VereinswissenSpenden sammeln im Verein: Der Leitfaden für Spendenaktionen in Deutschland

Spenden in Form von Geldspenden sind finanzielle Unterstützungen, die ohne Erwartung einer Gegenleistung geleistet werden. Sie erfolgen üblicherweise durch Überweisungen oder Barzahlungen und helfen eurem Verein, eure Projekte und Ziele umzusetzen. Damit eine Spendenbescheinigung ausgestellt werden kann, muss der gespendete Betrag exakt dokumentiert sein, sodass er steuerlich korrekt berücksichtigt werden kann.

Bei einer Sachspende handelt es sich um die Überlassung von materiellen Gegenständen wie Sportausrüstung, technischen Geräten oder Möbeln. Um den Wert einer Sachspende in der Spendenbescheinigung festzuhalten, muss eine nachvollziehbare Wertermittlung erfolgen. Für neuwertige Gegenstände kann dazu eine Kaufrechnung dienen, während bei gebrauchten Gegenständen die offiziellen Abschreibungstabellen (AfA-Tabellen) eine Orientierung bieten. Entscheidend ist, dass der Wert realistisch angesetzt wird, um steuerliche Vorteile korrekt zu deklarieren.

Aufwandsspenden entstehen, wenn Privatpersonen für den Verein bestimmte Ausgaben aus eigener Tasche übernehmen – beispielsweise für Reisekosten, Materialbeschaffung oder Porto. Steuerlich werden diese als Geldspenden behandelt. Damit eine Aufwandsspende anerkannt wird, müssen Spender*innen ausdrücklich auf eine Erstattung ihrer Auslagen verzichten. Der Verein stellt in diesem Fall eine Spendenbescheinigung aus, die steuerlich geltend gemacht werden kann. Wichtig ist, dass alle angefallenen Kosten detailliert nachgewiesen werden.

Vergütungsspende bedeutet, dass eine Person für den Verein tätig wird, aber bewusst auf die ihr zustehende Vergütung verzichtet. Dieser freiwillige Lohnverzicht kann in der Steuererklärung als Sonderausgabe angegeben werden. Voraussetzung dafür ist jedoch, dass vorab eine schriftliche Vereinbarung über die Höhe der Vergütung existiert, auf die anschließend verzichtet wird. Alternativ kann eine entsprechende Regelung direkt in der Vereinssatzung festgelegt sein. So wird sichergestellt, dass die Vergütungsspende steuerrechtlich korrekt behandelt wird.

Ihr wollt mehr zum Thema Vereinssatzung erfahren? Im ClubDesk Vereinswissens-Ratgeber "Vereinssatzung" findet ihr alles, was ihr wissen müsst - egal ob zu Erstellung, Änderung, Inhalte, Mustersatzungen, etc.

Wenn Ihr Crowdfunding-Plattformen für eure Spendenaufrufe nutzen wollt, gibt es eine Reihe möglicher Plattformen, die ihr nutzen könnt. Crowdfunding ist gut geeignet, wenn ihr größere Beträge für ein festgelegtes Ziel benötigt. Ein Vorteil ist auch, dass die Spenden – je nach Plattform – unter Umständen auch zurück an den/die Spender*in gehen können, sollte das Ziel nicht erreicht werden. Allerdings bringt das Aufsetzen des Crowdfunding-Projekts und dessen Bewerbung (z.B. über Social Media) einen größeren Aufwand mit sich. Darüber hinaus entstehen Kosten für die Nutzung der Plattform (häufig in % vom eingenommenen Betrag).

Hier einige Beispiele für Crowdfunding-Plattformen:

• Startnext
• Betterplace
• GoFundMe
• Fairplaid

Software-Tipp
Auf den meisten Crowdfunding-Plattformen werden alle gespendeten Beträge auf einmal auf euer Vereinskonto überwiesen. Danach könnt ihr auf Knopfdruck alle Einzelspenden als Text- oder Excel-Liste exportieren. Mit einem weiteren Klick importiert ihr diese Liste mit den einzelnen Beträgen in ClubDesk. ClubDesk erzeugt dann für jeden Betrag eine eigene Spende, weist sie einem bestehenden Kontakt zu oder erzeugt einen neuen Kontakt und legt auch gleich die entsprechenden Buchungen in der Buchhaltung an. Für zukünftige Spendenaufrufe könnt ihr dann ganz einfach auf alle Kontakte zugreifen, die früher schon einmal gespendet haben, oder z.B. nach allen Spenden der letzten zwei Jahren suchen, die bei über 50 Euro lagen und diese für einen neuen Spendenaufruf nutzen. Und wenn die Crowdfunding-Plattformen nicht automatisch Dankesschreiben oder Spendenbescheinigungen erzeugen und verschicken können, erledigt ihr das in ClubDesk mit drei Klicks.

