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Vereinswissen 14 Min. Lesezeit
VereinswissenÜbungsleiterpauschale: So bleibt ehrenamtliche Arbeit steuerfrei
Personen, die sich in Deutschland ehrenamtlich als Übungsleiter*in in einem Verein engagieren, müssen dafür keine Einkommenssteuer bezahlen und auch für den Verein fallen keine Sozialversicherungsabgaben an, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind. Mit dem Übungsleiterfreibetrag von 3.000 €, auch Übungsleiterpauschale genannt, fördert der Bund Vereine und bietet Übungsleiter*innen einen tollen steuerlichen Anreiz, für einen Verein tätig zu werden. In diesem Artikel erfahrt ihr, welche Voraussetzungen und Regeln gelten, um 2025 von der Übungsleiterpauschale profitieren zu können. Darüber hinaus findet ihr hier Musterverträge für Übungsleiter*innen.
Das Wichtigste in Kürze: Übungsleiterpauschale
- Von der Übungsleiterpauschale kann ausschließlich für Tätigkeiten Gebrauch gemacht werden, bei denen Personen pädagogisch ausgebildet, angeleitet, künstlerisch beschäftigt oder betreut werden.
- Bis zu einer Vergütung von 3.000 € pro Jahr (Stand 2025) kann das erhaltene Einkommen steuer- und sozialversicherungsfrei bleiben; wird diese Grenze überschritten, muss man nur den Mehrbetrag versteuern.
- Die Tätigkeit muss für einen gemeinnützigen Verein erfolgen und darf nur nebenberuflich sein. Der zeitliche Umfang sollte höchstens ein Drittel einer Vollzeitstelle betragen und die Aktivität hat im satzungsgemäßen ideellen Bereich oder Zweckbetrieb zu erfolgen.
- Die Übungsleitertätigkeit sollte in einem Vertrag geregelt sein (Nebenberuflichkeit festhalten, Meldepflicht bei weiteren nebenberuflichen Tätigkeiten, Aufgaben für ideellen Bereich).
- Übungsleiter*innen geben den Betrag in der Steuererklärung in Anlage N (Arbeitnehmer) bzw. Anlage S (Selbstständige) an.
- Neben der Übungsleiterpauschale kann zusätzlich auch die Ehrenamtspauschale (840 Euro) in Anspruch genommen werden, sofern unterschiedliche Aufgabenbereiche übernommen werden (z. B. Training und Vorstandsamt).
- Ein 556-Euro-Minijob kann parallel ausgeübt werden.
- Für verwaltende oder administrative Aufgaben kann keine Übungsleiterpauschale bezahlt werden.
Was ist die Übungsleiterpauschale (Übungsleiterfreibetrag)?
Die Übungsleiterpauschale, oft auch Übungsleiterfreibetrag genannt, ist ein steuerlicher Freibetrag. Sie ermöglicht es Personen, die nebenberuflich ausbildende, künstlerische oder betreuende Tätigkeiten im gemeinnützigen, mildtätigen oder kirchlichen Bereich ausüben, bis zu 3.000 € pro Jahr steuer- und sozialversicherungsfrei zu erhalten. Typische begünstigte Tätigkeiten sind: Übungsleiter oder Trainer in Sportvereinen, Chor- oder Orchesterleitung, Ausbilder in der Jugendarbeit (z. B. Feuerwehr), pflegerisch-betreuerische Aufgaben in Behinderten- oder Senioreneinrichtungen (mehr Beispiele auf dieser Seite unten im Absatz "Begünstigte Tätigkeiten").
Der Gesetzgeber gewährt diese Vergünstigung, um das ehrenamtliche Engagement in gemeinnützigen Organisationen besonders zu würdigen, aber auch, um es Vereinen leichter zu machen, qualifizierte Übungsleiter*innen zu gewinnen, weil ihnen der gesamte Betrag der Aufwandsentschädigung zugutekommt und nicht durch Steuern oder Sozialabgaben geschmälert wird.
Den genauen Gesetzestext kann man auf der Webseite des Bundesministeriums der Justiz im Einkommensteuergesetz (EStG) §3 Absatz Ziffer 26 nachlesen. Was dieser konkret für Vereine und Übungsleiter*innen bedeutet (wie er z.B. auf Grund von Gerichtsurteilen ausgelegt wird), wird im Folgenden einfach und verständlich erklärt.
Voraussetzungen für steuerfreie Einkünfte mit der Übungsleiterpauschale 2025
Damit Übungsleiter*innen für die Aufwandsentschädigung bis 3.000 € keine Steuern bezahlen und der Verein keine Sozialabgaben leisten muss, müssen folgende Punkte zwingend erfüllt sein:
Der Verein muss gemeinnützig sein
Der Verein oder die Einrichtung muss gemeinnützig, mildtätig oder kirchlich sein, damit die Vergütung steuer- und sozialabgabenfrei gewährt werden kann.
Damit ein Verein als gemeinnützig gilt, muss er einen förderungswürdigen Zweck verfolgen (siehe Abgabenordnung 2020 §52 Gemeinnützige Zwecke des Bundesministeriums der Finanzen). Zudem muss der Verein vom Finanzamt als gemeinnützig anerkannt worden sein.
