Du hast eine Frage? Wir helfen gerne!
Infos zu Preisen, Versionen:
Technische Fragen und Support:
Vereinsdokumente erstellen & zentral ablegen
Mit ClubDesk könnt ihr alle eure Vereinsdokumente zentral an einem Ort ablegen. Darüber hinaus erstellt ihr auch häufig verwendete Dokumenttypen wie Listen, Tabellen oder Serienbriefe. Natürlich lässt sich in eurem neuen Online-Vereinsarchiv eine eigene Ordnerstruktur erstellen oder festlegen, welche Dokumente nur der Vorstand oder alle Mitglieder sehen dürfen. Und mit ClubDesk-Textdokumenten und -Listendokumenten, die direkt auf die Mitgliederdaten zugreifen können, erstellt ihr extrem schnell und einfach Serienbriefe und Tabellen aller Art. Dafür muss niemand bei euch ein Word oder Excel kaufen. Entdeckt jetzt die digitale Dokumentenverwaltung mit ClubDesk.
Wichtige Funktionen: Vereinsunterlagen verwalten
Integrierte Textverarbeitung
Dank der in ClubDesk integrierten Textverarbeitung benötigen eure Vorstände oder Mitarbeiter*innen kein anderes Softwareprogramm mehr, um eure Vereinskorrespondenz oder Vereinsmailings zu erledigen. Dadurch könnt ihr natürlich alle Vereinsdokumente, die je erstellt worden sind, öffnen und wiederverwenden. Keine Briefe mehr, die mit neueren Softwareversionen oder nicht verfügbaren Programmen erstellt wurden.
Tabellen und Listen anlegen
Erstellt im Handumdrehen beliebige Tabellen und Listen, in denen ihr z. B. abhaken könnt, wer sein Trainingslager dieses Jahr schon bezahlt hat, oder wer beim nächsten Anlass welche Sonderaufgabe übernimmt. ClubDesk-Listen und -Webformulare arbeiten übrigens zusammen: Formulare auf eurer Vereinshomepage (z.B. Anmeldungen für Neumitglieder) lassen sich direkt in Tabellen, sogenannten Listendokumenten speichern
Vereinsvorlagen für Briefe und Tabellen
Sollen eure Schreiben und Dokumente des Vereins gleich aussehen, also z.B. mit der Schrift Arial und dem richtigen Logo oben links gedruckt werden? Da in ClubDesk alle Vorlagen automatisch allen Mitarbeitern des Vereins zur Verfügung stehen, rückt dieser Idealzustand in greifbare Nähe.
Komfortabel Serienbriefe erstellen
Wieso soll man eigentlich Serienbriefe für den Verein nicht genau so bequem an mehrere Leute verschicken wie E-Mails? Ihr ahnt es schon - mit ClubDesk funktioniert das genau so. Gebt im Adressfeld genau wie bei einem E-Mail die Personen ein, denen ihr einen Brief schreiben wollt und den Rest erledigt ClubDesk. Oder im Adressfeld einen Gruppennamen (z. B. «2.Mannschaft») eingeben – das funktioniert ebenfalls.
Alle Dokumente immer online verfügbar
Egal, wer ein Dokument ursprünglich erstellt hat: Einmal ins ClubDesk-Archiv geladen, steht es allen immer zur Verfügung. Kein mühsames Zusammensuchen der Spielberichte mehr oder herumtelefonieren, wer die Protokolle der Vorstandssitzungen hat. Dank Online-Archiv stehen euch alle Daten immer rund um die Uhr zur Verfügung.
Adressen bequem in Briefen einsetzen
Da ihr mit ClubDesk eine Online-Vereinssoftware habt, können alle mit den entsprechenden Zugriffsrechten immer und überall auf die Adressen aller Mitglieder, Sponsoren usw. zugreifen. Und um in einem Brief die Adresse von Hans Mustermann einzufügen, musst du im Feld "Schicken an" lediglich "Mustermann" eingeben. Vermutlich reicht schon "Musterm", damit in der eingeblendeten Auswahlliste nur noch ein paar wenige "Mustermänner" angezeigt werden.
Ruckzuck Etiketten drucken
Für gängige Etiketten von Zweckform oder Avery findet ihr in ClubDesk fertige Vorlagen. Und auch das Auswählen der Adressen, die ihr drucken wollt, erledigt ihr in weniger als einer Minute und ohne ins Handbuch zu schauen.
