verein am effizientesten ist.
Natürlich könnt ihr mit ClubDesk eure Rechnungen mit einem Klick kostensparend per E-Mail verschicken. Und weil das Rechnungsmodul direkt auf die Kontaktverwaltung zugreift und daher weiß, welche Mitglieder ihre Rechnungen per Post erhalten wollen oder wo keine E-Mail hinterlegt ist, erzeugt ClubDesk für diese Rechnungen automatisch ein PDF. Unterstützung von SEPA-Lastschriften, QR-Rechnungen, Zahlungserinnerungen, usw. sind in ClubDesk eine Selbstverständlichkeit.