Eine gute Möglichkeit, um Spenden zu sammeln, sind Veranstaltungen von eurem Verein, bei denen die Teilnehmer*innen vor Ort spenden können. Dies kann beispielsweise ein Sommerfest, ein Konzert, eine Mitgliederversammlung, ein Turnier oder ein Spendenlauf sein. Gebt den Gästen durch einen Spendentopf oder einen Stand mit einer Spendenkasse die Möglichkeit, für euren Verein zu spenden. Dies sind Spenden, die Ihr relativ einfach generieren könnt, wenn die Veranstaltung sowieso geplant ist. Es ist dafür auch kein zusätzlicher Spendenaufruf nötig. Ihr macht die Spende so außerdem viel persönlicher und könnt die Spender*innen selbst kennenlernen. Allerdings erreicht Ihr dadurch im Vergleich zu anderen Maßnahmen nur wenige Leute auf einmal. Darüber hinaus ist es bei solchen Spenden eher schwierig, zu dokumentieren, wer die Spenderin bzw. der Spender ist. Wenn ihr die Veranstaltung explizit nur plant, um Spenden zu sammeln, habt ihr im Vergleich zu anderen Maßnahmen natürlich einen relativ hohen Aufwand.

Tipp: Versucht auch bei Spenden vor Ort festzuhalten, wer etwas gespendet hat (Zettel auslegen oder mit QR-Code aufrufbares Online-Spendenformular bereitstellen). Das ermöglicht es euch einerseits, den Spender*innen für ihre Spende zu danken bzw. Spendenbescheinigungen zu erstellen. Andererseits könnt ihr dann bei weiteren Spendenaktionen alle alten Spender*innen wieder anschreiben. 

Software-Tipp
Der große Vorteil an so einem Zettel oder Online-Formular (z.B. PayPal): Ihr bekommt auf diese Weise die Namen und Beträge der Spender*innen, die ihr dann einfach in ClubDesk erfasst oder importiert. Dadurch könnt ihr bequem und effizient Dankes-Mails oder -Briefe (und Spendenbescheinigungen) versenden, worüber sich die Spender*innen freuen und dann viel eher wieder mal eine Spende geben. Zusätzlich habt ihr damit bereits eine Liste von potenziellen Spender*innen für kommende Spendenaktionen.

Spendenaufrufe auf der Webseite sind eine einfache Art, zu Spenden aufzurufen. Ihr müsst nur einmalig eine entsprechende Seite erstellen und erreicht damit direkt alle Leute, die eure Vereinswebseite besuchen oder die ihr über Social-Media, E-Mails, Briefe, usw. auf eure Webseite lotst. Idealerweise stellt ihr euren Webseiten-Besucher*innen nicht nur eine IBAN-Nummer, sondern auch ein Online-Spendenformular zur Verfügung, um das Spenden noch leichter zu machen.

Software-Tipp
In ClubDesk habt ihr im Handumdrehen ein Online-Formular für Spendenversprechen erstellt – entweder nutzt ihr dazu eine der mitgelieferten Formular-Vorlagen oder kreiert euer eigenes. Es ist auch möglich, dass ihr Online-Spendenformulare von Drittanbietern auf eurer Vereinswebseite einbindet. Mit ClubDesk erstellte Webseiten unterstützen z.B. das PayPal-Spendenformular, das unter anderem auch alle möglichen Kreditkarten unterstützt oder es euch ermöglicht, Spendenbeträge wiederkehrend einzuziehen (z.B. jeden Monat oder einmal pro Jahr). So macht ihr es potenziellen Spender*innen sehr einfach, euch etwas Gutes zu tun und selber zu wählen, wie viel und wie oft sie etwas spenden und wie sie bezahlen möchten. All das könnt ihr mit ClubDesk mit minimalem Aufwand bieten. Je flexibler ihr seid und je einfacher ihr es macht, umso erfolgreicher werden eure Spendenaktionen.

