VereinswissenSpendenbescheinigung Verein: Zuwendungsbestätigung richtig ausstellen in Deutschland

Viele Vereine in Deutschland sind auf Spenden angewiesen. Gemeinnützige Vereine dürfen bzw. müssen Spendenbescheinigungen, auch Spendenquittung oder Zuwendungsbestätigung genannt, ausstellen. Die Spendenbescheinigung ermöglicht es den Spender*innen, ihre Zuwendungen steuerlich geltend zu machen. Das macht es für sie natürlich viel attraktiver, dem Verein Spenden zukommen zu lassen, was in der Regel auch zu höheren Spendeneinnahmen führt. Doch bei der Ausstellung einer Spendenbescheinigung müssen in Deutschland diverse rechtliche Vorgaben beachtet werden. Hier lest ihr, wofür ihr Spendenbescheinigungen ausstellen dürft, worauf ihr achten müsst und wie ihr haftet. Zudem findet ihr viele praktische Links und Mustervorlagen.

Warum Spendenbescheinigungen ausstellen?

Ihr seid laut Gesetz dazu verpflichtet, Spendenbescheinigungen für Spenden über 300 € auszustellen. Doch auch bei kleineren Spenden empfiehlt es sich, eine Spendenbescheinigung an die Spender*innen zu schicken. So haben sie den Beleg für die Steuererklärung direkt zur Hand, was das Absetzen der Spende von der Steuer sehr bequem und einfach macht. Das erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass sie später wieder etwas an euren Verein spenden, deutlich. Das Zusenden einer Spendenbestätigung ist außerdem eine gute Gelegenheit, sich für die Spende zu bedanken. Auch das kann die Spendenbereitschaft für die Zukunft erhöhen. Versendet also unbedingt Spendenbescheinigungen, wenn ihr dazu berechtigt seid.

Wichtig: Auf der Zuwendungsbestätigung selbst dürfen keine Danksagungen, Werbetexte oder sonstige Zusatzhinweise stehen, sondern nur die Angaben nach amtlichem Muster. Bedankt euch stattdessen im Begleittext der E-Mail bzw. im Anschreiben zum Brief oder in einem separaten Dankesschreiben.

Im ClubDesk Vereinswissens-Ratgeber "Spenden sammeln im Verein" erfahrt ihr, wie man erfolgreich Spendenaufrufe erstellt und vieles mehr zum Thema Spenden für euren Verein.

Software-Tipp:
Mit der Vereinssoftware ClubDesk seht ihr auf einen Blick für welche eingegangenen Spenden ihr noch keine Spendenbescheinigungen erstellt habt. Ihr könnt dann mit wenigen Klicks für all diese Spenden finanzamtkonforme Bescheinigungen inklusive digitaler Unterschrift erstellen und bequem per E-Mail oder Post verschicken.

Wer darf Spendenquittungen ausstellen?

Spendenbescheinigungen dürfen nur von gemeinnützigen Vereinen ausgestellt werden und unterliegen strengen rechtlichen Vorgaben. Ein gemeinnütziges Ziel allein macht euren Verein nicht automatisch gemeinnützig. Die Anerkennung erfolgt erst nach Prüfung und Bestätigung durch das deutsche Finanzamt.

Wenn ihr genau wissen wollt, welche Voraussetzungen ein Verein erfüllen muss, um gemeinnützig zu sein oder wie man die Gemeinnützigkeit erlangt, lest im ClubDesk Vereinswissens-Ratgeber "Steuern im Verein" den Abschnitt „Gemeinnützig oder nicht ist entscheidend“.

Zulässige Spendenzwecke

Spendenbescheinigungen dürfen nur für sogenannte “echte Spenden” ausgestellt werden. Diese müssen von Spender*innen freiwillig und ohne Erwartung einer Gegenleistung erfolgen und dürfen nur für den in der Satzung festgehaltenen gemeinnützigen Zweck genutzt werden. Im Rahmen dessen können sie an einen bestimmten Zweck gebunden sein oder dem ideellen Zweck des Vereins im Allgemeinen dienen. Größere Vereine müssen Spenden nach Erhalt in der Regel bis zum Ende des übernächsten Kalenderjahres verwenden (zeitnahe Mittelverwendung). Für kleinere Vereine mit Einnahmen unter 100.000 Euro im Jahr entfällt diese Frist mittlerweile komplett.