Welche weiteren Voraussetzungen ein Verein für die Gemeinnützigkeit erfüllen muss (z.B. korrekte Satzung) oder wie man die Gemeinnützigkeit beantragt, erfahrt ihr im ClubDesk Vereinswissens-Ratgeber "Steuern im Verein" im Abschnitt "Gemeinnützig oder nicht ist entscheidend".
Die Tätigkeit muss nebenberuflich sein
Die Tätigkeit darf nicht hauptberuflich ausgeübt werden und muss daher zeitlich begrenzt sein. Ob eine Tätigkeit als nebenberuflich gilt, hat nichts damit zu tun, ob jemand einen weiteren Beruf ausübt, sondern damit, dass die Tätigkeit bestimmte Obergrenzen nicht übersteigt. Ein Richtwert ist, dass die Arbeitszeit nicht mehr als ein Drittel einer Vollzeitstelle (circa 14 Stunden pro Woche) und bei Selbstständigen mit einem Hauptberuf zudem weniger als 50% des gesamten Einkommens ausmacht.
Den Gesetzestext kann man auf der Webseite des Bundesministeriums der Finanzen im Amtlichen Lohnsteuer-Handbuch § 3 Nr. 26 EstG im Abschnitt „Nebenberuflichkeit“ nachlesen.
Begünstigte Tätigkeiten als Übungsleiter*in
Anders, als es der Name vermuten lässt, gilt die Übungsleiterpauschale nicht nur für die Leitung von Übungen, sondern auch für ausbildende, künstlerische und betreuende Tätigkeiten. Hier einige typische Rollen und was für Tätigkeiten begünstigt sind und von der Pauschale profitieren können:
Rollen und Tätigkeiten
Trainer*in in Sportvereinen
Beispielsweise im Fußball-, Handball- oder Tennisverein, wenn Trainingsgruppen regelmäßig angeleitet werden und eine ausbildende bzw. betreuende Funktion vorliegt.
Chorleiter*in in Musik- oder Kulturvereinen
Leitung und musikalische Ausbildung eines Chores oder Orchesters in Gesang- oder Musikvereinen.
Tanztrainer*in oder Choreograf*in in Tanzvereinen
Betreuung von Tanzgruppen in Bereichen wie Standard/Latein, Hip-Hop oder Modern Dance, Ausarbeitung der Choreografien und Förderung der tänzerischen Fähigkeiten.
Theaterpädagog*in in Amateurtheatervereinen
Anleitung und Ausbildung von Laiendarstellern, Vermittlung schauspielerischer Grundlagen und Regiearbeit bei Aufführungen.
Übungsleiter*in in Turn- und Gymnastikvereinen
Konkrete Anleitung von Turn- oder Gymnastikgruppen, Förderung der motorischen Fähigkeiten und Betreuung der Teilnehmer.
Ausbilder*in in Jugendeinrichtungen
Vermittlung von Wissen oder Fertigkeiten in Jugendgruppen, beispielsweise in der Feuerwehr, bei Pfadfindern oder in konfessionellen Jugendgruppen.
Leiter*in von Seniorengruppen in Sozialvereinen
Betreuung und Begleitung älterer Menschen, z. B. durch sportliche Aktivitäten, Bewegungsprogramme oder kreative Kurse.
Betreuer*in in Behindertensportvereinen oder Inklusionsprojekten
Anleitung, Unterstützung und Förderung von Menschen mit Behinderung in Sport- und Freizeitaktivitäten.
Betreuer*in von alten oder kranken Menschen zuhause
Unterstützung beim Putzen, Kochen, Einkaufen, Rechnungen bezahlen, bei Behördengängen, bei der Körperpflege, usw.
Kirchenmusiker*in & Laienschauspieler*in
Kirchenmusiker oder Laienschauspieler, die eine eigenschöpferische Leistung, also eine individuelle Anschauungsweise und Gestaltungskraft erbringen. Das ist z.B. bei Statisten, die nur auf der Bühne stehen, nicht gegeben.
Nicht begünstigte Tätigkeiten
Für verwaltende oder administrative Tätigkeiten wie die Mitgliederverwaltung oder das Führen der Buchhaltung kann keine Übungsleiterpauschale bezahlt werden. Auch Amateurspieler, Schiedsrichter, Fahrer, Hausmeister usw. können keine Übungsleiterpauschale erhalten, da sie nicht pädagogisch, pflegerisch oder künstlerisch tätig sind. Auch ein Tiertrainer kann nicht von der Übungsleiterpauschale profitieren, da nur pädagogische Tätigkeiten gegenüber Menschen steuerlich begünstigt werden.
Und auch nicht alle ausbildenden Tätigkeiten für Menschen werden gefördert, diese müssen eine pädagogische Ausrichtung haben. Die Tätigkeiten einer Kursleiterin, die z.B. Marketing- oder Kommunikationstrainings durchführt, sind weder pädagogisch (entwickeln geistige und leibliche Fähigkeiten) noch dienen sie unmittelbar einem förderungswürdigen Zweck eines Vereins (fördern Sport, Kultur, Naturschutz usw.). Mehr dazu, was der Gesetzgeber als Übungsleiter, Ausbilder, Erzieher oder eine vergleichbare Tätigkeit anerkennt, kann man im Urteil mit dem Aktenzeichen 15 K 2006/16 des Finanzgerichts Köln im Abschnitt „Zu Nummer 1 (§ 3 Nr. 26 EStG) nachlesen“.
