Neues ClubDesk ReleaseClubDesk 4.4 - Moderne Vereinsbuchhaltung: Mit SKR42, Kostenstellen und Co.

Die Buchhaltung ist für viele deutsche Vereine doch eine Herausforderung: unterschiedliche Einnahmequellen, Ausgaben für verschiedene Projekte und die spezielle Anforderung, Einnahmen und Ausgaben bestimmten Sphären (Steuerbereichen) zuzuordnen, sorgen immer wieder für Aufwand und Unsicherheiten. Mit dem Release 4.4. nimmt ClubDesk euch viele dieser Hürden ab: Vom neuen SKR42-Kontenrahmen über praktische Kostenstellen bis hin zu flexiblen Auswertungsmöglichkeiten – dadurch wird die Vereinsbuchhaltung deutlich einfacher, übersichtlicher und effizienter.

Neuer Kontenrahmen SKR42 von DATEV

Der SKR42 ist der neue Standard-Kontenrahmen von DATEV, der speziell für gemeinnützige Vereine in Deutschland entwickelt wurde, aber auch von nicht gemeinnützigen Vereinen genutzt werden kann. Er erleichtert die Buchhaltung für Vereine, indem er unter anderem Vereins spezifische Konten bietet (z.B. für Mitgliederbeiträge, Spenden oder Übungsleiterpauschalen) und die Unterteilung in Sphären (ideeller Bereich, Zweckbetrieb…) sehr einfach macht.

Einfache Umstellung von SKR49 auf SKR42

Wenn ihr eure Buchhaltung bislang schon mit ClubDesk erledigt, dann habt ihr die Möglichkeit, den neuen Migrationsassistenten für den Wechsel auf den SKR42 zu nutzen. Dieser macht euch die Umstellung so einfach wie nur möglich. Bevor ihr euch für den Wechsel entscheidet, könnt ihr euch in ClubDesk eine Vorschau des neuen SKR42 Kontenrahmens anzeigen lassen, um sicherzustellen, dass die neue Struktur euren Anforderungen entspricht.

Der Assistent führt euch dann Schritt für Schritt durch die Umstellung von SKR49 auf SKR42 – einfach und unkompliziert. Das funktioniert sogar, wenn ihr bereits Buchungen für das Jahr 2025 im SKR49 Kontenrahmen erstellet habt. Ein Vorteil der Umstellung mit dem Migrationsassistenten ist die einfache Zuordnung der bisherigen Konten. ClubDesk schlägt automatisch eine Überleitung vor, die den vorhandenen Konten im SKR49 übereinstimmende neue Konten im SKR42 zuordnet. Falls euer Verein den Standard-SKR49 verwendet hat, sind dadurch in den meisten Fällen keine oder nur minimale manuelle Anpassungen erforderlich.

Sobald im Migrationsassistenten allen alten Konten ein neues Konto zugeordnet wurde, übernimmt  ClubDesk die weiteren Schritte: Das Buchungsjahr wird entsprechend dem neuen SKR42 Kontenrahmen eingerichtet, und auch Konten, die in Rechnungsvorlagen z.B. für das Buchen von Mitgliedsbeiträgen hinterlegt sind, werden automatisch umgestellt. Dadurch ist die Umstellung für euren Verein effizient und reibungslos.

Wie das genau funktioniert, erfahrt ihr in folgendem Artikel der ClubDesk-Wissensdatenbank >

Kostenstellen: Mehr Transparenz für eure Vereinsfinanzen

Die neue Kostenstellen-Funktion unterstützt euch dabei, eure Finanzen noch gezielter auszuwerten. Ihr könnt jetzt ganz einfach nachverfolgen, welche Einnahmen und Ausgaben in welcher Sphäre, für welche Abteilung eures Vereins oder ein bestimmtes Projekt erfolgt sind.

Auswertung pro Sphäre

Für die allgemeine Gesamtübersicht könnt ihr, wie bisher, eure Einnahmen-Ausgaben-Rechnung bzw. Erfolgsrechnung in ClubDesk erstellen. Durch die Einführung der Kostenstellen habt ihr jetzt neu auch die Möglichkeit, auf Knopfdruck eine eigene Einnahmen-Ausgaben-Rechnung bzw. Erfolgsrechnung für jede Sphäre zu erstellen, die zeigt, wie beispielsweise der Ideelle Bereich oder der Zweckbetrieb abgeschlossen haben. So erhaltet ihr in der Auswertung sowohl eine Gesamtübersicht über den ganzen Verein als auch zusätzlich separate Blätter pro Sphäre, für das Finanzamt und um jeden einzelnen Bereich gezielter analysieren zu können.

Auswertungen für Projekte, Gruppen usw.

Die Kostenstellen könnt ihr aber auch nutzen, um die Einnahmen und Ausgaben für ein einzelnes Projekt, z.B. ein Trainingslager, die Passivmitglieder oder einen grossen Event auszuwerten. So verschafft ihr euch ganz einfach einen Überblick, ob sich das jährliche Sommerfest gelohnt hat und was die meisten Kosten verursacht bzw. Einnahmen generiert hat.

In Kontenblättern, im Journal und der Buchungsliste

Selbstverständlich profitiert ihr auch im Journal und den Kontenblättern von den neuen Kostenstellen. Dort habt ihr die Möglichkeit, alle Buchungen mitsamt den dazugehörigen Kostenstellen anzuzeigen. Das vereinfacht das Kontrollieren und Validieren von Buchungen und Kontobewegungen. Seid ihr euch beispielsweise nicht sicher, wie auf einem Konto ein Betrag zustande kommt, ist die Überprüfung mit den neuen Kostenstellen jetzt noch übersichtlicher. 