Zugriffsrechte konfigurieren
Einzelne Schriftstücke können sensible Informationen enthalten, gerade wenn es um Finanzen geht. Deshalb könnt ihr mit ClubDesk genau regeln, wer auf welche Dokumente Zugriff hat und wer nicht. Es lässt sich übrigens auch kontrollieren, wer welche Dokumente geändert oder gelöscht hat.
Online-Archiv für den Verein bereitstellen
Mit einem Upload könnt ihr euer gesamtes Dokumentenarchiv inklusive einer beliebig verschachtelten Ordnerstruktur für alle Berechtigten online bereitstellen. Dazu erstellt ClubDesk beim Upload eines Zip-Archivs für jeden enthaltenen Ordner automatisch einen Ordner in ClubDesk. Mit Drag and Drop bestimmt ihr dann zum Beispiel, dass nur der Vorstand Lese- und Schreibrechte, Mitglieder nur Leserechte und die Öffentlichkeit gar keinen Zugriff hat. Effizienter kann das Erstellen und Pflegen eines Vereinsarchivs nicht sein.
Eigene Ordnerstruktur fürs Archiv
Wie du das vom eigenen Computer gewohnt bist, kannst du auch im ClubDesk-Vereinsarchiv eine eigene Ordnerstruktur erstellen. Ihr bestimmt selber, welche und wie viele Ordner ihr für die Vereinsverwaltung anlegen wollt und wie diese heißen sollen.
Archivänderungen nachverfolgen
Sollte trotz aller Hilfen doch einmal ein Dokument verschwunden sein oder nicht mehr den richtigen Inhalt aufweisen, könnt ihr zumindest nachschauen, wer dieses Dokument gelöscht, zuletzt geändert oder heruntergeladen hat. Vielleicht hat der Betreffende ja noch eine Kopie?
Ausgefeilte Suche im Vereinsarchiv
Wie wertvoll ist ein komplettes Archiv, wenn man darin nichts mehr wiederfindet? Das passiert euch mit ClubDesk nicht. Wisst ihr z.B. nicht mehr, welchen Namen ein bestimmtes Dokument hatte, aber ihr erinnert euch, es irgendwann im Dezember hochgeladen zu haben, dann könnt ihr euch alle Dokumente anzeigen lassen, die vom 1.12. bis 31.12. archiviert wurden.
Eure Vorteile
Mit ClubDesk habt ihr die wichtigen Vereinsdokumente an einem Ort – sicher, strukturiert und jederzeit verfügbar.
ClubDesk bietet eine ideale Plattform, damit aktuelle Beiträge wie Spielberichte, Resultate, etc., ohne Hilfe des Webmasters schnell publiziert werden können. Zudem schätzen wir an ClubDesk die zentrale Dokumenten- und Mitgliederverwaltung.
Herbert Höltschi
TC Wolhusen
Preise
Welche Version ist die Richtige für euch?
*Preise inkl. MwSt., Abrechnung jährlich.
Diese Institutionen empfehlen ClubDesk
Als größter Tennisverband der Welt empfiehlt der Deutsche Tennis Bund, ClubDesk für die Vereinsverwaltung zu verwenden. Mehr >
Nach Evaluation mehrerer Vereinssoftware-Lösungen hat sich der Niedersächsische Turnerbund aus Hannover für ClubDesk entschieden: „Wir empfehlen ClubDesk als eine sehr gute Lösung.“. Mehr >
Die "meine VBRB" empfiehlt ClubDesk als Vereinssoftware, um Kunden aktiv bei der Digitalisierung ihrer Vereine zu unterstützen. Mehr >
Deutschlands Nr. 1 im Versandhandel für Sportgeräte empfiehlt all seinen Kunden ClubDesk als Vereinssoftware. Mehr >
Kneipp aus Bad Wörishofen – die größte unabhängige, private Gesundheitsorganisation Deutschlands empfiehlt ClubDesk. Mehr >
"Volksbank eG – Die Gestalterbank" empfiehlt allen Kunden ClubDesk im Rahmen ihres Mehrwertprogramms für Vereine. Mehr >
Für ihr Vereinspaket hat Raiffeisen mehrere Vereinssoftware-Lösungen miteinander verglichen und sich für ClubDesk als Partner entschieden. Mehr >
Als grosser Finanzdienstleister unterstützt PostFinance Vereine aktiv bei der Digitalisierung und empfiehlt allen Vereinen dafür ClubDesk. Mehr >