Tätigkeit muss den gemeinnützigen Zweck fördern
Die ausgeübte Tätigkeit muss eindeutig in den Bereich fallen, den der Verein satzungsgemäß als gemeinnützigen Zweck verfolgt. Damit diese Bedingung erfüllt ist, muss die Tätigkeit im ideellen Bereich oder im Zweckbetrieb erfolgen.
Die Übungsleiterpauschale kann also z.B. auch gewährt werden, wenn ein Verein kostenpflichtige Kurse für Nichtmitglieder anbietet, die den Vereinszweck fördern. Wer genauer wissen will, was der ideelle Bereich und der Zweckbetrieb ist, kann dies im ClubDesk Vereins-Tipp: "Steuern im Verein" im Abschnitt 5 "Vier Steuerbereiche von Vereinen (Sphären)" nachlesen.
Der Freibetrag gilt für die Summe aller Übungsleitertätigkeiten
Der Freibetrag von 3.000 € pro Jahr gilt für alle Übungsleitertätigkeiten zusammen. Üben Übungsleiter*innen also mehrere Übungsleitertätigkeiten aus, müssen die Einnahmen kumuliert werden. Dies gilt auch dann, wenn die Tätigkeiten in unterschiedlichen Vereinen erfolgen. Liegt die Summe aller Entschädigungen über dem Freibetrag, müssen für den Betrag, der über 3.000 € liegt, Einkommenssteuer und Sozialabgaben bezahlt werden.
Nur eine Pauschale je Tätigkeit
Eine Kombination von Übungsleiterpauschale und Ehrenamtspauschale für die gleiche Art von Aufgabe ist nicht erlaubt. Man kann für eine Tätigkeit daher entweder eine Übungsleiterpauschale (3.000 €) oder eine Ehrenamtspauschale (840 €) beziehen. Für die Arbeit als Chorleiter*in kann man also maximal 3.000 € und nicht 3.840 € bei der Einkommenssteuer geltend machen. Achtung: Wenn die Voraussetzungen für die Übungsleiterpauschale erfüllt sind, darf nicht die Ehrenamtspauschale gezahlt werden - laut Gesetz hat die Übungsleiterpauschale dann Vorrang.
Keine Voraussetzungen für die Pauschale
Es gibt aber auch ein paar Sachen, die keine Voraussetzung für die Nutzung der Vorteile der Übungsleiterpauschale darstellen und die nicht offensichtlich sind.
Ehrenamtspauschale schließt Übungsleiterpauschale nicht aus
Wenn man im Verein zwei unterschiedlichen Tätigkeitsarten nachgeht, z.B. Kassierer*in und gleichzeitig Chorleiter*in ist, kann man für die Vorstandsarbeit eine Ehrenamtspauschale und für die Chorleitung zusätzlich eine Übungsleiterpauschale beziehen.
Das funktioniert nur, wenn es sich um völlig verschiedene Tätigkeiten handelt, von denen eine unter die Übungsleiterpauschale (ausbildend, anleitend, betreuend) und die andere unter die Ehrenamtspauschale (z. B. Verwaltungstätigkeit, Vorstandsarbeit) fällt. Trainer*in und Kursleiter*in beispielsweise erfüllen in der Regel denselben ausbildenden bzw. anleitenden Zweck, weshalb beide Aufgaben zusammen unter die Übungsleiterpauschale fallen und der 3.000-Euro-Freibetrag hierfür insgesamt gilt.
Alles zur Ehrenamtspauschale könnt ihr auch nochmal im Detail im ClubDesk Vereinswissens-Ratgeber "Ehrenamtspauschale" nachlesen.
Nicht nur für Vorstände und Mitglieder möglich
Eine Übungsleiterpauschale kann jeder Person bezahlt werden, solange die oben aufgelisteten Voraussetzungen erfüllt sind. Sie muss weder Mitglied des Vorstands noch des Vereins sein.
Kein Nachweis der Qualifikation erforderlich
Natürlich sollten Leute, die für den Verein tätig sind, über die nötigen Qualifikationen verfügen. Aber für die Gewährung der finanziellen Vorteile der Übungsleiterpauschale wird von den Finanzbehörden kein Nachweis einer Qualifikation für die Übungsleitertätigkeit verlangt.
Muss nicht in der Satzung festgehalten sein
Anders als die Ehrenamtspauschale muss die Auszahlung von Übungsleiterpauschalen nicht in der Satzung festgehalten werden.
Übungsleiter*innen müssen keinen Hauptberuf haben
Ist jemand in eurem Verein als Übungsleiter*in tätig und hat keinen Hauptberuf, ist also z.B. Studentin oder Rentner, kann er bzw. sie trotzdem eine Übungsleiterpauschale beziehen, solange die Bedingungen der Nebenberuflichkeit gegeben sind.