Wenn ihr mehr darüber erfahren wollt, was als Spende gilt und was nicht, dann könnt ihr alles dazu im ClubDesk Vereinswissens-Ratgeber "Spenden sammeln im Verein" in dem Abschnitt “Was gilt als Spende und was nicht?” nachlesen.

Spendenbescheinigungen für Mitgliederbeiträge

Spendenbescheinigungen für Mitgliedsbeiträge auszustellen ist in den meisten Fällen nicht möglich, da die meisten Vereine ihren Mitgliedern eine Gegenleistung erbringen, wie beispielsweise Trainings, Proben und Freizeitgestaltung. Das gilt etwa für Sportvereine, Chöre oder Theatervereine.

Normalerweise sind Mitgliedsbeiträge keine Spenden. Sie können jedoch steuerlich wie Spenden behandelt werden (und somit bescheinigt werden), wenn der Verein folgende Bedingungen erfüllt:

• Kein Eigennutz: Der Verein gewährt seinen Mitgliedern keine wesentlichen wirtschaftlichen Vorteile oder Gegenleistungen.
• Gemeinnütziger Zweck: Die Arbeit des Vereins kommt primär Außenstehenden oder der Allgemeinheit zugute.
• Typische Vereinsformen: Dies betrifft meist Fördervereine sowie karitative oder soziale Einrichtungen.

Rückwirkende Spendenbescheinigung

Eine rückwirkende Ausstellung ist möglich, wenn der Spendenzeitpunkt im betreffenden Jahr liegt, der Verein zu diesem Zeitpunkt gemeinnützig war und alle Formalien eingehalten werden. Für die Steuererklärung zählt immer das Kalenderjahr der tatsächlichen Zahlung. Die Spendenbescheinigung vom Verein kann auch noch nach Ablauf des Spendenjahres – praktisch bis zum Einreichen der Steuererklärung – angefordert oder erstellt werden.

Spendenarten im Überblick

Unterschieden wird zwischen vier verschiedenen Spendenarten. Bei der Ausstellung von Spendenbescheinigung ist es wichtig, das richtige Formular zu verwenden und korrekt anzugeben, um welche Spendenart es sich bei einer Zuwendung handelt.

Eingescannte Unterschriften

Ihr könnt Spendenbescheinigungen mit einer eingescannten Unterschrift erstellen, die vom Finanzamt anerkannt bzw. akzeptiert werden. Dazu müsst ihr einmalig ein formelles Schreiben an das für euch zuständige Finanzamt schicken – ihr könnt hierfür gerne diese Mustervorlage > nutzen. In dem Schreiben vermerkt ihr, dass ihr Spendenbescheinigungen mit digitaler Unterschrift ausstellt. Sobald ihr dies beim Finanzamt gemeldet habt, könnt ihr die Unterschrift einer berechtigten Person verwenden.

Software-Tipp
Mit ClubDesk spart ihr Dank eingescannter Unterschrift wahnsinnig viel Zeit. Statt jede Spendenquittung einzeln auszudrucken, zu unterschreiben, einzuscannen und manuell an eine E-Mail zu hängen, wählt ihr in ClubDesk alle Spenden aus, für die ihr eine Bescheinigung erstellen wollt, und drückt den Knopf “Spendenbescheinigung erstellen”. Daraufhin verschickt ClubDesk 5, 10 oder auch 200 Spendenbescheinigungen in wenigen Sekunden, und alle sicher auch mit dem richtigen Anhang.