Ihr könnt auch Spenden sammeln, in dem ihr dafür eigene Rechnungen verschickt. Dies ist der übliche Weg bei Hilfswerken (DRK, Caritas usw.), Fördervereinen (Förderer der Berliner Philharmoniker, Freunde der Nationalgalerie usw.) und anderen steuerbefreiten Vereinen, bei denen der Mitgliederbeitrag eine Spende ist. Diese Beträge gelten, obwohl sie Spenden sind, als geschuldet, das heißt dafür werden auch Mahnungen verschickt.

Software-Tipp
Mit ClubDesk könnt ihr eine Rechnungsposition als Spende markieren. Beim Zahlungseingang erzeugt ClubDesk dann aus dieser Position automatisch eine Spende. So wisst ihr, welche Spendenbescheinigungen ihr noch verschicken müsst. Zusätzlich könnt ihr dadurch bei zukünftigen Spendenaufrufen ganze einfach all die Personen kontaktieren, die schon einmal gespendet haben. Natürlich erzeugt ClubDesk auch automatisch entsprechende Buchungen in der Buchhaltung.

Wenn ihr einer Firma, die ein Spendenversprechen abgegeben hat, eine Bitte um Zahlung schickt, müsst ihr darauf achten, dass ihr in dem Schreiben das Wort "Rechnung" vermeidet. Das Finanzamt geht davon aus, dass wenn für etwas eine Rechnung gestellt wird, es sich um eine Zahlung gegen Leistung handelt, was dann unter Sponsoring fallen würde.

Software-Tipp
In ClubDesk kann über das Rechnungs-Layout der Text "Rechnungsnummer" ganz einfach geändert werden und der Begleittext, der über den Positionen angezeigt wird, für jede Rechnung individuell angepasst werden. In den Rechnungseinstellungen lässt sich auch der Titel des Schreibens, das z.B. per E-Mail verschickt wird, von "Rechnung" auf z.B. "Zahlung für Spende" geändert werden.

Auch auf Rechnungen (z.B. Mitgliederrechnung) könnt ihr zu einer Spende aufrufen. Die Bitte, etwas zu spenden, kann dann beispielsweise als zusätzliche Rechnungsposition mit Betrag 0 auftauchen. Das macht es allen, die sowieso Geld an euch überweisen müssen, sehr einfach zu spenden, ganz ohne zusätzlichen Aufwand.

Software-Tipp
Wenn ihr Rechnungen mit ClubDesk verschickt, könnt ihr dort ganz leicht eine Zusatzposition mit der Bitte um eine freiwillige Spende einfügen. Sobald die Rechnung dann bezahlt wird und ihr mehr Geld erhaltet als auf der Rechnung steht, schlägt ClubDesk vor, dass es sich bei dem Differenzbetrag um eine Spende handelt. Ebenfalls automatisch schlägt ClubDesk die Erzeugung einer Spende vor und erstellt danach in der Buchhaltung eine entsprechende Buchung. Dadurch bekommt ihr direkt einen perfekten Überblick, wem ihr noch danken bzw. noch eine Spendenbescheinigung zuschicken solltet und wer zukünftig bei neuen Spendenaufrufen angeschrieben werden könnte.

Alternativ könnt ihr im Rechnungstext auch einfach dazu anregen, einen selbst gewählten Betrag mehr zu zahlen als den eigentlichen Rechnungsbetrag. Dies funktioniert gut bei Rechnungen, die an Personen geschickt werden, die dem Verein zugetan sind. Ein Beispiel wäre, einen Text mit einer entsprechenden Aufforderung bzw. Bitte einfach unten auf den Jahresmitgliedsrechnungen anzufügen.