Einmalige oder monatliche Zahlung möglich
Es ist dem Verein bzw. Übungsleiter*innen freigestellt, ob eine Übungsleiterpauschale wie ein normales Gehalt über das ganze Jahr bezahlt und geleistet wird (z.B. 250 € pro Monat), oder ob alles auf einmal bezahlt und die Tätigkeit in einem kürzeren Zeitraum geleistet wird. Die Übungsleiterpauschale darf pro Jahr einfach nicht über 3.000 € liegen bzw. wird nur bis zu diesem Betrag bevorzugt behandelt.
Werbungskosten und Übungsleiterpauschale
Werbungskosten, also Ausgaben, die bei der der Übungsleitertätigkeit anfallen (Fahrtkosten, Arbeitsmaterial usw.), können Übungsleiter*innen bei der Steuererklärung erst geltend machen, wenn die Werbungskosten den Übungsleiterfreibetrag übersteigen. Dies ist nicht möglich, wenn die Werbungskosten unter 3.000 € pro Jahr liegen.
Übungsleiterpauschale und Minijob
Die gleichzeitige Ausübung eines Minijobs, also einer geringfügigen Beschäftigung, und die Inanspruchnahme einer Übungsleiterpauschale in einem gemeinnützigen Verein ist möglich. Für beides gelten unterschiedliche Regelungen, die eingehalten werden müssen. Dann ist es aktuell (2025) möglich, für einen Minijob 556 Euro pro Monat plus 250 Euro pro Monat (3.000 € pro Jahr) Übungsleiterpauschale für die Tätigkeit als Trainer*in zu bezahlen. Wichtig ist eine saubere Dokumentation (z.B. Arbeitsvertrag für Minijob und separaten Übungsleitervertrag), um sicherzustellen, dass beide Tätigkeiten korrekt abgewickelt werden.
Ehrenamtspauschale als Alternative
Übernimmt eine Person, die ehrenamtlich für euren Verein tätig ist, keine ausbildende, künstlerische und betreuende Tätigkeit und kommt daher nicht für eine Übungsleiterpauschale in Frage, könnte die Ehrenamtspauschale eine Möglichkeit sein, trotzdem eine steuervergünstigte Aufwandsentschädigung bezahlen zu können. Die Ehrenamtspauschale (§ 3 Nr. 26a EStG) beträgt 840 Euro pro Jahr und deckt eher allgemeine Vereins- oder Verwaltungstätigkeiten ab – zum Beispiel für Vorstandsaufgaben wie Präsident, Kassierer, Bereichsleiter Jugend oder Fahrer, Gerätewart, Webmaster, usw.
Aber auch für die Ehrenamtspauschale gelten ansonsten die oben aufgeführten Voraussetzungen wie: Der Verein muss gemeinnützig sein, die Tätigkeit muss im ideellen Bereich oder im Zweckbetrieb erfolgen, die Tätigkeit muss nebenberuflich ausgeübt werden, usw.
Wenn ihr euch für das Thema Ehrenamtspauschale interessiert, lest dazu gern den ClubDesk Vereinswissens-Ratgeber "Ehrenamtspauschale". Dort erfahren Vereine und Ehrenamtliche alles über die Voraussetzungen, begünstigte Tätigkeiten, Kombinierungsmöglichkeiten, etc. sowie eine hilfreiche Checkliste.
Der Übungsleitervertrag
Ein schriftlicher Übungsleitervertrag ist nicht nur wichtig, um verbindlich festzulegen, welche Aufgaben, Pflichten und Rechte beide Parteien haben, sondern auch, um spätere Nachforderungen vom Finanzamt oder von Sozialversicherungsträgern zu vermeiden (z. B. wenn ein*e Übungsleiter*in ohne Wissen des Vereins durch die Ausübung von Übungsleitertätigkeiten in zwei Vereinen über die Grenze von 3.000 € kommt und der Verein dann Sozialversicherungsabgaben entrichten muss).
Viele Vereine erhalten öffentliche Fördergelder, die an den Nachweis bestimmter Tätigkeiten und Ausgaben geknüpft sind. Ein klar dokumentierter Übungsleitervertrag kann auch dabei helfen, Mittel von Verbänden, Kommunen oder Landessportbünden zu sichern und richtig abzurechnen.
Wichtige Unterscheidung: Angestellt vs. Selbstständig
Übungsleiter*innen sind häufig entweder als geringfügig Beschäftigte (556 Euro-Minijob) oder auch selbstständig auf Honorarbasis tätig. Bei selbstständiger nebenberuflicher Beschäftigung von Übungsleiter*innen, was in der Regel mit deutlich weniger Verwaltungsaufwand verbunden ist, ist es entscheidend, dass keine arbeitnehmertypischen Weisungsrechte ausgeübt werden, also im Vertrag z. B. keine festen Arbeitszeiten oder Anweisungen zur genauen Methodenwahl stehen. Vereine sollten deshalb unbedingt klarstellen, in welcher Form die Zusammenarbeit stattfindet. Bei unklaren Verhältnissen drohen Sozialversicherungsnachforderungen.
Nach welchen Kriterien das Finanzamt beurteilt, ob jemand selbstständig oder angestellt ist (Stichwort "Scheinselbstständigkeit") könnt ihr ganz ausführlich im ClubDesk Vereinswissen-Ratgeber „Steuern im Verein“ im Kapitel "Welche Steuern muss ein deutscher Verein zahlen?" im Abschnitt "Lohnsteuer und Einkommenssteuer" nachlesen.