Natürlich lässt sich auch die Buchungslist im Finanzbereich von ClubDesk nun so anpassen, dass ihr die neuen Kostenstellen als zusätzliche Spalte mit anzeigen lassen könnt. Dadurch kann noch besser sortiert und gefiltert werden, zum Beispiel, wenn ihr nach Buchungen speziell im ideellen Bereich oder für ein bestimmtes Projekt suchen möchtet.

Alles zu unseren Kostenstellen, erfahrt ihr in folgendem Artikel der ClubDesk-Wissensdatenbank >

Kostenstellen automatisch für Rechnungen hinterlegen

Um euch die Vereinsbuchhaltung noch weiter zu vereinfachen, habt ihr die Möglichkeit, bereits euren Rechnungspositionen Kostenstellen zuzuweisen. So könnt ihr beispielsweise die Junioren Mitgliedsbeiträge automatisch mit der Kostenstelle “Juniorenabteilung” oder bei Fanartikeln die Kostenstelle “Online-Shop” hinterlegen. 

Wichtig für Leute, die nicht so sattelfest in der Buchhaltung sind, aber z.B. Rechnungen erstellen sollen, die automatisch korrekte Buchungen inklusive Kostenstellenzuweisung enthalten. Das hilft eurem Verein, Buchungsfehler zu vermeiden und die Finanzaufgaben auf mehrere Schultern zu verteilen. Dadurch wird die Vereinsbuchhaltung deutlich einfacher und angenehmer für alle.

Konfigurierbarkeit von Auswertungen

Die Darstellung von Auswertungen, also eurer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, der Erfolgsrechnung und Bilanz, könnt ihr nun individuell anpassen. Dadurch könnt ihr das Aussehen der Auswertungen ganz nach den Vorlieben und Bedürfnissen eures Vereins oder auch passend für einen bestimmten Anlass gestalten. Das bedeutet, dass ihr zum Beispiel für den Vorstand oder Revisor eine Darstellung erstellen könnt, mit der detaillierte Auswertungen gut leserlich sind, aber für die Mitgliederversammlung oder Öffentlichkeit ein Look wählt, der gut aussieht, aber sich nur für weniger ausführliche Auswertungen eignet.

Die Darstellung kann nun wie folgt angepaßt werden:

• Reihenfolge der Kontengruppen: Durch die Anpassung der Reihenfolge der Kontengruppen im Kontenplan könnt ihr nun selbst entscheiden, in welcher Reihenfolge die Kontengruppen in den Auswertungen angezeigt werden. 
• Zeilendarstellung: Wählt eine kompakte Darstellung, die wenig Platz benötigt und durch abwechselnd grau und weiss gefärbte Zeilen dennoch gut lesbar ist. Oder wählt einen Look, der großzügiger und luftiger aussieht, weil die Zeilenabstände größer sind und der Darstellung in vielen Buchhaltungsprogrammen ähnelt.
• Einrückung: Bestimmt, ob Gruppen und Konten gemäß der im Kontenplan hinterlegten Hierarchie eingerückt oder alle linksbündig dargestellt werden sollen.
• Darstellung von Kontonummern: Wählt, ob die Nummer und Bezeichnung von Konten und  Kontengruppe in separaten Spalten oder kombiniert in einer Spalte angezeigt werden. Oder wählt, ob die Nummern für Kontengruppen ausgeblendet werden sollen.
• Gliederung von Summen: Entscheidet, ob Kontengruppen-Titel und ihre Summen oberhalb oder unterhalb der Untergruppen angezeigt werden sollen - oder ob ihr den Titel oberhalb und die Summe lieber unterhalb der Untergruppen darstellen möchtet.

Weitere Verbesserungen

Im Zuge dieses Updates wartet die neue Version 4.4 von ClubDesk noch mit diversen weiteren Verbesserungen auf, die sich viele Vereine gewünscht haben. 

Kontengruppen freier strukturieren

Eine weitere Neuerung betrifft die Reihenfolge der Kontengruppen. Während sie zuvor ausschließlich alphabetisch sortiert waren, besteht nun die Möglichkeit, die Reihenfolge individuell festzulegen. Dies erlaubt es, den Kontenplan so zu organisieren, dass er optimal an die individuellen Bedürfnisse eures Vereins angepasst ist. Zusätzlich hat diese Einstellung den Vorteil, dass auch die Auswertungen in der von euch festgelegten Reihenfolge dargestellt werden.

Abschlussbilanz

Neu kann nach dem Abschließen eines Buchungsjahres gewählt werden, ob die Darstellung als Jahresüberschuss, also vor Gewinnverbuchung, oder nach der Gewinnverbuchung erfolgen soll. Bisher wurde in ClubDesk die Darstellung vor der Gewinnverbuchung angeboten. Nach einem definitiven Abschluss bevorzugen viele Vereine jedoch die Darstellung nach der Gewinnverbuchung. Diese neue Wahlmöglichkeit sorgt für eine flexible Anpassbarkeit der Bilanzdarstellung an eure speziellen Bedürfnisse.

Hierarchie-Anzeige im Drop-Down-Menü

Auch die Auswahl von Konten bei der Erstellung manueller Buchungen oder Rechnungspositionen ist weiter optimiert worden. Neu wird, auf vielfachen Wunsch, die Hierarchie der Konten im Dropdown-Menü angezeigt, sodass sofort ersichtlich ist, in welcher Kontengruppe sich ein bestimmtes Konto befindet. Dies ist besonders hilfreich, wenn es ähnliche Konten in verschiedenen Gruppen gibt oder wenn bei der Auswahl Unsicherheiten bestehen.

Das neue Update steht euch ab sofort allen Vereinen zur Verfügung. Nutzt die neuen Funktionen, um die Verwaltung eures Vereins noch einfacher und effizienter zu machen.