Software-Tipp
Sollte eine Mitgliederrechnung überzahlt werden, könnt ihr in ClubDesk mit einem Klick entscheiden, was mit dem Differenzbetrag geschehen soll. Beispielsweise könnt ihr daraus direkt einen Spendeneintrag erzeugen. Damit entfallen das manuelle Aufteilen des überwiesenen Betrags und das Erstellen von entsprechenden Buchungen. Auch das Bedanken und Verschicken einer Spendenbescheinigung erfolgt dank ClubDesk auf Knopfdruck.

Wenn euer Verein regelmäßig Newsletter oder E-Mails versendet, kann dies auch zum Spendenaufruf genutzt werden. Spendenaufrufe per Brief sind ebenfalls eine Überlegung wert, da bestimmte Personen besser auf Briefe als auf E-Mails reagieren. Allerdings müsst ihr in diesem Fall bedenken, dass Kosten für Büromaterial und Porto auf euch zukommen. Per E-Mail und Brief könnt ihr immerhin relativ einfach viele potenzielle Spender*innen auf einmal erreichen und diese gleich überzeugend über euer Anliegen Informieren.

Beachtet jedoch, dass Spendenaufrufe per E-Mail in der Regel als Werbung gelten und deshalb grundsätzlich nur mit vorheriger ausdrücklicher Einwilligung der Empfänger*innen zulässig sind (§ 7 UWG). Zusätzlich müssen die Vorgaben der DSGVO eingehalten werden. Die angeschriebenen Personen müssen zudem jederzeit die Möglichkeit haben, ihre Einwilligung zu widerrufen.

Alles zum Thema Datenschutz für Vereine in Deutschland könnt ihr ebenfalls im ClubDesk Vereinswissens-Ratgeber “Datenschutz” nachlesen.

Software-Tipp
Spendenaufrufe werden mit ClubDesk sehr schnell und einfach erstellt. Dank der Daten aus der Mitglieder- bzw. Kontaktverwaltung habt ihr die Kontaktdaten von allen potenziellen und ehemaligen Spender*innen an einer Stelle gespeichert. Ihr wisst immer wer, wann, wie viel gespendet hat. So vergesst ihr niemanden und überzeugt jede Person mit dem passenden Anschreiben. Oder noch besser: Erstellt Gruppen für Fans, Ehren-Mitglieder, frühere Spender*innen oder örtliche Unternehmen, um alle potenziellen Spender*innen individuell anzuschreiben. Dadurch könnt ihr eure Spendeneinnahmen sehr einfach deutlich erhöhen.

Definiert eure Zielgruppe und überlegt euch, welche Arten von potenziellen Spender*innen ihr mit euren Spendenaufrufen ansprechen wollt. Mögliche Spender*innen sind z.B.

• Mitglieder
• Verwandte
• Ehemalige Mitglieder
• private Förderer/Gönner
• örtliche Unternehmen
• Fördervereine (z.B. Lions, Rotary)
• Stiftungen
• Lotterien

Ihr solltet sicher auch alle Spender*innen kontaktieren, die bereits in der Vergangenheit gespendet haben und möglicherweise erneut spenden möchten. 

Software-Tipp:
Eine All-in-One Lösung wie ClubDesk liefert euch eure potenziellen Spender*innen auf dem Silbertablett. Da ihr in der Mitglieder- bzw. Kontaktverwaltung einen ständig wachsenden Pool an Kontaktdaten habt, könnt ihr diese mit wenigen Klicks in Gruppen einteilen. Ehemalige Spender*innen, Einzelpersonen oder Firmen schreibt ihr damit zielgenau auf dem richtigen Kanal an. So filtert und adressiert ihr passende Spender ganz einfach und ohne jemanden zu vergessen, was den Erfolg eurer Spendenaktion deutlich erhöht.

Diese sehr unterschiedlichen Zielgruppen solltet ihr am besten individuell ansprechen. Die Ansprache ist auch abhängig vom Zweck der Spende, welche Motivation dahintersteckt, ob es sich um einen Großspender oder Kleinspender handelt, etc. Aufrufe können beispielsweise – je nach Zielgruppe – emotional, informativ, förmlich oder locker sein.