Angestellte (ohne oder mit Minijob)
Für Angestellte müssen auch Verein eigentlich die Lohnsteuer und Sozialleistungen abführen, außer die Personen sind "nur" als Übungsleiter*innen tätig und erhalten nicht mehr als den Übungsleiterfreibetrag von 3.000 € pro Jahr. In diesem Fall muss für die Übungsleiterpauschale weder Lohnsteuer noch Sozialversicherung bezahlt werden. Ein Übungsleitervertrag für Angestellte kann dann feste Arbeitszeiten enthalten und Übungsleiter*innen sind sogar weisungsgebunden.
Dasselbe gilt, wenn Übungsleiter*innen zusätzlich als Minijobber beschäftigt ist und dann bis zu 9.672 Euro pro Jahr verdient (12 x 556 € pro Monat für den Minijob + 3.000 € als Übungsleiterpauschale). Bitte beachtet, dass ihr den Minijob bei der Minijob-Zentrale anmelden müsst und für den Minijob-Anteil Einkommenssteuer und Sozialleistungen abgeführt werden müssen. Auch in diesem Fall kann der Übungsleitervertrag Weisungen enthalten, wann und wie die Arbeit ausgeführt werden soll.
Musterverträge für angestellte Übungsleiter*innen
Hier könnt ihr einen Muster-Übungsleitervertrag des Württembergischen Landessportbunds herunterladen.
Hier könnt ihr den Musterarbeitsvertrag der Minijob-Zentrale für einen Minijob herunterladen.
Selbstständig (Honorarbasis)
Personen, die selbstständig für euren Verein tätig sind, müssen sich selbst um das Abführen der Steuern und Sozialversicherungen kümmern (siehe Abschnitt "Die Übungsleiterpauschale in der Steuererklärung des Übungsleiters"). Beachtet, dass Selbstständige selbst entscheiden können müssen, sonst gelten sie beim Finanzamt nicht als selbstständig, zu welchen Konditionen und wie sie die Arbeit verrichten. Ein Übungsleitervertrag muss entsprechend ausgestaltet sein und darf keine Weisungsbefugnis durch den Verein enthalten.
Musterverträge für selbstständige Übungsleiter*innen
Hier könnt ihr einen Muster-Übungsleitervertrag des Landessportbund Sachsen herunterladen.
Auch der DOSB (Deutscher Olympischer Sportbund) stellt einen Mitarbeiter-Vertrag als Übungsleiter/Sport bereit, der aber nur für Sportvereine gilt und nicht verändert werden sollte. Dafür umfasst die Vorlage die Übungsleiterpauschale und einen Minijob in einem Vertrag.
Wichtige Bestandteile eines Übungsleitervertrags
Folgende Punkte sind in den meisten online verfügbaren Musterverträgen zu finden (z.B. Deutscher Olympischer Sportbund, Deutsches Ehrenamt, Landessportbünde) und müssen bzw. sollten, wenn für euren Verein wichtig, in eurem Übungsleitervertrag geregelt werden:
Vertragspartner
- Name und Anschrift des bzw. der Übungsleiter*in
- Name und Anschrift des Vereins (inkl. Rechtsform, z. B. „e. V.“)
- Name und Amt des vertretungsberechtigten Vorstands (z. B. 1. Vorsitzende)
Weisungsbefugnis / Selbstständigkeit
- Hinweis, ob der Übungsleiter weisungsgebunden (angestellt) oder selbstständig auf Honorarbasis tätig ist.
- Bei selbstständigen Übungsleiter*innen sollte ausdrücklich vermerkt werden, dass sie in eigener Verantwortung arbeiten, sich selbst um Sozialversicherungen kümmern, etc.
- Bei Anstellung sollte geklärt sein, in welcher Form Weisungen seitens des Vereins erfolgen (z. B. sportliche Konzeption, Leitbild des Vereins).
Vertragsgegenstand und Tätigkeitsbeschreibung
- Genaue Beschreibung der Aufgabe: Welche Kurse, Trainings oder Veranstaltungen führt der/die Übungsleiter*in durch, Materialkontrolle usw.?
- Festlegung des zeitlichen Umfangs (z. B. Übungsstunden pro Woche und Dauer der Einheit. Bei Angestellten eventuell auch die Verpflichtung, feste Trainingszeiten einzuhalten).
- Besondere Anforderungen (z. B. spezielle Qualifikationen wie Trainerlizenzen).
Vertragsdauer und Kündigungsmodalitäten
- Beginn und Laufzeit des Vertrags (befristet oder unbefristet).
- Kündigungsfristen für beide Seiten.
- Regelungen für vorzeitige Vertragsauflösung (z. B. aus wichtigem Grund).
Vergütung / Übungsleiterpauschale
- Angabe, ob die Übungsleiterpauschale in Anspruch genommen wird (aktuell bis zu 3.000 € jährlich steuer- und sozialversicherungsfrei).
- Übungsleiter*in bestätigt, aktuell keine weitere Übungsleiterpauschale zu erhalten (oder gibt die Höhe der aktuell bezogenen Pauschale an) und ist verpflichtet, den Verein zu informieren, wenn sich daran etwas ändert.