Einzel- oder Sammelbestätigungen

Neben Einzelbestätigungen sind auch Sammelbestätigungen möglich. Erhält euer Verein von einem Spender mehrere Spenden innerhalb eines Jahres, müssen diese nicht mit einzelnen Belegen bestätigt werden. Die Spendenbescheinigung wird dann als Sammelbestätigung gekennzeichnet und die einzelnen Zuwendungen müssen aufgelistet werden (mit Datum, Betrag und Spendenart). Aber denkt daran, Sammelbestätigungen sind zwar effizient, doch könnt ihr euch so nicht direkt nach Erhalt der Spende bedanken, was viele Spender*innen jedoch zu schätzen wissen. 

Zuwendungsbestätigungs-Formulare für Einzel- und Sammelbestätigungen findet ihr auf der Webseite des Bundesministeriums der Finanzen.

Software-Tipp
ClubDesk überlässt euch die Wahl, ob ihr Einzel- oder Sammelbestätigungen erstellen wollt. Für beide Fälle gibt es vorgefertigte Formulare, die euch zur Verfügung stehen. Mit ClubDesk müsst ihr euch darüber aber eigentlich nicht lange Gedanken machen: Da das Erstellen und Verschicken von Spendenbescheinigungen so schnell und bequem ist, könnt ihr euch sofort beim Eingang einer Spende oder alle paar Tage bedanken und eine Spendenbescheinigung verschicken – und das in nur wenigen Sekunden.

Aufbau einer Zuwendungsbestätigung

Für eure Spendenbescheinigungen müsst ihr die Mustervorlagen des deutschen Bundesfinanzministeriums nutzen und dürft daran inhaltlich nichts verändern. Natürlich sind die Spendenformulare, die mit ClubDesk erstellt werden, inhaltlich korrekt und werden vom Finanzamt akzeptiert.

Bevor ihr die Spendenbescheinigung per Brief verschicken könnt, muss diese von einer berechtigten Person unterschrieben sein.

Bitte beachtet, dass es nicht zulässig ist, eine Bescheinigung von Hand zu unterschreiben, einzuscannen und als PDF per E-Mail zu versenden. Das Finanzamt akzeptiert bei handunterschriebenen Dokumenten nur das Original auf Papier.

Die Ausnahme: Ein Versand per E-Mail ist nur dann erlaubt, wenn ihr ein maschinelles Verfahren nutzt (die Bescheinigung wird direkt von einer Software, z.B. ClubDesk, erstellt). Zudem muss die maschinelle Erstellung dem zuständigen Finanzamt vorher schriftlich angezeigt worden sein. Nutzt ihr ClubDesk für die maschinelle Erstellung, findet ihr in den Dokumenten-Vorlagen einen fertigen Brief für diese Anzeige an das Finanzamt.

Hier ein Musterbrief für die „Anzeige über die Ausstellung digitaler Zuwendungsbestätigungen“ >).

Achtet genau darauf, dass ihr beim Versenden die korrekte Spendenbescheinigung beifügt. Es kann sehr peinlich werden, wenn jemand versehentlich erfährt, wie viel oder wenig jemand anderes gespendet hat. Darüber hinaus wäre das auch ein Verstoß gegen die DSGVO. 

Zum Thema Datenschutz/DSGVO gibt es im ClubDesk Vereinswissens-Ratgeber "Datenschutz" ausführliche Informationen, falls ihr euch zu diesem Thema tiefer einlesen möchtet.

Wer Spendenbescheinigungen im Verein ausstellen darf

Spendenbescheinigungen müssen in eurem Verein von einer durch die Satzung berechtigten Person unterschrieben werden. In den meisten Vereinen sind das der oder die Vorsitzende und ggf. weitere Vorstandsmitglieder, sofern sie laut Satzung oder Vereinsregistereintrag als vertretungsberechtigt eingetragen sind.

Alles zum Thema Satzung findet ihr im ClubDesk Vereinswissens-Ratgeber “Vereinssatzung”. Dort erfahrt ihr nicht nur, welche Inhalte verpflichtend und welche optional sind, sondern auch, wie ihr eine gute Satzung erstellt. Eine Mustersatzung steht euch dort ebenfalls zum kostenlosen Download bereit.