Software-Tipp
Nur wenn ihr die unterschiedlichen Zielgruppen einfach unterteilen könnt, ermöglicht euch das eine individuelle Ansprache. In ClubDesk erledigt ihr das im Handumdrehen. Dadurch schreibt ihr ehemalige Spender*innen anders an als beispielsweise Mitglieder eures Vereins. Dabei hilft es natürlich, wenn ihr auf einen Blick seht, wie viel eine Person beim letzten Mal gespendet hat. Dieses kleine Detail hilft euch bei der optimalen Ansprache, z.B. mit einem individuellen Vorschlag für den Spendenbetrag, und kann am Ende den entscheidenden Unterschied für eine höhere Spende ausmachen.

Wenn euer Verein gemeinnützig ist, dann solltet ihr die potenziellen Spender*innen darauf hinweisen, dass sie Spenden an euch von der Steuer absetzen können. Das signalisiert sofort Seriosität nach dem Motto "Wir sind ein vom Finanzamt anerkannter, gemeinnütziger Verein“ und ihr profitiert vom „Rabatt“-Effekt: Für den Spender „kostet“ die Spende an euch effektiv weniger. Bei einem Durchschnittsverdiener zahlt der Staat quasi ca. 1/3 der Spende mit. Ihr könnt z.B. das folgende schreiben:

„Der [Vereinsname] ist als gemeinnützig anerkannt. Selbstverständlich erhalten Sie von uns eine Zuwendungsbestätigung (Spendenbescheinigung) für Ihre Steuererklärung.

Wenn ihr einen Aufruf gestartet habt und eure Zielgruppe individuell angesprochen habt, kann es für euren Spendenerfolg hilfreich sein, danach noch einmal an den Spendenaufruf zu erinnern. Ihr könnt etwa die Webseite, Social Media oder euren Newsletter dafür nutzen.

Macht eurer Zielgruppe das Spenden so einfach und unkompliziert wie möglich. Lasst ihnen die Wahl, ob sie beispielsweise bar, per PayPal oder per Banküberweisung spenden möchten. 

Software-Tipp
ClubDesk liefert euch viele verschiedene Möglichkeiten, wie Spender*innen ihre Beträge eurem Verein zukommen lassen können. Von der eingebundenen IBAN oder einem PayPal-Link auf dem Spendenaufruf über ein Online-Spendenformular bis hin zur Möglichkeit der Überzahlung einer Rechnung gebt ihr euren Spender*innen eine große Auswahl. Probiert unbedingt unterschiedliche Arten aus, um zu erkennen, welche Wege von euren Spender*innen bevorzugt werden.

Ihr solltet euch nach einer erfolgten Spende möglichst zeitnah und individuell bei euren Spender*innen bedanken. Die Danksagung sollte nicht den Anschein einer Massen-Abfertigung erwecken. Jede Person freut sich über eine individuelle Danksagung für Spenden: Das zeigt, dass euer Verein seine jeweiligen Spender*innen wertschätzt. Wartet damit aber nicht bis zum Monats-, Quartals- oder gar Jahresende. Bedankt euch so zügig wie möglich, um euren Spender*innen zu zeigen, dass die Spende angekommen ist und sie wichtig für euch ist. Dies erhöht die Wahrscheinlichkeit enorm, dass erneut gespendet wird. 

Software-Tipp
Bei einer erfolgreichen Spendenaktion kann es gut sein, dass man sich alle drei, vier Tage bei neuen Spender*innen bedanken sollte. Wer schon einmal von Hand Dankesbriefe oder einzelne E-Mails verschickt hat, weiß, wie viel Arbeit das ist – ehrenamtlich unmöglich zu stemmen. ClubDesk zeigt dir automatisch, welche Spenden eingegangen sind und für welche Spenden ihr euch noch nicht bedankt habt. So könnt ihr allen Spender*innen mit wenigen Klicks zeitnah und individuell danken. Und diese Wertschätzung führt in der Regel zu erneuten Spenden in der Zukunft.

War eure Spendenaktion erfolgreich? Dann berichtet darüber. Die Spender*innen werden sich freuen, das zu erfahren und spenden beim nächsten Mal gerne wieder. Auch diejenigen, die diesmal nichts gespendet haben, sind motiviert, beim nächsten Mal auch einen Beitrag zu leisten. Ihr könnt z.B. auf der Webseite, über Social Media oder in der Vereinszeitung über eure erfolgreiche Aktion berichten und dadurch zeigen, wie sehr die Spender*innen euch damit geholfen haben.