- Höhe der Vergütung pro Stunde, pauschal pro Monat oder pro Jahr.
- Zahlungsmodalitäten (z. B. monatlich, quartalsweise).
- Regelung der Fahrtkostenerstattung oder sonstiger Aufwandsentschädigungen.
Versicherung und Haftung
- Klärung, ob und wie der/die Übungsleiter*in über den Verein versichert ist (Unfall- und Haftpflichtversicherung über den Verein, Verband, privat etc.).
- Regelungen zur Haftung, wenn der/die Übungsleiter*in fahrlässig oder vorsätzlich einen Schaden verursacht.
- Hinweis auf eigene Versicherungen, die der/die Übungsleiter*in ggf. abschließen muss (z. B. Berufshaftpflicht, wenn auf selbständiger Basis tätig).
Geheimhaltung und Datenschutz
- Umgang mit personenbezogenen Daten der Vereinsmitglieder.
- Verpflichtung zur Verschwiegenheit und zur Einhaltung der geltenden Datenschutzbestimmungen (DSGVO).
Ausführliche Informationen zum Thema Datenschutz im Verein findet ihr im ClubDesk Vereinswissens-Ratgeber „Datenschutz im Verein“.
Sonstige Vereinbarungen
- Regelungen zu Fort- und Weiterbildungen (Wer trägt die Kosten? Besteht eine Verpflichtung zur Fortbildung?)
- Regelungen zu Urheberrechten bei erarbeiteten Konzepten (z.B. Trainingspläne).
- Verweis auf Vereinsordnungen (z. B. Ehrenkodex, Satzung).
Schriftformerfordernis und Gerichtsstand
- Vereinbarung, dass Änderungen und Ergänzungen des Vertrags der Schriftform bedürfen.
- Angabe des Gerichtsstands, falls es zu gerichtlichen Auseinandersetzungen kommen sollte.
Verbuchen der Pauschale in der Buchhaltung
Je nachdem, mit welchem Kontenrahmen ihr arbeitet und für welche Sphäre (ideeller Bereich, Zweckbetrieb) des Vereins der bzw. die Übungsleiter*in tätig ist, solltet ihr die Übungsleiterpauschale auf die dafür vorgesehenen Konten und Kostenstellen (für Sphären) buchen.
DATEV hat speziell für Vereine Kontenrahmen entwickelt, die kostenlos genutzt werden können und die Konten für alle in Vereinen häufig vorkommenden Mittelflüsse anbieten (Mitgliederbeiträge, Spenden, Zuschüsse, Übungsleiterpauschalen und vieles mehr). In der Vergangenheit war der SKR 49 (Standardkontenrahmen 49) der für Vereine empfohlene Kontenrahmen. Seit 2025 empfiehlt DATEV allen Vereinen, den neuen einfacheren SKR 42 zu verwenden.
Alle Details, Vorteile des SKR 42 gegenüber anderen Standardkontenrahmen (SKR 49, SKR 03, SKR 04) und praktische Tipps zum Umstieg auf SKR 42 könnt ihr im ClubDesk Vereinswissens-Ratgeber "SKR42: Der Kontenrahmen für Vereine" nachlesen.
DATEV-Kontenrahmen SKR 42
Der neue SKR 42 von Datev enthält nur noch ein Konto für das Buchen von Übungsleiterpauschalen. Die Zuweisung zur Sphäre geschieht über die Kostenstelle:
| Sphäre | Konto-Nr. | Kontobezeichnung | Kostenstelle |
|---|---|---|---|
| Ideeller Bereich | 6004 0 | Übungsleiterpauschale | 1 Ideeller Bereich |
| Zweckbetrieb | 6004 0 | Übungsleiterpauschale | 3 Zweckbetrieb |
Werden Übungsleiter*innen, die für den wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb tätig sind, entlohnt, wird der Buchung einfach die Kostenstelle „4 Wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb“ zugewiesen. Aber Achtung: Für diesen Lohn müssen Steuern und Sozialabgaben geleistet werden.
DATEV-Kontenrahmen SKR 49
Der alte SKR 49 enthält folgende Konten für das Buchen von Übungsleiterpauschalen:
| Sphäre | Umsatzst. | Konto-Nr. | Kontobezeichnung |
|---|---|---|---|
| Ideeller Bereich | frei | 2554 | Aufwandsentschädigungen Übungsleiter |
| Zweckbetrieb Sport | pflichtig | 5310 | Aufwandsentschädigung i. S. v. § 3 Nr. 26 EStG |
| Zweckbetrieb Sport | frei | 5820 | Personalkosten Übungsleiter, Trainer |
| Zweckbetrieb | pflichtig | 6210 | Aufwandsentschädigung § 3 Nr. 26 EstG |
| Zweckbetrieb | frei | 6710 | Aufwandsentschädigung § 3 Nr. 26 EstG |
Software-Tipp
Die Vereinssoftware ClubDesk stellt deutschen Vereinen sowohl den neuen SKR 42 als auch den SKR 49 als Vorlage zur Verfügung. Beim Einrichten der Buchhaltung kann man in ClubDesk wählen, mit welchem dieser Kontenrahmen man arbeiten möchte und dann auch noch auf Knopfdruck Konten ausblenden, die man nicht benötigt oder eigene Konten ergänzen.