Software-Tipp
Das Erstellen von Spendenbescheinigungen erledigt ihr in ClubDesk mit wenigen Klicks. Mit ClubDesk erstellte Zuwendungsbestätigungen enthalten immer automatisch alle notwendigen Daten in der korrekten Form, mit der richtigen Unterschrift und es kann fast nicht passieren, dass man Spendenbescheinigungen an falsche Personen verschickt.

Klein- und Großspendenregelung

In Deutschland wird unterschieden zwischen Kleinspenden und Großspenden. Dieser Unterschied hat Einfluss auf die Erstellung der Steuererklärung der Spender*in. Bei Spenden bis 300 € reicht den Spender*innen gesetzlich zwar ein vereinfachter Spendennachweis (z. B. ein Kontoauszug), der auf Verlangen des Finanzamts vorgelegt werden kann. In der Vereinspraxis ist es jedoch empfehlenswert, trotzdem immer eine Spendenbescheinigung auszustellen, da dies für Spender*innen viel komfortabler ist, Rückfragen erspart und einen hochprofessionellen Eindruck hinterlässt

Bei Spenden über 300 € ist eine Spendenbescheinigung jedoch notwendig. Euer Verein muss die von der Finanzverwaltung bereitgestellten Muster oder inhaltlich identische Formulare verwenden– je nach Spendenart und Spender*in. Es gibt allerdings auch eine Ausnahme: Bei Spenden in Katastrophenfällen reicht ein vereinfachter Spendennachweis.

Software-Tipp
Mit ClubDesk braucht ihr euch um diese Unterscheidung keine Gedanken zu machen. Weil es so einfach ist, Spendenbescheinigungen zu verschicken, könnt ihr allen Spender*innen jederzeit eine Spendenbescheinigung zukommen lassen. Das macht es euren Spender*innen viel leichter, die Spenden steuerlich abzusetzen, was letztlich zu mehr Spenden für euren Verein führen kann. 

Typische Fehler, Haftung und Aufbewahrung

Bei der Ausstellung von Spendenquittungen kann es zu Fehlern durch Fehlverhalten, unvollständige Angaben oder falsche Bezeichnungen kommen. Zu den typischen Fehlern gehören unter anderem: 

• Der Verein darf keine Spendenbescheinigung ausstellen, da er nicht (mehr) gemeinnützig ist
• Unvollständige Angaben zum Namen, der Adresse, usw. 
• Die Spende wird nicht für einen in der Satzung festgehaltenen, steuerbegünstigten Zweck erbracht
• Unterschrift von einer nicht vertretungsberechtigten Person des Vereins
• Der Verein erbringt eine Gegenleistung für die Spende 
• Es handelt sich nicht um eine Spende, da sie nicht freiwillig erfolgt ist 
• Verwendung des falschen Formulars für die Spendenquittung

Zwei wichtige Haftungsfälle

Bei der Ausstellung von Spendenbescheinigung kann zwischen zwei Haftungsfällen unterschieden werden. Denn bei Fehlern drohen euch neben Steuernachzahlungen auch Schadensersatzforderungen, der Entzug der Gemeinnützigkeit oder andere rechtliche Konsequenzen.

Aufbewahrungsfrist für Spendenbescheinigungen

Deutsche Vereine sind zur Aufbewahrung der Spendenbescheinigungen verpflichtet. Wichtig ist eine ordnungsgemäße Dokumentation jeder Spende sowie das Aufbewahren einer Kopie der Spendenbescheinigung. Die Aufbewahrungsfrist beträgt 10 Jahre. Auch eine Aufbewahrung in elektronischer Form ist zulässig.

Software-Tipp
Mit einer Online-Lösung wie ClubDesk könnt ihr mit einem Klick Spendenbescheinigungen in Form von unveränderlichen PDFs erstellen (im PDF/A-Format). Die moderne Server-Infrastruktur von ClubDesk garantiert, dass ihr diese Spendenbescheinigungs-PDFs sicher und datenschutzkonform aufbewahren könnt, etwa in eurem Vereins-Archiv in ClubDesk.

Häufig gestellte Fragen zur Spendenbescheinigung im Verein