Als einziger 3-Sparten-Laienverband in der Schweiz unterstützt der Eidgenössische Jodlerverband seine Vereine. Mehr >
Swiss Sailing stellt ClubDesk allen Schweizer Segelvereinen seit 2020 kostenlos zur Verfügung. Mehr >
Der Verband der Tischtennisvereine in der Schweiz, ermöglicht seinen Vereinen ClubDesk ein Jahr kostenlos zu nutze. Mehr >
Der SKF ist der grösste konfessionelle Frauendachverband der Schweiz. Damit seine 600 Ortsvereine auch in Zukunft Zeit sparen, empfiehlt der SKF, ClubDesk zu verwenden. Mehr >
Unsere Partnerin SCV empfiehlt all ihren Vereinen den Einsatz von ClubDesk bei der Chorverwaltung. Mehr >
nu Datenautomaten GmbH – Schnittstelle zu Software für Sportverbände Mehr >
Wer in seinem Verein QR-Codes für bargeldloses Zahlen einsetzen will, dem wird ClubDesk von TWINT empfohlen. Mehr >
Dank unserer Kooperation mit dem Dachverband können Behindertensportvereine in der Schweiz ClubDesk kostenfrei nutzen. Mehr >
Hilfreiche Zusatzinformationen
Erfahrungsbericht:
Effiziente Vereinsarbeit
So einfach kann Vereinsarbeit sein – und jeder kann’s nutzen. Weil alles zentral verwaltet ist. Das zeigt der VFBbB.
Tutorial:
Dokumente erstellen & archivieren
Erfahrt, wie man mit ClubDesk Dokumente erstellt, archiviert und Serienbriefe einfach mit Mitgliedern teilt.
Vereinswissen:
Vereinssatzung: Inhalt & Muster
Die Vereinssatzung ist ein Grundpfeiler eines Vereins: Erfahrt, worauf ihr in eurem Verein achten müsst.
Häufige Fragen zu Vereinsdokumenten
Wie können wir Briefe gezielt an Gruppen schicken?
Habt ihr in ClubDesk Gruppen erfasst, könnt ihr auf einfachste Art und Weise allen Personen, die einer Abteilung, Mannschaft usw. angehören, einen Brief zuschicken. Dazu müsst ihr im Feld "Schicken an" lediglich den Namen der Gruppe eingeben, z. B. "Passive".
Kann man Listen für Mannschaften oder Abteilungen automatisch erstellen?
Mit der integrierten Textverarbeitung könnt ihr Briefe und Memos schnell und effizient verfassen und verschicken. Eine weitere Stärke von ClubDesk ist das einfache Erstellen von Listen, beispielsweise für Mannschaften oder ganze Abteilungen. Die Tabellen in solchen Dokumenten können spielend einfach alle oder nur ausgewählte Mitglieder anzeigen. Einen Gruppennamen einzugeben genügt. Und dann fehlt auch garantiert niemand auf der Liste!
Wie behalten wir den Überblick über alle verfassten Schreiben im Verein?
Jedes Schriftstück, das je in ClubDesk für euren Verein erstellt worden ist, kann später wieder angeschaut oder als Vorlage wiederverwendet werden. Selbst wenn der Amtsinhaber schon mehrfach gewechselt hat, sind alle Vorgänge noch nachvollziehbar. Und das, ohne dass ihr euch zuerst die Software besorgen müsst, die früher verwendet worden ist.
Können wir ganze Ordner ins Archiv hoch- und wieder herunterladen?
Kopiere einzelne Dokumente oder auch ganze Ordner von deiner Festplatte ins Archiv oder lade sie wieder auf deinen Computer herunter. Es ist so einfach, wie es klingt.
Noch Fragen? Unser ClubDesk-Team hilft gerne weiter >
Fazit
Mit dem Dokumentenarchiv von ClubDesk speichert ihr alle Vereinsunterlagen zentral, sicher und gut strukturiert. Ihr legt fest, wer welche Dateien sehen oder bearbeiten darf. So behaltet ihr die Kontrolle und sorgt dafür, dass immer die aktuelle Version genutzt wird. Die Dokumentenverwaltung mit ClubDesk ist einfach, effizient und jederzeit griffbereit. Überzeugt euch selbst!