Die Übungsleiterpauschale in der Steuererklärung des Übungsleiters
Je nachdem, ob Übungsleiter*innen vom Verein angestellt oder selbstständig für den Verein tätig sind, muss die Übungsleiterpauschale von den Übungsleiter*innen an einer anderen Stelle in ihrer Steuererklärung eingetragen werden. Bitte beachtet, dass sich die folgenden Bezeichnungen und Zeilennummern von Jahr zu Jahr ändern können.
Selbstständige Übungsleiter*innen
Sind Übungsleiter*innen selbstständig für den Verein tätig, erfassen sie die Übungsleiterpauschale in der Anlage S (Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit) in der Rubrik "Sonstiges: Einnahmen aus der nebenberuflichen Tätigkeit als" (Für die Steuererklärung 2024 sind das die Zeilen 55 oder 56, für das Jahr 2023 waren es die Zeilen 38 oder 39 und für 2022 die Zeilen 46 oder 47).
Für die Tätigkeit als selbstständige Übungsleiter*innen sind nur Einnahmen bis 3.000 € steuerfrei. Für den Differenzbetrag, der über dem Freibetrag liegt, müssen Übungsleiter*innen eine Einnahmenüberschussrechnung erstellen und die "Anlage EÜR" (Einnahmenüberschussrechnung) ausfüllen.
Angestellte Übungsleiter*innen
Sind Übungsleiter*innen vom Verein angestellt, erfassen sie die Übungsleiterpauschale in der Anlage N (Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit) in der Rubrik "Angaben zum Arbeitslohn: Steuerfreie Aufwandsentschädigungen / Einnahmen" (Für die Steuererklärung 2024 und 2023 ist das die Zeile 22 und für das Jahr 2022 war es die Zeile 27).
Für die Tätigkeit als angestellte Übungsleiter*innen sind nur Einnahmen bis 3.000 Euro steuerfrei. Der Differenzbetrag, der über dem Freibetrag liegt, muss in der Anlage N (Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit) in der Rubrik "Angaben zum Arbeitslohn: Steuerpflichtiger Arbeitslohn, von dem kein Steuerabzug vorgenommen worden ist (soweit nicht in der Lohnsteuerbescheinigung enthalten)" angegeben werden. (Für die Steuererklärung 2024, 2023 und 2022 ist das die Zeile 21).
Aufbewahrung von Unterlagen durch Übungsleiter*innen
Wer als Übungsleiter*in die Übungsleiterpauschale in Anspruch nimmt, sollte die folgenden Unterlagen für die Steuererklärung aufbewahren:
- Vertragliche Vereinbarungen: Schriftliche Vereinbarungen oder Verträge mit dem Verein, die Art und Umfang ihrer Tätigkeit sowie die Höhe der Vergütung dokumentieren.
- Zahlungsnachweise: Belege über erhaltene Zahlungen wie Kontoauszüge oder Quittungen, die die tatsächliche Auszahlung der Vergütung belegen.
- Tätigkeitsnachweise: Aufzeichnungen über die geleisteten Stunden oder Tätigkeiten, beispielsweise in Form von Tätigkeitsberichten oder Anwesenheitslisten.
Diese Unterlagen dienen als Nachweis für die Inanspruchnahme der Übungsleiterpauschale und sollten sorgfältig aufbewahrt werden. Ihr müsst diese Belege jedoch nicht unaufgefordert mit eurer Steuererklärung einreichen. Seit der Einführung der sogenannten Belegvorhaltepflicht seid ihr lediglich verpflichtet, die relevanten Belege aufzubewahren und nur auf Anfrage des Finanzamts vorzulegen (Finanzamt NRW).
Privatpersonen, die vom Verein angestellt sind, wird empfohlen, Steuerunterlagen nach Abgabe der Steuererklärung mindestens vier Jahre lang aufzubewahren, da das Finanzamt innerhalb dieses Zeitraums Belege anfordern kann. Für selbstständig tätige Übungsleiter*innen beträgt die Aufbewahrungspflicht acht Jahre.
Fazit: Interessant für Vereine und Übungsleiter
Die Übungsleiterpauschale ist für Übungsleiter*innen und gemeinnützige, mildtätige und kirchliche Vereine eine attraktive Möglichkeit, bestimmte Tätigkeiten mit bis zu 3.000 € pro Jahr steuerfrei zu entlohnen. Wer die Übungsleiterpauschale-Voraussetzungen erfüllt (Nebenberuflichkeit, gemeinnützige Organisation, ausbildende/betreuende Tätigkeit), profitiert von einer deutlichen finanziellen Entlastung.
Vereinsvorstände sollten auf eine korrekte Abwicklung (Einhalten des Freibetrags, Art der Tätigkeit, Übungsleitervertrag usw.) achten, um keine Probleme mit dem Finanzamt oder den Sozialversicherungen zu riskieren. Für Übungsleiter*innen selbst ist es wichtig, alle Einnahmen im Überblick zu behalten – insbesondere, wenn die Übungsleiterpauschale überschritten wird oder ein Minijob parallel ausgeübt wird. Richtig angewendet, verschafft euch die Übungsleiterpauschale steuerliche Vorteile und würdigt das ehrenamtliche Engagement.
Häufig gestellte Fragen zur Übungsleiterpauschale
Was ist die Übungsleiterpauschale und wofür gilt sie?
Die Übungsleiterpauschale ist ein steuerfreier Freibetrag für Personen, die in einer gemeinnützigen, mildtätigen oder kirchlichen Organisation (z. B. Sportverein, Kulturverein, konfessionellen Einrichtung) eine nebenberufliche, pädagogische oder künstlerische Tätigkeit ausüben.
Sind Sozialabgaben auf die Übungsleiterpauschale zu zahlen?
Solange die Einkünfte aus der Übungsleitertätigkeit den Freibetrag (3.000 €/Jahr) nicht übersteigen, fallen keine Sozialversicherungsbeiträge an. Bei Überschreitung können Abgaben (z.B. Rentenversicherung) relevant werden. Im Zweifelsfall ist eine Rücksprache mit dem zuständigen Sozialversicherungsträger sinnvoll.
Wie hoch ist die Übungsleiterpauschale in 2025?
Die Höhe des Freibetrags beträgt aktuell (Stand 2025) 3.000 € pro Jahr. Dieser Freibetrag kann pro Person nur einmal jährlich geltend gemacht werden – auch wenn mehrere begünstigte Tätigkeiten ausgeübt werden.
Was passiert, wenn jemand Tätigkeiten in verschiedenen Vereinen ausübt?
Der Freibetrag gilt pro Person, nicht pro Verein. Er kann nur insgesamt einmal pro Jahr bis maximal 3.000 € ausgeschöpft werden. Übt jemand in mehreren Vereinen begünstigte Tätigkeiten aus, müssen die Beträge zusammengerechnet werden.
Darf die Vergütung für Übungsleiter*innen den Freibetrag übersteigen?
Ja, der Verein darf auch mehr als 3.000 € pro Jahr zahlen. Allerdings ist dann nur der Betrag bis 3.000 € steuerfrei, der darüber hinausgehende Teil unterliegt der Einkommensteuer (sofern keine anderen Freibeträge greifen).
Wer darf die Übungsleiterpauschale erhalten?
Jede Person, die eine begünstigte, nebenberufliche Tätigkeit in einer gemeinnützigen, mildtätigen oder kirchlichen Organisation ausübt.
Welche Tätigkeiten können unter die Übungsleiterpauschale fallen?
Grundsätzlich Tätigkeiten, die der Förderung gemeinnütziger, mildtätiger oder kirchlicher Zwecke dienen und einen pädagogischen, ausbildenden oder künstlerischen Charakter haben.
Wann gilt eine Tätigkeit als nebenberuflich?
Nebenberuflich bedeutet, dass der zeitliche Umfang ein Drittel eines vergleichbaren Hauptberufs nicht übersteigen darf (in der Regel 14 Stunden).
Wann gilt eine Tätigkeit als pädagogisch?
Damit eine Tätigkeit eine pädagogische Ausrichtung hat, muss sie auf andere Menschen durch persönlichen Kontakt Einfluss nehmen, um auf diese Weise geistige und leibliche Fähigkeiten zu entwickeln und zu fördern (Finanzgericht Köln, 15 K 2006/16).
Muss man die Übungsleiterpauschale in der Steuererklärung angeben?
Obwohl eine Übungsleiterpauschale bis 3.000 Euro steuerfrei ist, sollte man auch Einkünfte unter dieser Grenze trotzdem in den entsprechenden Feldern der Steuererklärung angeben. Übersteigen die Einnahmen den Freibetrag von 3.000 Euro pro Jahr, so muss der übersteigende Betrag in der Steuererklärung angegeben werden.
Wie unterscheidet sich Übungsleiterpauschale und Ehrenamtspauschale?
Die Ehrenamtspauschale (im Jahr 2025 bei 840 Euro pro Jahr) bezieht sich auf allgemeine ehrenamtliche Tätigkeiten ohne besonderen pädagogischen oder künstlerischen Charakter (z. B. Vorstandsarbeit oder Organisationstätigkeiten). Die Übungsleiterpauschale (aktuell 3.000 € pro Jahr) gilt für bestimmte, qualifizierte Nebentätigkeiten, vor allem im pädagogischen oder künstlerischen Bereich. Beide Freibeträge können kombiniert werden, wenn unterschiedliche Tätigkeiten ausgeübt werden, die jeweils die Voraussetzungen erfüllen.
Welche Voraussetzungen müssen Vereine erfüllen, um die Übungsleiterpauschale zu gewähren?
Der Verein muss gemeinnützig, mildtätig oder kirchlich im Sinne der Abgabenordnung sein. Die Tätigkeit muss den in der Satzung festgelegten gemeinnützigen Vereinszwecken dienen. Es sollte ein schriftlicher Vertrag oder eine klare Vereinbarung über die Tätigkeit vorliegen, um Nachweise gegenüber dem Finanzamt erbringen zu können.
Über den Autor:
Andreas Kling
Ob Sekretär oder Präsident – Andreas hatte in diversen Vereinen schon so ziemlich jede Rolle inne und hat sich in den letzten 35 Jahren vornehmlich mit der Führung und Digitalisierung von Unternehmen und Vereinen beschäftigt.
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